Электронные договоры в Польше: умова о праце и умова злецения в цифровом формате

В Польше действует закон, устанавливающий систему электронных договоров. Существует возможность подписания онлайн трудовых и гражданско-правовых контрактов, после чего информация автоматически поступит в ZUS и другие заинтересованные государственные и муниципальные службы.

Что представляет собой система электронных договоров, как выглядит подписание умов о праце и умов злецения, и кто может воспользоваться такой возможностью – читайте в материале «Польского консультанта».

Что представляет собой новая система электронных договоров?

Данная система не является экспериментом или пилотным проектом. Она была запущена в соответствии с действующими нормативными актами, а значит, обладает полной юридической силой. Документы, подписанные в системе, имеют ту же юридическую силу, что и традиционные бумажные договоры.

Какие договоры можно заключить онлайн?

На первом этапе внедрения будут доступны три основных типа договоров, которые можно будет заключать, изменять и расторгаться в электронном виде:

• трудовой договор (umowa o pracę), в том числе, заключенный на испытательный срок, на определенный и неопределенный периоды;
• договор поручения (umowa zlecenie);
• договор с няней по уходу за ребенком (umowa uaktywniająca).

Касается это и приложений к договорам (см. анекс к трудовому договору), уведомлений об увольнении, свидетельств працы. Будут ли со временем добавлены другие типы контрактов, например, umowa o dzieło, на данный момент не сообщается.

Принцип работы системы электронных договоров

Подписать договор дистанционно можно было и раньше, однако процедура была довольно спорной, долгой и все равно требующей обмена документами. Новая система электронных контрактов призвана максимально облегчить процесс: стороны, обладая электронными подписями, заключают договор онлайн, и с этого момента контракт считается подписанным.

Кроме этого, после заключения трудового договора или умовы злецения через систему, будет автоматически подано заявление в Управление социального страхования (ZUS) и налоговую инспекцию, то есть выполнятся обязательства работодателя по регистрации нового работника.

Система также позволяет производить:

• расчет размера ежегодного отпуска, на который имеет право работник;
• формировать свидетельства о работе;
• рассчитать налоговые обязательства работника, подрядчика или няни;
• предоставлять в налоговую инспекцию информации о доходах и собранных авансах по подоходному налогу;
• рассчитывать взносы на социальное обеспечение и медицинское страхование (взносы ZUS);
• переносить страховые документы, связанных с социальным страхованием или медицинским страхованием работника, подрядчика или няни, в информационную систему Учреждения социального страхования.

Система будет содержать готовые шаблоны для заключения трудового договора или умовы злецения.

Проверка гражданско-правовых контрактов

Кроме прочего, система будет контролировать возможность заключения гражданско-правового договора.

Как известно, есть четкие законодательные критерии, при которых возможно подписать только умовы о праце. Если условия не будут соответствовать возможности заключение, например, умовы злецения, система не позволит подписать никакой договор, кроме трудового.

Какие операции с договорами можно выполнять?

Система предоставляет следующие функциональные возможности:

• заключение договора;
• изменение договора;
• расчет размера отпуска, на который имеет право работник;
• ведение и хранение документации;
• расторжение договора;
• выдача справки с места работы;

Имеется и возможность доступа к документации сотрудников и договорной документации бывших работников.

Как подписать договор в системе praca.gov.pl?

Доступ к системе осуществляется через портал praca.gov.pl. Вход в систему производится через login.gov.pl, что означает возможность использования:

• доверенного профиля;
• электронного удостоверения личности (e-dowodu osobistego);
• приложение mObywatel;
• электронный банкинг.

Если у есть квалифицированная электронная подпись, ее также можно использовать для входа в систему и подписания документов.

После входа в систему можно действовать как физическое лицо (например, для подписания договора в качестве сотрудника или подрядчика) или в рамках организации — к примеру, индивидуального предпринимателя. Система определяет статус на основе данных из государственных реестров.

Подписать документ также очень просто. Допустимо выбрать один из трех типов электронных подписей:

1. Квалифицированная подпись (платная, но обладающая наивысшей юридической силой).
2. Доверенная подпись (бесплатна, через доверенный профиль).
3. Личная подпись (с использованием электронного удостоверения личности).

Документация по сотрудникам

Это одна из самых инновационных особенностей системы. Работодатели, которые предпочитают заключать контракты в электронном виде, могут хранить всю документацию по сотрудникам в цифровом формате. Что это означает на практике?

• Не нужно распечатывать контракты и хранить их в папках.
• Физический архив личных дел сотрудников не требуется.
• Все документы доступны онлайн — 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.
• Система соответствует законодательным требованиям к хранению документов.

Однако есть и важное замечание. Система позволяет оформлять документы в электронном виде только для:

• новых сотрудников, или
• сотрудников, на которых ранее не велась документация.

ZUS и налоговая отчетность

Здесь проявляется еще одно огромное преимущество системы. После заключения контракта, можно сразу зарегистрировать сотрудника для целей социального страхования (ZUS) и налогообложения в налоговой инспекции непосредственно через портал.

Раньше это требовало выполнения отдельных шагов — входа в электронную сервисную платформу ZUS, заполнения заявок и соблюдения сроков. Теперь все можно сделать в одном месте, за один сеанс. Для небольших работодателей, у которых часто отсутствуют отделы кадров и расчета заработной платы, это огромное удобство. Меньше бумажной работы, меньше риска ошибок и, соответственно, меньше стресса.

Кто может использовать новую систему электронных контрактов?

Тут пока существуют ограничения. Система пока не открыта для всех участников рынка. Основными бенефициарами электронных контрактов являются:

Средние и крупные предприятия в настоящее время не могут использовать систему. Однако министерство заявляет, что текущая версия — это только начало, и в последующих обновлениях будет расширен круг организаций и типов договоров.

Планы по развитию системы электронных контрактов

Министерство по делам семьи, труда и социальной политики Польши заявляет, что нынешняя версия системы — это лишь первый шаг. Планируются следующие действия:

• расширение сферы действия договоров, которые могут заключаться в электронном виде;
• добавление новых функций и удобств;
• открытие системы для крупных работодателей.

Конкретные сроки пока не объявлены. Тот факт, что система находится в разработке уже несколько лет, говорит о том, что министерство серьезно и долгосрочно относится к проекту.

Подытожим. По опросам предпринимателей, многие ждали систему электронных договоров с большим энтузиазмом, считая, что она станет большим помощником для небольшого бизнеса. Как и что будет происходить на практике – покажет время. Но уже само направление, в котором работает система, с воодушевлением воспринимается не только бизнесом, но и работниками, особенно теми, кто предпочитает выполнять обязанности дистанционно.