Кто и как должен вести бухгалтерскую Книгу приходов и расходов в Польше?

При соответствии определенным условиям, предприниматели могут вести упрощенный бухгалтерский учет в форме Книги доходов и расходов. Что такое Księga przychodów i rozchodów, кто может использовать KPiR, что и как в нее вносить – читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Что такое Книга приходов и расходов?
• Кто должен вести книгу учета доходов и расходов?
• Кто может быть освобожден от ведения KPiR?
• Как завести книгу учета доходов и расходов?
Возможно ли вести Книгу доходов и расходов в электронном виде?    
• Как выглядит Księga przychodów i rozchodów?
• Общие сроки заполнения КПиР
Сроки предоставления отчетности о доходах в KPiR     Сроки указания расходов в КПиР     Закупка коммерческих товаров и основных материалов     Расходы на заработную плату и социальное обеспечение, покрываемые работодателем     Прочие расходы в КПиР    
• Ведение книги учета доходов и расходов
• Надежность и целостность: хранение книги доходов и расходов
Надежность (достоверность)     Целостность (отсутствие дефектов)    
• Правила внесения записей
• Исправление записей в КПиР
• Обязанность ведения дополнительных записей
• Резюме продаж
• Финансовые отчеты
• События, не подлежащие регистрации в приходно-расходной книге
• Годовое закрытие Книги приходов и расходов
Подготовка физической инвентаризации     Физическая оценка запасов     Определение дохода    
• Изменения в 2026 году

Что такое Книга приходов и расходов?

Чтобы использовать эту упрощенную форму отчетности, необходимо соответствовать определенным условиям. Более того, при соответствии этим условиям предприниматель обязан вести отчетность в формате KPiR.

Кто должен вести книгу учета доходов и расходов?

Не у каждого налогоплательщика есть возможность вести упрощенный учет в виде Księga przychodów i rozchodów. Предприниматели могут вести этот вид отчетности, если выполняются три условия:

1. Налог выплачивается на общих основаниях по налоговой шкале (ставки 12% и 32%) или линейно по ставке 19%.
2. Бизнес ведется в форме индивидуального предпринимателя или в формате гражданского товарищества, полного товарищества, профессионального товарищества или наследственного предприятия.
3. Чистая выручка (без VAT / НДС) от хозяйственной деятельности или выручка компании не превысила 2,5 млн евро в предыдущем году.

Кто может быть освобожден от ведения KPiR?

В особых ситуациях налогоплательщик может быть освобожден от ведения налоговой книги учета доходов и расходов или от выполнения отдельных видов бухгалтерских операций. Как указано в §4 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR (Положения о ведении книги учета доходов и расходов), это может быть обусловлено обстоятельствами, связанными с:

• с состоянием здоровья и возрастом лица управляющего бизнесом;
• размером и видом деятельности предприятия.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, налогоплательщик должен подать письменное заявление в налоговую инспекцию (по месту жительства) не позднее, чем за 30 дней до начала месяца, с которого будет применяться освобождение. В случае начала предпринимательской деятельности или возникновения обязанности вести бухгалтерский учет в течение налогового года данное заявление должно быть подано в течение 14 дней с момента начала предпринимательской деятельности или возникновения обязанности вести бухгалтерский учет.

Как завести книгу учета доходов и расходов?

Вопрос ведения Книги учета доходов и расходов регулируется в §9 вышеуказанного Положения. KPiR должна быть начата ​​на 1 января налогового года или на дату начала осуществления предпринимательской деятельности. Если существует обязанность вести учет продаж, он также должен быть составлен по состоянию на 1 января налогового года или на дату начала предпринимательской деятельности.

Возможно ли вести Книгу доходов и расходов в электронном виде?

Налогоплательщик может принять решение вести налоговую книгу доходов и расходов в электронном виде. В соответствии с абз.1, §28 Положения, в случае ведения книги в IT-системе условием признания книги правильной является:

• указание в письменной форме подробных инструкций по использованию компьютерной программы, применяемой для ведения бухгалтерского учета;
• использование компьютерной программы, которая обеспечивает мгновенный доступ к содержанию внесенных записей и позволяет распечатывать все данные в хронологическом порядке в соответствии с шаблоном книги;
• хранение зафиксированных данных на компьютерных носителях информации способом, защищающим их от уничтожения или искажения, нарушения установленных принципов их обработки или их изменения несанкционированным способом.

