Спор о том, может ли работодатель требовать отпечатки пальцев у работника в Польше, продолжается уже много лет. Ситуация усложняется тем, что действующие нормы меняются, причем иногда кардинально, а биометрические сканеры появляются на проходных, у входа в офисы и производственные помещения. Выглядит это как современное решение для учета присутствия, однако сегодня надзорные органы занимают однозначную позицию. Использование отпечатков пальцев для регистрации рабочего времени признается нарушением, а согласие сотрудника не делает такую практику законной.
Может ли работодатель требовать от работника биометрические данные – подробно разобрано в данном материале «Польского консультанта».
Законно ли требовать отпечатки работников для учета рабочего времени
Начнем с главного – требовать отпечатки пальцев для учета рабочего времени в Польше незаконно. Управление по защите персональных данных (Urzad Ochrony Danych Osobowych, UODO), Министерство семьи, труда и социальной политики РП, а также Государственная инспекция труда последовательно подтверждают этот запрет.
Ключевые аргументы надзорных органов сводятся к следующему:
- отпечаток пальца является биометрическими данными, позволяющими однозначно идентифицировать человека;
- обработка таких данных в общем порядке запрещена;
- учет рабочего времени можно вести другими методами;
- сбор отпечатков нарушает принцип минимализации данных;
- работодатель не сможет доказать, почему для регистрации входа и выхода нужна именно биометрия.
Позиция председателя UODO однозначна: работодатель обязан вести учет времени работы, но способ его реализации остается на стороне работодателя. Применение для этой цели отпечатков пальцев считается непропорциональным вмешательством. Обычные карты доступа, коды или электронные реестры позволяют достичь той же цели без обработки чувствительной информации.
Что говорит Трудовой кодекс Польши?
Кодекс працы Польши определяет закрытый перечень данных, которые работодатель вправе требовать от кандидата и работника. Отпечатков пальцев в этом каталоге нет.
Работодатель может запрашивать у сотрудника следующие данные:
- имя и фамилию;
- дату рождения;
- контактные данные;
- образование;
- историю предыдущего трудоустройства;
- адрес проживания;
- номер PESEL;
- номер платежного счета, если зарплата не выдается наличными.
Биометрические характеристики в этот список не включены. Отдельное исключение касается только контроля доступа к особо важной информации или помещениям особой защиты, но не учета рабочего времени.
Можно ли брать биометрические данные работников с их согласия
Согласие работника не является достаточной правовой основой для сбора отпечатков пальцев в целях учета рабочего времени. На это прямо указывают и UODO, и Министерство семьи, труда и социальной политики.
В трудовых отношениях действует выраженная неравномерность сторон:
- работник находится в подчиненном положении;
- отказ от согласия может ассоциироваться с риском утраты работы;
- работник может опасаться ухудшения условий труда;
- реальная добровольность согласия в таких условиях практически недостижима.
Поэтому в делах о законности сканирования отпечатков пальцев позиция органов последовательна: согласие сотрудника не устраняет нарушения. Работодатель не вправе ставить допуск к работе, выплату зарплаты или иные условия в зависимость от предоставления биометрических данных.
Когда можно брать отпечатки пальцев сотрудников
Биометрия может применяться только в ограниченной сфере: для контроля доступа к особо важной информации или помещениям, требующим особой защиты. Это прямо предусмотрено Трудовым кодексом РП.
Примеры допустимых ситуаций:
- вход в помещения с секретной информацией;
- доступ к зонам особой охраны на производстве;
- серверные, исследовательские лаборатории;
- хранилища ценностей, защищенные архивы;
- объекты, где утечка данных может нанести работодателю вред.
Но даже в таких случаях необходимо соблюдение дополнительных условий:
- проведение анализа рисков и оценки последствий для защиты данных;
- проверка, что менее инвазивные способы не подходят;
- предоставление работнику альтернативы, например карты доступа;
- отсутствие негативных последствий при отказе от биометрии;
- техническая и организационная защита собранных данных.
Таким образом, биометрические системы могут существовать на предприятии, но их применение не должно быть принудительным. Работник должен иметь возможность выбрать небиометрический способ доступа без ухудшения своего положения.
Что грозит работодателю за незаконный сбор отпечатков пальцев
Нарушение правил обработки биометрических данных может привести к серьезным финансовым и правовым последствиям. Наказание зависит от характера и масштаба нарушения и отношения работодателя к требованиям надзорного органа.
Наиболее вероятные последствия:
- административный штраф до €20 млн или до 4% годового оборота;
- предписание прекратить обработку данных;
- обязательство удалить уже собранные отпечатки;
- гражданские иски работников;
- дополнительная ответственность за игнорирование запросов UODO.
Отказ отвечать на письма UODO и отсутствие документации могут усугубить ситуацию. Даже если работодатель считает свои действия законными, отсутствие реакции на запросы надзорного органа само по себе является нарушением.
Частые вопросы
Подытожим. Польское право не позволяет работодателю требовать от работника отпечатки пальцев для учета рабочего времени. Согласие сотрудника не легализует такую обработку. Допустимые случаи ограничены контролем доступа к особо защищенной информации или помещениям, при условии наличия альтернативы и соблюдения всех процедур защиты данных. Незаконный сбор биометрии влечет административные штрафы, обязанность удалить данные и риск гражданских требований.
