Удаленная работа в Польше: права и обязанности сторон

7 апреля 2023 года – дата вступления в силу серьезных поправок в Трудовой кодекс Польши, в том числе и касающихся удаленной работы. До этой даты дистанционная работа фактически существовала, но ее регулирование производилось в рамках норм, относящихся к теме косвенно, опосредованно или частично, и только теперь pracę zdalną вводится в трудовое право РП отдельным, серьезно подготовленным блоком.

Что такое удаленная работа в Польше, кто и как может воспользоваться этим типом трудоустройства, а также о правах и обязанностях сторон при pracę zdalną – читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Предупреждение
• Что такое удаленная работа в Польше?
• Когда удаленная работа недопустима?
• Как согласовать условия удаленной работы?
Соглашение о переходе на удаленную работу     Удаленная работа по инициативе работодателя     Удаленная работа по желанию сотрудника     Как составить заявление на удаленную работу? Образцы     Кому нельзя отказать в удаленной работе?     Эпизодическая удаленная работа    
• Можно ли сотрудника, работающего удаленно, вызвать на работу (в офис, цех, склад и т.д.)?
• Как работодатель может контролировать сотрудника, работающего удаленно?
Может ли работодатель контролировать трезвость дистанционного сотрудника?     Правила проведения проверок при эпизодических удаленных работах    
• Как учитывается рабочее время при удаленной работе?
Установка методов учета рабочего времени     Подтверждение присутствия на удаленной работе     Учет времени при гибридной работе     Что будет, если система учета рабочего времени не установлена работодателем?    
• Обязанности работодателя при удаленной работе
Как урегулировать расходы на электричество, интернет и другие систематические затраты?    
• Отказ от удаленной работы
• Заключение

Предупреждение

Читая дальнейшее необходимо понимать следующее:

1. Кроме удаленной работы (pracę zdalną) существует внешне схожее понятие praca nakładcza, она же praca chałupnicza – надомная работа. Последняя имеет свою специфику применения и в данной статье не рассматривается.
2. Ранее в польском законодательстве существовало схожее понятие «telepraca». С введением в Кодекс праци раздела об удаленной работе, положения о телепраце отменяются. Работодатели, ранее заключившие с работниками контракты на условиях telepracy, должны урегулировать юридические отношения с сотрудниками в соответствии с новыми нормами до 07.10.2023.

Что такое удаленная работа в Польше?

Удаленная работа может выполняться:

• Как полный, так и неполный рабочий день.
• Постоянно или временно.
• Во время всего трудоустройства или чередуясь с обычной формой трудоустройства, например, в определенные дни недели (т.н. гибридная работа или эпизодическая форма удаленной работы, о которой подробно расскажем далее).

Резюмируем. Удаленная работа – дистанционное выполнение обязанностей сотрудником в месте, выбранном им самим, но обязательно после согласования (и самой форму работы, и места ее выполнения) с работодателем.

Когда удаленная работа недопустима?

Согласно §4, art.6731 k.p., удаленная работа по определению не может использоваться для следующих видов работ:

1. особо опасной работы;
2. работы, в результате которых превышены допустимые нормы физических факторов, установленные для жилых помещений;
3. с опасными химическими веществами, указанными в положениях о гигиене труда и технике безопасности в связи с наличием химических веществ на рабочем месте;
4. связанных с применением или выбросом вредных биологических агентов, радиоактивных веществ и других веществ или смесей, выделяющих неприятные запахи;
5. вызывающих интенсивное загрязнение.

Работодатель сможет отказать в удаленной работе в вышеуказанных случаях (при запросе со стороны работника, в том числе и в исключительных случаях, о которых подробнее будет сказано далее) или прервать ее только в том случае, если это невозможно по организационным причинам или в связи с характером выполняемой работником работы. Информация об отказе должна быть предоставлена ​​работнику в течение 7 дней с момента подачи заявления о дистанционной работе.

Как согласовать условия удаленной работы?

Возможность удаленной работы можно согласовать уже на этапе заключения трудового договора. Если изначально pracę zdalną не планировалась, а теперь такая необходимость возникла, это потребует от обеих сторон внесения изменений в положения путем:

• заключения соглашения об изменении, если обе стороны согласны;
• уведомление об изменении, если одна из сторон желает изменить условия труда.