В остальных случаях КПиР должна вестись в бумажном формате, в соответствии с установленными нормами.

Как выглядит Księga przychodów i rozchodów?

Формат КПиР установлен тем же Положением. Действующая версия книги учета доходов и расходов состоит из 17 столбцов. Каждый из них используется для сбора различной информации. Согласно разъяснениям к КПиР, которые указаны в постановлении:

Внешний вид документа можно найти в приложениях к уже упомянутому Положению, например: в данном 📄 pdf-файле.

Общие сроки заполнения КПиР

Записи в Книге учета доходов и расходов должны производиться постоянно, один раз в день после окончания рабочего дня, не позднее начала следующего рабочего дня.

Налогоплательщик может вносить записи в хронологическом порядке до 20-го числа каждого месяца за предыдущий месяц, если бухгалтерские книги ведутся в бухгалтерской службе.

Сроки предоставления отчетности о доходах в KPiR

Доходы в KPiR должны признаваться на дату, которая считается моментом возникновения дохода в соответствии с Законом РП о подоходном налоге с физических лиц. В соответствии с общим принципом, выраженным в ust.1c, art.14 Ustawy o PIT, отчуждения имущественных прав или оказания услуги или частичного оказания услуги, происходит не позднее даты:

• выписки счета-фактуры, или
• урегулирование долгов.

В отдельных случаях это могут быть иные даты – см. упомянутую статью Закона.

Сроки указания расходов в КПиР

Расходы на получение дохода следует фиксировать в книге на разные даты в зависимости от типа расходов, как это указано ниже.

Закупка коммерческих товаров и основных материалов

Приобретение коммерческих товаров и материалов учитывается на дату выписки счета-фактуры при условии, что предприниматель получает счет-фактуру одновременно с поставкой товара. Если материальные или коммерческие товары были доставлены или проданы до получения счета-фактуры, необходимо подготовить подробное описание полученных материальных или коммерческих товаров, указав:

• имя, фамилию (название компании);
• адрес поставщика;
• количество и тип;
• цену за единицу;
• стоимость материальных или коммерческих товаров.

На основании описания следует сделать запись в приходно-расходной книге. Описание подтверждается датой покупки и подписью лица, принявшего товар или материалы. Важно, чтобы это описание было сохранено как доказательство покупки и привязано к счету, отправленному впоследствии. Любая разница по отношению к стоимости, указанной в счете-фактуре, должна быть зарегистрирована в книге в день получения счета-фактуры.

Расходы на заработную плату и социальное обеспечение, покрываемые работодателем

Общие расходы на заработную плату и взносы на социальное обеспечение, финансируемые работодателем, должны учитываться на дату фактического возникновения расходов, т. е. выплаты или предоставления.

Прочие расходы в КПиР

Метод учета затрат, отнесенных к прочим расходам, зависит от выбора метода учета затрат:

• кассовый метод (metoda kasowa) – предполагает учет затрат на дату их возникновения, т.е. на дату составления бухгалтерского документа;
• метод начисления (metoda memoriałowa) — требует разграничения затрат, напрямую и косвенно связанных с полученным доходом.

При второго методе налогоплательщик должен признавать прямые расходы в том периоде, в котором возникли соответствующие доходы, а косвенные расходы — на дату их возникновения, то есть на дату составления бухгалтерского документа, являющегося основанием для внесения записи в бухгалтерскую книгу; косвенные расходы, приходящиеся на период, превышающий данный налоговый год, делятся пропорционально по налоговым годам (или месяцам), к которым они относятся.

Ведение книги учета доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов должна храниться по месту ведения бизнеса или по месту, указанному налогоплательщиком в качестве зарегистрированного офиса.

В случае, если налогоплательщик поручил ведение КПиР бухгалтерской конторе, местом ведения книги может быть как бухгалтерская организация, так и место нахождения или место нахождения юридического лица (в зависимости от содержания договора).

Надежность и целостность: хранение книги доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов должна вестись достоверно и без дефектов. Это обязательство вытекает из абз.1, §10 Положения.

