Чем отличаются цифровые, электронные и традиционные документы в Польше

Развитие новых технологий приводит к увеличению уровня комфорта во многих отраслях жизни. Документы электронного формата в этом смысле одно из главных удобств развития цивилизации, в частности, их мгновенная отправка или получение позволяют экономить массу времени.

Теоретически любое технологическое развитие должно сопровождаться своевременно подготовленной юридической базой, но на практике законы часто отстают от действительности, внося массу путаницы.

Есть ли отличие цифрового или электронного документа от традиционного? Какая разница между цифровой и электронной подписью? Будет ли скан-копия бумажного документа электронным документом, а распечатка электронного действительной копией? Заменяет ли информация в приложении mObywatel бумажный или пластиковый документ? Во всех указанных нюансах постараемся разобраться в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Вводные данные
• Что такое электронный документ в Польше?
• Документ с цифровой подписью
• Естественный электронный документ
• Визуализация электронного документа
Визуализация электронного документа, отправленного по обычной почте    
• Является ли скан-копия электронным документом?
• Документы в приложении mObywatel
• Заключение

Вводные данные

Уже по объему вопросов, заданных выше, несложно догадаться, что путаница в определениях существует и она очень велика. Более того, кроме общих определений существуют свои нюансы, обозначенные в отдельных отраслях права (например, трудовом, налоговом, гражданском, уголовном и т.д.), и эти нормы могут как совпадать, так и противоречить друг другу.

Попытки унифицировать законодательство предпринимаются постоянно, и в настоящее время, к примеру, формируется законопроект, уравнивающий традиционные документы с находящимися в mObywatel (об этом далее будет сказано подробнее). То есть законодательство в этой сфере пластично и может изменяться (в этом случае данный материал будет обновлен).

Наконец, понимая, что неопределенность сохраняется, не стоит ждать от этой статьи детальных ответов на все вопросы – будут обозначены имеющиеся юридические нормы и возможные проблемы, однако в условиях путаницы последнее слово все равно останется за лицом, ответственным за принятие решения. Например, судья прямо объявит, какие документы готов принять в качестве доказательств, инспектор уженда скарбового запросит / предоставит тот формат, что действует в данной службе или чиновник воеводского управления сообщит о необходимом виде информации.

Что такое электронный документ в Польше?

Из определения видно, что в соответствии с указанным нормативно-правовым актом, в понятие электронный документ входят все возможные разновидности документов, так или иначе связанных с цифровыми (электронными) носителями.

Такая широкая трактовка и вызывает путаницу при определении разницы между типами документов. Однако напомним, что в некоторых отраслях права (от кодексов законов до служебных НПА) существуют уточнения (например, art.94¹¹ Kodeksu pracy приравнивает кадровую документацию в электронном и бумажном виде, но только в рамках трудового права). Важную роль играет и правоприменительная практика.

Документ с цифровой подписью

Правоприменительная практика четко выделяет из общего понятия электронного документа, документ, подписанный цифровой подписью (dokument podpisany cyfrowo).

Однако и здесь есть важный нюанс. В Польше отличаются понятия электронной и цифровой подписей:

• Электронная подпись (podpis elektroniczny) – это символ или процесс, прилагаемый к контракту или логически связанный с контрактом/документом, созданный и сохраненный с помощью электронных средств. Электронная подпись представляет собой изображение собственноручной подписи, выполненное на планшете стилусом или пальцем. Используется, например, в курьерской сфере, где при передаче посылки, вместо того, чтобы подписывать ее вручную, курьер просит поставить подпись на специальном планшете.
• Квалифицированная цифровая подпись (kwalifikowany podpis elektroniczny) – это вышеобозначенный способ именно цифрового подтверждения личности.

Именно цифровая подпись участвует в различных процессах, заявках, документообороте, производимых онлайн. Когда документ подписан цифровым ключом, его содержание напрямую связано с личностью человека. Документ, заверенный kwalifikowany podpis elektroniczny, считается подтвержденным теми же основаниями, что и традиционный документ собственноручной подписью.

К сожалению, и здесь есть свои нюансы. В первую очередь речь о носителе информации. Одно дело, если пересылка документов осуществляется с помощью официальной информационной системы какого-либо ведомства (к примеру, электронная налоговая или PUE ZUS) и документ заверен, например, с помощью системы ePUAP, а совсем иное, если документ из системы распечатан и предоставлен на бумажном носителе, но с отметкой о заверении цифровой подписью.

