Как в Польше получать декларацию PIT-11 в электронном формате?

В эпоху динамичного развития технологий и растущих ожиданий как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников в Польше все чаще сталкиваются с необходимостью передачи документов в электронном виде. Одним из примеров такой практики является отправка сотрудникам ежегодной налоговой декларации PIT-11 в электронном виде.

Внедрение этого метода дает множество преимуществ, таких как экономия времени, снижение затрат на печать и даже защита окружающей среды. Однако для соблюдения законодательства необходимо уделять особое внимание получению согласия сотрудника и обеспечению надлежащего уровня безопасности передаваемой информации.

В данном материале «Польского консультанта» рассмотрены правовые основания для электронной передачи PIT-11, а также предоставим шаблона заявления, которое поможет соблюсти необходимые формальности.

Скрыть содержание

• PIT-11 и правила ее подачи
• Правовое основание для подачи PIT-11
• Согласие работника: необходимость или просто практический вопрос?
• Порядок подачи декларации PIT-11 в электронном виде
• Образец заявления (согласия) на отправку электронного ПИТ-11
• Безопасность передачи документов и подтверждение получения
• Практические советы для работодателей

PIT-11 и правила ее подачи

Напомним, что форма PIT-11 – основной документ, которым работодатель информирует работника о размере полученного дохода и авансовых платежах по налогу на прибыль за отчетный период. Это не только инструмент расчета, но и часть необходимой налоговой документации, своевременное и правильное представление является обязательным по закону.

Современные IT-решения позволяют отправлять этот документ в электронном виде, улучшая коммуникацию и устраняя неудобства, связанные с традиционными бумажными формами. Более того, с определенного времени работодатель обязан отправлять ПИТ-11 в налоговые органы исключительно в электронном виде для автоматического формирования декларации PIT-37. Работнику, наоборот, ПИТ-11 по умолчанию предоставляется на бумажном носителе.

Правовое основание для подачи PIT-11

Представление налоговой информации, включая форму PIT-11, осуществляется на основании положений Ustawy o PIT (Закона РП о подоходном налоге с физических лиц, в частности art.42g). На практике это означает, что работодатель, выступающий в качестве плательщика, обязан подготовить и представить форму PIT-11 как в соответствующий орган, так и непосредственно работнику.

Нормативные акты не определяют конкретный способ доставки формы работнику. Закон допускает значительную гибкость в этом отношении, однако принятые стандарты требуют, чтобы документ был:

• нередактируемым;
• подписан квалифицированной электронной подписью, гарантирующей его подлинность и целостность.

В контексте электронной передачи формы PIT-11 ключевым аспектом является обеспечение того, чтобы документ был доставлен нужному получателю, и чтобы работник мог подтвердить получение, что в случае проверки может служить подтверждением выполнения работодателем своих обязательств.

Согласие работника: необходимость или просто практический вопрос?

Обсуждения, касающиеся электронной подачи PIT-11, породили различные толкования относительно необходимости получения согласия работника на такую ​​форму предоставления информации. С одной стороны, налоговое законодательство не устанавливает абсолютной обязанности получать согласие работника, поскольку отправка документа на указанный им адрес электронной почты для получения налоговой информации считается соответствующей требованиям законодательства. Однако по практическим и доказательным причинам работодателю рекомендуется получить от работника прямое согласие на электронную подачу PIT-11.

Порядок подачи декларации PIT-11 в электронном виде

Внедрение электронной подачи декларации PIT-11 требует от работодателей соблюдения нескольких ключевых шагов, обеспечивающих как соблюдение законодательства, так и информационную безопасность:

1. Подготовка PIT-11. Первым шагом является подготовка информации PIT-11 в нередактируемом формате, чаще всего в формате PDF. Этот документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, гарантирующей его подлинность и целостность.
2. Работодатель обязан подать декларацию PIT-11 в электронном виде в Налоговую инспекцию до 31 января, а работники должны подать декларацию PIT-11 до конца февраля. Таким образом, когда декларация отправляется сотрудникам, она уже готова.
3. Согласие работника на получение формы PIT-11 в электронном виде. Перед отправкой документа в электронном виде работодатель должен получить согласие работника на получение формы PIT-11 в данном формате. Хотя само согласие не обязательно должно быть выражено в традиционном письменном документе, рекомендуется закрепить его таким образом, чтобы оно могло служить доказательством в случае возникновения спора. Этот процесс должен быть организован так, чтобы впоследствии можно было доказать, что работник был проинформирован и согласился на отправку документа в электронном виде.