Надежность (достоверность)

Под достоверностью KPiR следует понимать то, что внесенные в него записи отражают реальное положение дел. Кроме того, книга заслуживает доверия, если:

• суммы неучтенных или неправильно внесенных доходов не превышают 0,5% от доходов, отраженных в книге учета за данный налоговый год, или доходов, отраженных в налоговом году до даты, на которую налоговый орган обнаружил эти ошибки;
• отсутствие надлежащих записей связано с несчастным случаем или случайным событием, которое помешало налогоплательщику вести бухгалтерские книги;
• ошибки привели к увеличению налоговой базы, за исключением ошибок, связанных с неотражением или занижением затрат на приобретение основных материалов, коммерческих товаров и затрат на оплату труда;
• налогоплательщик дополнил записи или исправил ошибочные записи в книге до начала проверки налоговым органом или в течение срока, в течение которого налогоплательщик имеет право исправить декларацию.

Также книга будет признана надежной (достоверной), если неверные записи являются результатом очевидной ошибки, и у налогоплательщика имеются бухгалтерские доказательства, соответствующие условиям, указанным в правилах.

Целостность (отсутствие дефектов)

Книга учета доходов и расходов считается свободной от недостатков, если она ведется в соответствии с нормами Положения о книге учета доходов и расходов и пояснениями к образцу книги. Книга считается бракованной, если, например, в ней отсутствуют даты, записи не в хронологическом порядке или отсутствуют все данные о контрагентах.

Правила внесения записей

Записи в KPiR должны быть сделаны на польском языке, в польской валюте, разборчиво, аккуратно и подразумевая долговечность сохранности данных.

Учет ведется на основе достоверных и правильных бухгалтерских документов. Налогоплательщик обязан последовательно пронумеровать страницы книги и сшить их вместе.

Исправление записей в КПиР

В соответствии с Положением, есть два варианта исправления ошибочных записей:

1. Удаление существующего контента и ввод нового. При этом запись должна оставаться разборчивой, а поправка должна быть подписана и отмечена датой внесения такой поправки.
2. Внесение в книгу доказательств исправлений ошибочных записей. Записи, уменьшающие доходы или расходы, могут быть записаны со знаком минус (-) или красным цветом (тогда знак минус не нужен).

Внесение исправлений в записи в КПиР иным способом не допускается, поскольку иные способы ведения бухгалтерского учета не предусмотрены.

Обязанность ведения дополнительных записей

Помимо ведения бухгалтерского учета предприниматели обязаны вести дополнительный учет основных средств, а в отдельных случаях:

• записи продаж;
• записи о купле-продаже валютных ценностей.

К основным бухгалтерским документам относятся: счета-фактуры, накладные, таможенные документы, а также корректировочные счета-фактуры и корректировочные записки.

Резюме продаж

Резюме продаж (польск., zestawienie sprzedaży) – это сводный документ, в котором налогоплательщик суммирует стоимость всех счетов-фактур продаж за определенный день. Он должен содержать данные:

• дата составления заявления;
• следующий номер списка;
• номера счетов-фактур, включенные в выписку (от–до);
• общая сумма этих счетов-фактур;

В конце — подпись лица, составившего документ.

Финансовые отчеты

Налогоплательщики, осуществляющие учет оборота с использованием фискальных контрольно-кассовых машин, обязаны составлять ежедневные и ежемесячные фискальные отчеты (Raporty fiskalne). Они являются основой для записей в КПиР. Однако эти записи должны быть скорректированы с учетом стоимости произведенных возвратов (которые ведутся в отдельных записях).

• Фискальные чеки — это документы, распечатываемые контрольно-кассовыми машинами (фискальными регистраторами), которые должны быть немедленно выданы покупателю после совершения сделки.
• Ежедневные отчеты – налогоплательщики, осуществляющие учет оборота с использованием контрольно-кассовых машин, обязаны составлять ежедневные отчеты о продажах по окончании рабочего дня, но не позднее начала продаж следующего дня. Это является основанием для внесения записей в КПиР, если налогоплательщик не выбрал способ внесения записей на основе ежемесячного отчета.
• Ежемесячная отчетность – налогоплательщик обязан формировать ее в последний день месяца, в котором осуществляется продажа, но не позднее начала продаж в следующем месяце. В данном отчете учитывается ежедневный оборот отдельных налоговых сумм (по индивидуальным ставкам и необлагаемым налогом продажам) по отдельным дням месяца, к которому относится отчет.
• Квитанция — это бухгалтерский документ, подтверждающий приобретение канцелярских товаров, чистящих средств и средств охраны труда в торговых точках. Квитанции также могут быть использованы для покрытия расходов, понесенных за рубежом при покупке топлива и масел.
• Бухгалтерская записка — бухгалтерский документ, используемый для оформления операций, для которых не предусмотрены отдельные формы. Используется для исправления ошибочных записей, касающихся хозяйственных операций, в собственных или сторонних документах, полученных от подрядчика или предоставленных подрядчику.
• Индивидуальные карточки доходов работников — это дополнительный учет выплаченной заработной платы. Они должны быть заполнены не позднее 20-го числа следующего месяца. Если карточки хранятся с использованием ИТ-технологий, то к этой дате необходимо подготовить распечатку записей, сделанных за предыдущий месяц.