Таким образом, удаленная работа может предполагаться изначально, но может быть введена и по инициативе каждой из сторон на постоянной или временной основе. С изначальной pracę zdalną все достаточно ясно – ее условия должны быть изложены в трудовом договоре. Остальные способы рассмотрим отдельно, но сначала базовый вопрос – соглашение об удаленной работе.

Соглашение о переходе на удаленную работу

Если переход на pracę zdalną осуществляется в процессе трудоустройства (то есть данный вид работы не установлен изначально договором), то следует помнить следующее: любое изменение условий трудового договора должно быть сделано в письменной форме. При переходе на «удаленку» изменяется существенный элемент контракта, а именно место работы.

Изменять при этом существующий договор необязательно. Может быть подписано отдельное соглашение, например, анекс к трудовому договору. Эта норма относится ко всем формам дистанционной работы.

В соглашении обязательно должно быть отражено:

• сам факт выполнения удаленной работы;
• будет ли она частичной или полной;
• место дистанционной работы;
• необходимые условия.

Это не исключает возможности согласования других элементов pracę zdalną, важных для сторон отношений, если они не противоречат положениям Трудового кодекса РП.

Удаленная работа по инициативе работодателя

Работодатель может установить удаленную работу в период действия чрезвычайного положения, режима эпидемической опасности или эпидемии, а также в течение трех месяцев после их отмены.

Он также может сделать это в то время, когда из-за форс-мажора невозможно обеспечить безопасные и гигиеничные условия труда на нынешнем месте. Для выполнения условий приказа о дистанционной работе сотрудник должен представить заявление о наличии у него помещения и технических условий для выполнения обязанностей.

Но предложить переход на pracę zdalną работодатель может и по самостоятельным, случайным причинам на определенный период времени. Для ее выполнения сотрудник должен иметь соответствующие условия. Запрос может быть отозвана работодателем в любое время, но с уведомлением не менее чем за два дня.

Удаленная работа по желанию сотрудника

Сотрудник так же может подать заявку на удаленную работу. Такой запрос не является для работодателя обязательным к исполнению (кроме исключений, о которых поговорим ниже).

Для инициации удаленной работы, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю, которое предоставляется в бумажном или электронном виде.

Как составить заявление на удаленную работу? Образцы

Законодательно не установлено форм таких заявлений, а значит они могут быть составлены в свободной форме. Причем это может быть совсем простой вариант, без указания деталей работы:

📄 Пример заявления на удаленную работу

Как видно, в документе нет детализации ни периода дистанционной работы, ни ее места, ни другие условия. Тем не менее это заявление инициирует процесс обсуждения самой возможности такой формы выполнения обязанностей, а в случае достижения договоренностей условия будут прописаны в соглашении.

Заявление может иметь и более сложную форму, учитывающую условия удаленной работы:

📄 Пример заявления на удаленную работу

В чем здесь принципиальное отличие? Работодатель получит запрос не просто на сам факт удаленной работы, но и на желаемые работником условия. И, соответственно, согласовывать будет уже комплексные нормы.

Отдельное заявление нужно подавать при эпизодической удаленной работе. Что это такое подробно рассмотрим далее, но бланк разместим 📄 здесь, вместе с другими аналогичными документами.

В последнем случае заявление одновременно является и подтверждение работником существования необходимых для выполнения обязанностей условий. Если этого не указать в заявлении, как в примерах 1 и 2, надо будет подавать отдельный документ с примерно следующим текстом (после согласования условий с работодателем):

Кому нельзя отказать в удаленной работе?

В обычных обстоятельствах удаленная работа согласовывается сторонами, однако Трудовой кодекс РП предполагает и исключительные случаи, когда работодатель не может отказать сотруднику, запрашивающему pracę zdalną. К ним относятся следующие ситуации:

• беременная сотрудница;
• сотрудница, воспитывающая ребенка до достижения им возраста 4 лет;
• работник, осуществляющий уход за другим членом семьи или другим лицом, проживающим с ним в одном домашнем хозяйстве, имеющим листок нетрудоспособности или листок тяжелой инвалидности;
• работник, упомянутый в 2 и 3, §1, art.142¹ k.p. Речь идет о:
  • сотруднике — родителе, имеющем свидетельство о средней или тяжелой степени инвалидности;
  • работнике — родителе ребенка с заключением о необходимости ранней поддержки развития ребенка, справкой о необходимости специального образования или справкой о необходимости повторной аттестации и учебных занятий.