Согласие работника на отправку формы PIT-11 в электронном виде можно получить несколькими способами:

• Электронная почта – в этом случае стоит убедиться, что письма, отправленные с согласия сотрудника, надежно защищены от удаления. Например, вы можете скачать содержимое письма и сохранить его в документах компании.
• Письменное согласие работника, основанное на подготовленном заявлении. Документ может быть подписан лично или квалифицированной подписью. Подписанные заявления могут храниться в электронном архиве.
• Через систему управления персоналом – многие системы управления персоналом предлагают возможность сбора деклараций сотрудников через специальную платформу для сотрудников. Это очень удобный и безопасный способ сбора и хранения деклараций.

Отправка формы PIT-11 на адрес электронной почты сотрудника, указанный им в качестве предпочтительного адреса для получения налоговой информации. При отправке крайне важно обеспечить надежную защиту файлов. Это означает, что они должны быть зашифрованы, а пароль должен быть известен только получателю. Важно убедиться, что электронное письмо содержит четкую информацию о характере отправляемого документа, а также инструкции по подтверждению получения. ИТ-система работодателя должна автоматически регистрировать подтверждение открытия сообщения, что предоставит важные доказательства в случае возникновения споров.

Архивирование отправленных документов и квитанций – хранение электронных подтверждений, включая системные журналы, позволяет быстро документировать, что процесс подачи PIT-11 был проведен в соответствии с действующими нормативными актами. В случае проверки или возникновения спора такая документация может стать решающим доказательством соблюдения работодателем своих обязательств.

Образец заявления (согласия) на отправку электронного ПИТ-11

В качестве шаблона документа можно использовать следующие:

• 📄 В формате PDF (откроется в новой вкладке).
• 📄 В doc-формате (будет скачан на устройство).

Разумеется, документ должен быть адаптирован под конкретные условия рассматриваемого дела.

Безопасность передачи документов и подтверждение получения

Электронная подача налоговой информации требует обеспечения высочайшего уровня безопасности данных. На практике, как уже отмечалось, это означает, что документ PIT-11 должен быть подготовлен в формате, исключающем возможность внесения изменений, и сопровождаться квалифицированной электронной подписью. Это позволяет работодателям быть уверенными в том, что документ не будет подвергнут несанкционированному изменению после подачи.

Другим элементом безопасности является защита передаваемого сообщения. Для сохранения конфиденциальности данных документ может быть дополнительно защищен паролем, который должен быть сообщен сотруднику отдельным сообщением или установлен иным безопасным способом. Также важно регистрировать подтверждения получения, что может быть сделано автоматически через электронную почту или специальную платформу обмена сообщениями. Хранение таких подтверждений позволяет легко документировать, что информация была доставлена ​​в соответствии с действующими правилами.

IT-системы современных компаний также позволяют формировать отчеты, содержащие историю отправки и получения документов. Такая документация особенно важна в случае возможных проверок налоговыми органами, поскольку предоставляет неопровержимое доказательство соблюдения работодателем своих обязательств.

Практические советы для работодателей

Внедрение электронной подачи информации PIT-11 имеет множество преимуществ, но для обеспечения бесперебойной работы процесса важно соблюдать несколько правил. Прежде всего, перед началом процесса убедитесь, что контактная информация сотрудников в системе управления персоналом полностью обновлена, чтобы документ был отправлен на правильный адрес email. Также рекомендуется провести для сотрудников краткое обучение или инструктаж, объяснив, как пользоваться электронной платформой и как подтвердить получение документов.

Работодатели также должны регулярно контролировать правильность работы систем передачи документов и оперативно решать любые выявленные проблемы. Обеспечение актуальности процедур и их соответствия действующим нормативным актам имеет решающее значение для предотвращения недоразумений и возможных санкций со стороны налоговых органов.

Подытожим. Электронная подача информации PIT-11 — это решение, идеально соответствующее современным стандартам коммуникации и документооборота в бизнесе. Внедрение этого процесса экономит время, снижает расходы на печать и способствует защите окружающей среды.

Однако соблюдение действующих правовых норм остается критически важным, включая подготовку документа в нередактируемом виде, его защиту квалифицированной электронной подписью и получение согласия сотрудника на передачу информации в электронном виде. Четко проработанная процедура не только оптимизирует повседневную работу отдела кадров и бухгалтерии, но и минимизирует риск недопонимания с сотрудниками и возможных санкций со стороны налоговых органов.