Сами указанные операции должны быть подтверждены соответствующими документами. Представлен лишь перечень наиболее часто встречающихся документов.

События, не подлежащие регистрации в приходно-расходной книге

В Положении четко указано, какие хозяйственные события не подлежат отражению в книге учета доходов и расходов. К ним относятся:

• Авансовые платежи — получение частичной предоплаты за поставку (продажу) товаров, материалов или оказание услуг не является налогооблагаемым доходом. Аналогично авансовый платеж на закупку товаров или материалов не подлежит отражению в КПиР, поскольку не является расходами на получение доходов.
• Инвестиционные расходы в период их реализации — начало инвестиции, приводящей к созданию основных средств стоимостью более 10 000 злотых, не подлежит записям. Записи производятся после завершения строительства и принятия инвестиции в эксплуатацию путем списания амортизации. Однако при этом важно помнить о необходимости сбора документов, подтверждающих расходы, связанные с инвестициями, чтобы правильно определить первоначальную стоимость основного средства.
• Торговля возвратной тарой — не является налогооблагаемым доходом, если возвратная тара выдается налогоплательщику в обмен на залог, и, следовательно, не является его собственностью.

Сюда же относится получение единовременной помощи на открытие бизнеса, в том числе, для безработного.

Годовое закрытие Книги приходов и расходов

После окончания налогового года происходит закрытие ПКПиР путем суммирования отдельных составляющих. Их можно суммировать в отдельных столбцах нарастающим итогом за весь год или только в конце месяца.

Наиболее удобно (в том числе и для целей расчета авансового платежа по налогу на прибыль за данный месяц) использовать первый способ. Значения, указанные на конец декабря, также представляют собой сводку доходов и расходов, полученных в течение года.

Подготовка физической инвентаризации

31 декабря каждого года необходимо проводить физическую инвентаризацию. В перечень проверяемого включены: товары, основные и вспомогательные материалы (сырье), полуфабрикаты, незавершенное производство, готовая продукция, недостачи и отходы.

Физическая инвентаризация должна также включать товары, которые являются собственностью предпринимателя и находятся за пределами его предприятия на дату проведения инвентаризации, а также товары третьих лиц, находящиеся на территории предприятия.

В итоговой инвентаризации на конец года указываются те активы, приобретение которых было отражено в течение налогового года в графе 10 ПКПиР — «Приобретение коммерческих товаров и материалов по покупным ценам», но эти активы не были реализованы по состоянию на 31 декабря.

В инвентаризацию не включаются оборудование и основные средства.

Результаты инвентаризации не нужно представлять в налоговую инспекцию, достаточно лишь приложить их к другим бухгалтерским документам компании.

Физическая оценка запасов

После проведения инвентаризации (определения количественного состояния) необходимо провести оценку инвентаризированных активов. На это есть 14 дней. Включите значение переписи в KPiR после суммирования столбцов — это будет последняя запись в налоговой книге за данный год.

Определение дохода

Определить доход необходимо, вычтя из выручки расходы на его получение (столбец 9 КПиР). Для определения затрат на получение дохода нужно:

• взять физическую стоимость инвентаризации на начало налогового года;
• добавить стоимость приобретения коммерческих товаров и материалов (графы 10 и 11 КПиР);
• вычесть стоимость физических запасов на конец налогового года;
• добавьте величину прочих расходов (графа 14 KPiR).

Рассчитанный таким образом доход переносится в годовую налоговую декларацию.

Изменения в 2026 году

По данным польского правительства, на 2026 год запланированы серьезные изменения в правилах ведения Книги приходов и расходов. Это достаточно большой перечень нововведений, среди которых основными являются:

• Ведение КПиР исключительно в электронном формате.
• Изменение внешнего вида (шаблона) книги.
• Правила хранения приходно-расходной информации.

СВ проектом нового положения можно ознакомиться в данном 📄 пдф-файле. Как только ситуация с приходно-расходными книгами официально изменится, данный материал будет актуализирован.