апостиль документов что это такое

Посвятив множество материалов проблемам легализации иностранцев в Польше, мы каждый раз указывали на списки необходимых документов. Разумеется, большинство из них было выдано за пределами РП и оформлены не на польском языке. Для признания этих документов и проводится процедура апостилирования, о которой будет рассказано в данной статье.

Что это такое и зачем он нужен? Объясняем простыми словами

Апостиль – это форма признания документа, выданного за границей страны использования. Процесс происходит на основании международных соглашений и может иметь разные формы.

Суть процедуры в подтверждении подлинности документа соответствующими организациями, верности подписи и других параметров. Результатом апостилирования является специальный штамп, подтверждающий юридическую силу бумаги на территории иностранных государств.

Обратите внимание, что в некоторых случаях апостиль заверяет документ, но не дает права использовать его по назначению без дополнительных процедур. К примеру, дипломы об образовании могут потребовать нострификации в РП.

Где можно поставить? Министерство юстиции, образования и МИД

Итак, кто делает? Процессом занимаются государственные органы, при этом у каждого из нижеперечисленного учреждения своя сфера деятельности. К примеру, на территории Украины процедуру проводят:

де можно поставить? Министерство юстиции, образования и МИ

  • В Минюсте – ставят печать на акты гражданских состояний и нотариальные документы.
  • В Министерстве образования – ставится на все, что связано с работой этого ведомства.
  • В МИД – остальное, не вошедшее в два предыдущих пункта (по линиям медицины, МВД, ОВИР, ЗАГС и т.д.).

Существует и множество посреднических организаций, оказывающих предоставление апостиля. Цена процедуры у них дороже, но происходит более оперативно.

Наш совет: обращайтесь только к тем юридическим фирмам, положительные отзывы о которых подтверждены вашим опытом или опытом знакомых, которым доверяете. В противном случае, можно нарваться на мошенников.

На каких документах нужен специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи?

Апостилированию подлежит большинство документов. В частности:

    Об образовании:

    • аттестаты о среднем образовании;
    • дипломы о высшем образовании;
    • свидетельства, сертификаты и другие, связанные со сферой образования.
  • О гражданских состояниях (выданные органами ЗАГС):
    • свидетельство о браке;
    • свидетельство о рождении;
    • свидетельство о расторжении брака и другие аналогичные.
  • Составленные у нотариуса:
    • доверенность;
    • заявления;
    • аффидевиты и пр.

Также документы, требующие получить апостиль, делят на:

  • частные (выданные конкретным физическим лицам);
  • и юридические (выданные фирмам: уставы, договора и т.п.).

О требовании апостилирования конкретного документа лучше узнавать заранее на польской стороне. Если нет такой возможности, рекомендуем провести процедуру, т.к. сделать это в Польше может быть затруднительно.

Для каких стран не нужна легализация иностранных документов?

Для каких стран не нужна легализация иностранных документов

Взаимное признание апостиля производится странами на основании международных соглашений, в частности соответствующей Гаагской конвенции (подписана в Гааге в 1961 году; с начала 2000-х к ней присоединились многие страны СНГ и Польша).

Признание происходит неодинаково для различных стран. Существует государства, между которыми возможно:

  1. Простое (одиночное апостилирование) – достаточно проставить апостиль.
  2. Двойное апостилирование – когда документу требуется и апостиль, и присяжный перевод, который, в свою очередь, также необходимо апостилировать.
  3. С консульским подтверждением – это нечто среднее между двумя предыдущими: документу требуется апостиль и присяжный перевод, для заверения которого достаточно консульской печати.

Рассмотрим подробнее, какие страны требуют своей формы апостилирования. Данные будут предоставлены для граждан Украины – для других стран СНГ ситуация аналогичная, но может незначительно отличаться.

Страны, которые требуют проставление 1-го апостиля

Австралия Исландия ЮАР
Азербайджан Испания Польша
Албания Казахстан Российская Федерация
Андорра Китай (только Гонконг и Макао) Румыния
Антигуа и Барбуда Кипр Самоа
Аргентина Колумбия Свазиленд
Армения Корея Сейшельские острова
Багамы Латвия, Лесото Сент-Винсент и Гренадины
Барбадос Литва Сент-Киттс и Невис
Белиз Либерия Сент-Люсия
Беларусь Лихтенштейн Сербия и Черногория
Болгария Люксембург Словацкая Республика
Босния и Герцеговина Маврикий Словения
Ботсвана Македония США
Бруней Малави Суринам
Венесуэла Мальта Тонга
Гондурас Маршалловы острова Тринидад и Тобаго
Гренада Мексика Турция
Греция Молдова Венгрия
Грузия Монако Украина
Доминиканская Республика Черногория Федеративная Республика Германия
Эквадор Намибия Фиджи
Эль-Сальвадор Ниуэ Финляндия
Эстония Новая Зеландия Хорватия
Израиль Норвегия Чешская Республика
Индия Острова Кука Швеция
Ирландия Панама Япония
Бурунди Чили Бразилия
Марокко Парагвай Косово