Эпизодическая удаленная работа

Эпизодическая дистанционная работа (Praca zdalna okazjonalna, art.67³³ k.p.) возможна только по инициативе работника (образец заявления см. выше). Ее продолжительность не может превышать 24 дней в календарном году. Речь идет о случайной удаленной работе, например, из-за внезапной потребности сотрудника остаться дома.

В случае периодической удаленной работы работодатель должен будет определить процедуры защиты персональных данных и, при необходимости, предоставить инструкции и обучение в этом отношении. Сотрудник должен будет их прочитать и соблюдать. Кроме того, ему необходимо будет предоставить информацию, необходимую для взаимного общения посредством прямой дистанционной связи или иным согласованным способом, а также для исполнения обязанностей в области охраны труда и техники безопасности.

В целом, по эпизодической удаленной работе остается очень много вопросов, так как на данный момент она урегулирована буквально несколькими строчками одной статьи (art.67³³ k.p.). Как только ситуация прояснится, данный материал будет дополнен.

Можно ли сотрудника, работающего удаленно, вызвать на работу (в офис, цех, склад и т.д.)?

Положения Трудового кодекса РП определяют минимальное содержание договоров с профсоюзом (профсоюзами) компании, внутренних положений, соглашений с работниками или приказов о дистанционной работе. Это означает, что в дополнение к установленным нормам, указанным в законодательстве, можно определять и другие вопросы, в том числе правила вызова работника с удаленной работы.

Однако, если в договоре не указаны правила вызова работника на работу, следует учитывать, что работодатель (начальник) может в пределах своих полномочий дать работнику распоряжение, которое будет заключаться в вызове, например, для участия в совещании, проводимом в офисе. Это такой же официальный приказ, который работник мог бы получить при выполнении обязанностей на территории работодателя.

Работодатель может поручить работнику (как стационарному, так и дистанционному) принять участие в деловой встрече на другом конце города, и работник обязан выполнить такое распоряжение. Следует подчеркнуть, что работник, работающий дистанционно, обязан выполнять служебные распоряжения, а в части обязанности их выполнения он ничем не отличается от стационарного работника.

Как работодатель может контролировать сотрудника, работающего удаленно?

Закон разрешает работодателю проводить проверки работника в месте, где он или она выполняет удаленную работу. Такой контроль будет основываться на правилах, изложенных сторонами в регламенте, порядке удаленной работы или в соглашении, заключенном между сторонами.

Здесь речь идет не только о контроле результатов работы, но и соблюдение норм в процессе выполнения обязанностей сотрудником. Контроль должен включать соблюдение требований безопасности и защиты информации, в том числе порядка защиты персональных данных по месту работы, а также правил охраны труда и техники безопасности.

Контроль можно осуществлять на месте удаленной работы, т.е., например, в квартире или доме работника. Положения art.67²⁸ k.p. регламентируют права работодателя и работника в сфере контроля pracę zdalną:

1. Проверка проводится по согласованию с работником в месте удаленной работы в рабочее время сотрудника.
2. Работодатель адаптирует способ проведения проверки к месту удаленной работы и ее типу.
3. Выполнение контрольных действий не должно нарушать неприкосновенность частной жизни сотрудника, выполняющего удаленную работу, и других людей, а также препятствовать использованию домашних комнат способом, соответствующим их предполагаемому использованию.

При этом, если работодатель в ходе дистанционного контроля работы обнаружит недостатки в соблюдении положений и принципов в области охраны труда и техники безопасности или в соблюдении требований в области безопасности и защиты информации, в том числе защиты персональных данных, он обязывает работника устранить выявленные недостатки в указанный срок либо отзывает согласие на выполнение удаленной работы этим работником. В случае отзыва согласия на выполнение дистанционной работы работник приступает к работе по текущему месту работы в дату, установленную работодателем.

Может ли работодатель контролировать трезвость дистанционного сотрудника?