Естественный электронный документ

Исходная форма электронного документа всегда в цифровом виде. Такой документ называется естественным электронным документом:

Естественные электронные документы — это просто компьютерные файлы, которые для большинства пользователей, работающих с ними, имеют, к примеру, расширения PDF или DOC. Эти файлы могут быть отправлены через электронную связь (ту же платформу ePUAP).

Визуализация электронного документа

Каждый файл можно просматривать на мониторе компьютера, смартфона или другого электронного устройства. Однако файл можно и распечатать. Такая форма электронного документа именуется его визуализацией:

Визуализация электронного документа в виде печатного текста не позволит его читателю проверить, действительно ли электронный натуральный документ подписан квалифицированной электронной подписью. Проверка электронной подписи на документе может быть произведена только с помощью соответствующего программного обеспечения.

Визуализация электронного документа, отправленного по обычной почте

Нередко в общении с государственными или муниципальными структурами граждане РП и иностранцы используют обычные почтовые отправления. Логично, что в таких случаях электронный документ распечатывается и пересылается на бумажном носителе. Является ли он действующим, имеет ли юридическую силу?

Как правило, такая визуализация электронного документа должно содержать:

1. Сведения о том, что он выдан в виде электронного документа с использованием указанной системы и подписан квалифицированной электронной подписью, с указанием имени и должности лица, подписавшего документ.
2. Идентификатор, присвоенный IT-системой.

Такой документ является действующим, но не будет считаться ни оригиналом, ни его заверенной копией. Зачем же он нужен? Рассмотрим ответ на примере:

Является ли скан-копия электронным документом?

Иногда в правоприменительной практике может случиться так, что какой-либо орган выносит решение в традиционной форме, т.е. на бумажном носителе. Такой документ подписывается собственноручно ответственным лицом. Однако для его пересылки может использоваться, к примеру, электронная почта. Тогда документ сканируется, сохраняется и отправляется в виде электронного файла.

Такой документ не только не является оригиналом или заверенной копией, но и не имеет каких-либо идентификаторов для его онлайн-контроля. Невозможно проверить, была ли поставлена ​​электронная подпись на такой файл, соответствует ли изображение подписи оригиналу, не проставлена ли она злоумышленниками с помощью программного обеспечения без согласия владельца и т.д.

Скан (цифровое изображение, odwzorowanie cyfrowe) документа или его ксерокопия не является достоверным документом, если он не содержит идентификатора, позволяющего провести однозначную проверку и не может в принципе рассматриваться как электронный документ, поскольку не имеет признаков, обеспечивающих его подлинность.

Документы в приложении mObywatel

Приложение mObywatel следует рассмотреть отдельно. Это очень удобный и все более популярный инструмент, дающий доступ к множеству официальных документов гражданина Польши, а также некоторых функций для иностранцев.

Некоторые из документов регулируются отдельными положениями законодательства. Например, управление транспортными средствами на территории РП допустимо по правам в электронном формате, иностранцы могут использовать документ DIIA_pl для подтверждения статуса временной защиты.

Однако в целом юридические сложности сохраняются и при использовании документов из mObywatel. Упомянутые водительские удостоверения и DIIA_pl работают по тому же принципу, что и распечатки цифровых документов – контролирующие органы просто могут идентифицировать необходимую информацию и проверить ее с помощью своего ПО.

Но в данном случае ситуацию планируют исправить. Польское правительство разработало законопроект, приравнивающий цифровые документы в mObywatel к информации в традиционном формате. Это означает, что все традиционные документы, такие как пластиковые удостоверения личности, водительские права, школьные и студенческие билеты, будут считаться в Польше равными имеющимся в приложении.

Заключение

Сложности в вопросах с цифровыми документами в Польше решаются на законодательном уровне, но пока проблем остается очень много. Облегчает ситуацию только то, что на практике для иностранцев путаница возникает лишь при серьезных обстоятельствах (например, в суде, при доказательстве того или иного факта), а в обычной жизни ситуация более ли менее определена. В крайнем случае чиновник сам подскажет где, как и какой документ может быть использован.

Главное понимать, когда цифровые документы могут быть применены вне пределов общения с государственными или муниципальными структурами (к примеру, при ведении бизнеса, при общении между субъектами хозяйствования). В таких случаях должны применяться только способы, имеющие полную юридическую силу.