Двойной апостиль

В данную категорию входят и государства, которым достаточно и консульского подтверждения (отмечены звездочкой), но и с двойным апостилем могут быть рассмотрены.

  • Австралия
  • Австрия
  • Бахрейн
  • Бельгия
  • Бразилия
  • Бурунди
  • Великобритании
  • Греция
  • Дания
  • Зеландия
  • Израиль
  • Ирландия
  • Исландия
  • Испания*
  • Италия*
  • Кипр
  • Корея
  • Косово
  • Люксембург
  • Мальта
  • Марокко
  • Мексика
  • Монако
  • Нидерланды
  • Никарагуа
  • Новая
  • Норвегия
  • Оман
  • Парагвай
  • Португалия
  • Турция
  • Финляндия
  • Франция*
  • Чехия*
  • Чили
  • Швейцария
  • Швеция
  • Эквадор
  • Япония

Апостиль документов с последующим консульским подтверждением

Апостиль документов с последующим консульским подтверждением

Напомним, речь идет об апостилировании самого документа, получении его присяжного перевода и заверении последнего в консульстве РП. К таким странам относятся: Чехия, Италия, Франция, Испания.

Под консульской легализацией понимают другую сложную процедуру – легализацию документов между странами, не подписавшими Гаагскую конвенцию. Об этом будет рассказано ниже.

Проставление апостиля на оригинал или копию

Согласно законам, апостилироваться может как оригинал, так и копия документа, если нормативные акты не предполагаются иного. В этом «если» зачастую содержится главная трудность. Разберем вопрос подробнее.

Апостиль ставится на оригиналах документов об образовании, нотариальных документах, доверенности, заявлениях, документах государственных служб (налоговой, МВД, МРЭО, миграционными службами и т.д.), медицинских документах (справки, выписки и т.д.).

Апостилируются только копии:

  1. Выданные дипломатическими ведомствами.
  2. Связанные с проведением коммерческих и/или таможенных процедур.
  3. Выданные на территории бывшего СССР, в период его существования.

На такие документы делается копия (дубликат), заверяется нотариально и уже она апостилируется.

Как сделать апостиль самостоятельно?

Шаг 1. Готовим необходимые документы

Первым делом необходимо определиться:

  1. Требуется ли апостиль.
  2. Заверяется оригинал или копия (если копия, то делаем ее и оформляем).
  3. Нужен ли перевод (в случае необходимости, проводим эту процедуру с присяжным переводом).
  4. Какой тип апостилирования необходим: простой, двойной или с консульским подтверждением.
  5. Определяем организацию, которая будет проводить апостилирование: министерство юстиции, образования или иностранных дел (виды документов, которыми занимаются данные учреждения см. выше).

Шаг 2. Едем в Киев? Не всегда!

Все министерства, как правило, расположены в столицах. Однако не в каждом случае придется отправляться туда:

  • Министерство юстиции делегировал эти полномочия некоторым ЗАГС. Для начала узнайте, проводит ли апостилирование ближайшее к вам отделение.
  • Минобразования проводит апостилирование через отдельную организацию Информационно–имиджевый Центр. Расположена она в Киеве, но некоторые документы можно подтвердить через курьера. Это стоит отдельных денег, но, как правило, выгоднее поездки в столицу. Подробности можно узнать на их сайте.
    Там же можно скачать бланк «Согласия на обработку данных» и подписать его заранее. Особенно это актуально, если принято решение ехать самостоятельно, а документы везутся за нескольких человек (супруги, дети и т.д.) – подписанные ими Согласия должны быть на руках.
  • МИД выдается справки только при личном присутствии. В этом случае ехать придется. Однако их работа наиболее оперативна, и, при обращении в первой половине дня, зачастую к вечеру все уже готово. График работы нередко меняется, поэтому лучше уточнять его на сайте министерства перед поездкой.