Нормы Трудового кодекса РП предполагают, что работодатель может контролировать трезвость работника (проводить проверки на опьянение в рабочее время). Это положения введены теми же поправками, что и удаленная работа, но вступили в силу немного раньше (с 21.02.2023).

Полиция также сможет проверить трезвость сотрудника и проверить наличие в его организме веществ, действующих аналогично алкоголю.

Правила проведения проверок при эпизодических удаленных работах

Определение с работником правил проведения проверок при эпизодической дистанционной работе должно происходить (из практических соображений) в начале действия соглашения или как минимум до первого случая его применения. Предварительное определение правил контроля позволит исключить ситуацию, при которой сотрудник будет использовать эпизодическую удаленную работу, но контроль будет невозможно осуществить из-за отсутствия договоренностей.

Из-за краткосрочного и нерегулярного характера такой удаленной работы соответствующие проверки вряд ли будут часто проводиться на практике. С другой стороны, контроль за выполнением служебных поручений будет осуществляться на тех же условиях, что и в случае выполнения работником работы на постоянном месте работы.

В частности, работодатель обязан организовать работу таким образом, чтобы обеспечить полное использование рабочего времени, а также достижение работников, используя их таланты и квалификацию, высокую эффективность и надлежащее качества труда. Поэтому он вправе привлечь работника к ответственности за невыполнение и/или несвоевременность возложенных на него задач.

Как учитывается рабочее время при удаленной работе?

Положения трудового законодательства не регламентируют способ оформления работником начала и окончания удаленной работы, поэтому работодатель самостоятельно определяет правила на этот счет. Вместе с тем сам учет быть обязан.

Регистрация может быть произведена путем:

• отправки электронного письма о начале и/или окончании выполнения обязанностей;
• по телефону с уведомлением руководителя.

Однако, в зависимости от специфики работы, время и вовсе может не учитываться напрямую, а в расчет пойдет объем выполненных работ. Но в таком варианте и контроль за работником возможен только на уровне проверки результатов, а установленная систем оплаты должны однозначно указывать на такой метод.

Установка методов учета рабочего времени

Работодатель должен указать в правилах трудового распорядка, каким образом сотрудники на удаленном рабочем месте подтверждают начало трудового дня, присутствие на работе и оправдывают возможное отсутствие.

Если работодатель не обязан вводить правила трудового распорядка и не сделал этого, он может определить способ подтверждения присутствия, например, в отдельном приказе или уведомлении. Затем он обязан сообщить работнику об этом способе в информации об условиях труда, предоставляемой работнику после установления трудовых отношений (§3, art.29 k.p.).

Подтверждение присутствия на удаленной работе

Работодателям, использующим явочный лист (listy obecności – списки посещаемости) для работников, выполняющих стационарную работу, также следует определить способ подтверждения присутствия на работе для сотрудников на «удаленке», или внести соответствующие положения в правила трудового распорядка.

Способом подтверждения присутствия на работе, выполняемой удаленно, может быть, как уже отмечалось, отправка электронного письма руководителю в начале и конце работы и/или телефонный звонок. Это относится как к регистрации присутствия на работе, так и к учету рабочего времени, поскольку удаленная работа не исключает этой обязанности для людей, работающих в соответствующих системах учета.

Учет времени при гибридной работе

Работодатель также может определить, что работник сам будет отмечать дни удаленной работы в листе явки (особенно если его работа носит смешанный характер). Если список находится в бумажном виде на рабочем месте, то такая отметка в листе явки может быть внесена руководителем работника, другим назначенным работником или сотрудником отдела кадров.

Способы подтверждения присутствия на работе зависят от организации работы на рабочем месте, а также от способа выполнения данной работы, в том числе дистанционной. У работодателей, где работа ведется только удаленно и нет явочного листа, это скорее будут электронные методы. Однако при гибридной работе можно будет использовать смешанные или бумажные формы.

Что будет, если система учета рабочего времени не установлена работодателем?

Если работодатель не ввел правила подтверждения присутствия при дистанционной работе, считается, что удаленно работающий сотрудник присутствует на работе в дни и часы, установленные в его графике рабочего времени. В таком случае подтверждением присутствия сотрудника на работе могут быть косвенные признаки, например:

• вход в систему;
• отправленные электронные письма или список задач, выполненных сотрудником в данный день, который он представляет своему руководителю в конце рабочего дня. рабочий день.