Шаг 3. Подаем бумаги

Подаем бумаги

Итак, мы определились, что подаем, в каком виде и куда. Остается отправиться на место или отправить заявку почтой/курьером. Оплата пошлин и других услуг производится на месте, в ближайшем отделении банка, однако в некоторых случаях деньги могут взять и т.н. наложенным платежом, т.е. при получении готовых документов в почтовом отделении.

Шаг 4. Сроки

Максимальный срок рассмотрения заявки установлен законом и составляет 5 рабочих дней. Однако в случаях, если требуется детальная проверка, выполнить которую затруднительно, срок может быть продлен до 20 дней. Плюс время на доставку. Имейте это в виду, планируя поездки.

При этом на практике все происходит быстрее, а в случае МИД и вовсе можно уложиться в один день.

Обратите внимание, такая оперативность — воля, но не обязанность министерства. При большой загруженности срок рассмотрения может быть увеличен.

Особенности апостилирования старых документов

Все документы, выданные на бланках, не соответствующих действующим сегодня образцам, должны быть заменены на дубликаты на бланках, соответствующих законодательству. Именно эти дубликаты и подлежат апостилированию.

Стоимость апостиля и перевода для Польши в Украине

Официально установленная стоимость апостиля – 51 гривна. Однако некоторые министерства применяют практику срочного оформления, что повышает стоимость процедуры.

Также отдельно оплачиваются почтовые, курьерские и другие услуги.

Апостиль

Причины отказа в проставлении апостиля

Главное основание большинства отказов – невозможность проверки документа. Причин такой невозможности может быть множество. Основные из них:

  • Не удалось связаться с нотариусом, выдавшим документ.
  • Организация, выдавшая документ, не ответила на запрос министерства.
  • Организация не ответила в установленные сроки (опоздала с ответом).

Второе по частоте основание отказа – неверно подготовленные документы. Это могут быть обычные копии вместо заверенных, предоставление бумаг, не подлежащих апостилированию и т.д.

Во втором случае решение простое – предоставить все в правильном формате. При отсутствии ответа, придется потрудиться. Лучше самостоятельно обратиться в учреждение, попросив ускорить ответ. Далее рекомендуется связаться с министерством и проконтролировать получен ли результат запроса. И только после этого подавать заявку заново.

Возможно, в этих случаях лучше прибегнуть к услугам посредников.

Засвидетельствование в порядке консульской легализации

Данная процедура предназначена для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Польша и Украина (а также другие страны СНГ) к таким странам не относятся, поэтому опишем процесс в общих чертах. В основном он сводится к четырем этапам:

  1. Нотариальное заверение документа и его перевода.
  2. Подтверждение документа у уполномоченного государством нотариуса (как правило, при министерстве).
  3. Подтверждение в профильном министерстве.
  4. Подтверждение в консульстве государства, где документ необходим для предъявления.

Апостиль очень важен, а зачастую и необходим. Возможно, это не самая простая процедура, но выполнить ее под силу практически каждому. Просчитайте заранее какие нужны документы, куда обращаться, что приготовить, в какие сроки нужно уложиться, и процесс окажется не таким «страшным», как казался изначально.

Была ли статья полезной? Да Нет 63 из 64 читателей считают статью полезной.

4 КОММЕНТАРИЕВ

  1. Здравствуйте, я гражданин Российской Федерации имею вид на жительство в Германии,собираюсь поехать в Калининград(Россия) с ребенком 2013 года рождения.У ребенка немецкое и русское гражданство.Мы сделали согласие супруги на пересечение ребенком со мной польско-русской границы и заверили у нотариуса.Нужна ли печать апостиль или нет?
    спасибо

    • Геннадий, если язык не польский, лучше оформить присяжный перевод. Границ несколько, будут чиновники шуршать инструкциями в поисках верного ответа, и трепать нервы Вам и ребенку, задерживать. А так проедете без проблем.

  2. Здравствуйте.
    Планирую подавать на КСП по корням. Для этого повезу справки из архива о рождении и браке. Необходим ли для этих документов апостиль? Также потребуются нотариально заверенные копии этих документов. Их тоже апостилировать?

    • Как я и сказала в другой ветке, апостиль потребуется (если иное не допустимо внутренними правилами Воеводства). Апостилируются оригиналы, за исключением дипломатических и таможенных документов, а также документов, выданных во времена СССР. Для этих категорий апостиль ставят на заверенные копии.

Задать вопрос консультанту

Введите вопрос
Как вас зовут? Введите имя