Самое главное, чтобы отметки в табеле посещаемости были понятны и не вызывали сомнений.

Обязанности работодателя при удаленной работе

При согласованном переходе на удаленную работу работодатель обязан:

• Предоставить материалы и рабочие инструменты, в том числе технические устройства, необходимые для выполнения удаленной работы.
• Покрывать расходы, связанные с установкой, обслуживанием, эксплуатацией и обслуживанием рабочих инструментов, в том числе технических устройств, необходимых для выполнения удаленной работы, расходы на электроэнергию и необходимые телекоммуникационные услуги.
• Покрывать иные расходы, непосредственно связанные с выполнением дистанционной работы, если такая обязанность указана в договоре / соглашении, определяющем принципы дистанционной работы.
• Обеспечить обучение и техническую поддержку, необходимые для выполнения удаленной работы.

По системам компенсации расходов поясним немного подробнее.

Как урегулировать расходы на электричество, интернет и другие систематические затраты?

Обязанности работодателя, связанные с организацией удаленной работы, включают и обязательства покрывать расходы на электроэнергию и телекоммуникационные услуги, необходимые для выполнения такой работы.

Это обязательство может быть выполнено двумя способами:

1. Во-первых, на основании расчета фактически понесенных работником затрат.
2. Во-вторых, в виде единовременной выплаты.

Первое решение может быть проблематичным для работодателя, который нанимает многих сотрудников удаленно. Индивидуальный расчет затрат связан с увеличением формальных обязательств (например, сбор и хранение доказательств расходов, понесенных работником), организационными расходами (загруженность людей, которые будут учитывать эти расходы индивидуально).

Более простым представляется второе решение – заменить все затраты единовременной суммой в размере ожидаемых расходов, понесенных работником. Эта сумма должна быть согласована заранее.

При этом работодателю следует помнить, что в соответствии с нормативными актами сумма единовременной выплаты должна соответствовать «ожидаемым затратам», а это означает, что:

• должна определяться на основе действующих в настоящее время рыночных ставок на эти услуги;
• следует учитывать индивидуальную продолжительность удаленной работы (единовременная сумма уменьшается соответственно для сотрудников, работающих в гибридном режиме).

В соответствии с действующими положениями эта сумма освобождается от налогообложения и взносов, что лишний раз подчеркивает необходимость ее установления на уровне, адекватном фактически понесенным работником затратам. Слишком большая сумма может быть оспорена налоговыми органами. Если она занижена, работодателя могут обвинить в недостаточном покрытии фактически понесенных расходов.

Работодатель может рассмотреть возможность расчета единовременной выплаты по заранее установленной месячной ставке, а может установить дневной (или даже почасовой) тариф, который, помимо индивидуального рабочего времени, также будет учитывать отсутствия работника, например, в связи с болезнью или праздниками. Такой подход связан с повышенной нагрузкой, но он будет более безопасным в случае возможных проверок, например, со стороны налоговой инспекции.

Если же работодатель решил ввести индивидуальный расчет затрат, он вправе требовать от работника подтверждения понесенных расходов (например, счета за электроэнергию, интернет).

Отказ от удаленной работы

Если будет удаленная работа начата во время трудоустройства (то есть не предполагалась по договору изначально), любая из сторон сможет подать ходатайство о ее прекращении и восстановлении прежних условий работы.

При возникновении такой ситуации стороны согласовывают дату восстановления прежних условий, которая не может превышать 30 дней с даты получения запроса. При отсутствии такого согласия восстановление прежних условий происходит автоматически на следующий день после истечения 30-дневного периода с даты получения уведомления.

Немотивированный отказ работника приступить к работе в прежнем режиме может быть интерпретирован работодателем как дисциплинарное нарушение.

Заключение

Как уже отмечалось, датой вступления этих положений в силу является 07.04.2023. Однако нередко случается, что прописанные в теории нормы на практике работают со своими особенностями – выявляются неточности, ошибки и т.п., что приходится со временем исправлять.

Нужно понимать, что данная статья изначально построена на теоретической базе юридических норм, но по мере применения положений об удаленной работе, может дополняться примерами практического использования, выявленных проблем и методов их решения.