Электронные договоры: как работает система eUmowy в Польше?

В Польше действует закон, устанавливающий систему электронных договоров. Существует возможность подписания онлайн трудовых и гражданско-правовых контрактов, после чего формируется информация для ZUS и другие заинтересованные государственные и муниципальные службы.

Что представляет собой система электронных договоров, как выглядит подписание умов о праце и умов злецения, и кто может воспользоваться такой возможностью – читайте в материале «Польского консультанта».

Что такое система электронных договоров eUmowy?

Данная система не является экспериментом или пилотным проектом. Система eUmowy внедрена в соответствии с действующими нормативными актами, а значит, обладает полной юридической силой. Документы, подписанные в системе, имеют ту же юридическую силу, что и традиционные бумажные договоры.

Какие договоры можно заключить онлайн?

На первом этапе внедрения доступны три основных типа договоров, которые можно будет заключать, изменять и расторгать в электронном виде:

• трудовой договор (umowa o pracę), в том числе, заключенный на испытательный срок, на определенный и неопределенный периоды;
• договор поручения (umowa zlecenie);
• договор с няней по уходу за ребенком (umowa uaktywniająca).

Касается это и приложений к договорам (см. анекс к трудовому договору), уведомлений об увольнении, свидетельств працы. В планах значительное расширение перечня договоров (см. раздел «Новые изменения 2026 года»).

Принцип работы системы электронных договоров

Подписать договор дистанционно можно было и раньше, однако процедура была довольно спорной, долгой и все равно требующей обмена документами. Новая система электронных контрактов eUmowy призвана максимально облегчить процесс: стороны, обладая электронными подписями, заключают договор онлайн, и с этого момента контракт считается подписанным.

Кроме этого, после заключения трудового договора или умовы злецения через систему, формируются заявления в Управление социального страхования (ZUS) и налоговую инспекцию, то есть предоставляется возможность выполнить обязательства работодателя по регистрации нового работника.

Система также позволяет производить:

• расчет размера ежегодного отпуска, на который имеет право работник;
• формировать свидетельства о работе;
• рассчитать налоговые обязательства работника, подрядчика или няни;
• предоставлять в налоговую инспекцию информацию о доходах и собранных авансах по подоходному налогу;
• рассчитывать взносы на социальное обеспечение и медицинское страхование (взносы ZUS);
• переносить страховые документы, связанных с социальным страхованием или медицинским страхованием работника, подрядчика или няни, в информационную систему Учреждения социального страхования.

Система будет содержать готовые шаблоны для заключения трудового договора или умовы злецения.

Проверка гражданско-правовых контрактов

Кроме прочего, система будет контролировать возможность заключения гражданско-правового договора.

Как известно, есть четкие законодательные критерии, при которых возможно подписать только умовы о праце. Если условия не будут соответствовать возможности заключения, например, умовы злецения, система не позволит подписать никакой договор, кроме трудового.

Какие операции с договорами можно выполнять?

Система предоставляет следующие функциональные возможности:

• заключение договора;
• изменение договора;
• расчет размера отпуска, на который имеет право работник;
• ведение и хранение документации;
• расторжение договора;
• выдача справки с места работы;

Имеется и возможность доступа к документации сотрудников и договорной документации бывших работников.

Как подписать договор в системе praca.gov.pl?

Доступ к системе осуществляется через портал praca.gov.pl. Вход в систему производится через login.gov.pl, что означает возможность использования:

• доверенного профиля;
• электронного удостоверения личности (e-dowodu osobistego);
• приложение mObywatel;
• электронный банкинг.

Если есть квалифицированная электронная подпись, ее также можно использовать для входа в систему и подписания документов.

После входа в систему можно действовать как физическое лицо (например, для подписания договора в качестве сотрудника или подрядчика) или в рамках организации — к примеру, индивидуального предпринимателя. Система определяет статус на основе данных из государственных реестров.

Для подписания необходимо выполнить следующую пошаговую инструкцию:

1. Войти на praca.gov.pl через login.gov.pl.
2. Выбрать метод подтверждения личности: Profil Zaufany, e-dowód, mObywatel, банковское приложение или kwalifikowany podpis elektroniczny.
3. Перейти в модуль eUmowy (в левом меню).
4. Выбрать тип договора.
5. Запустить мастер.
6. Ввести данные второй стороны и условия.
7. Система сгенерирует проект, который необходимо проверить, а при необходимости скорректировать.
8. Подписать электронной подписью (см. далее).
9. Передать второй стороне для подписания.
10. После подписания обеими сторонами договор заключен.

Подписать документ также очень просто. Допустимо выбрать один из трех типов электронных подписей:

1. Квалифицированная подпись (платная, но обладающая наивысшей юридической силой).
2. Доверенная подпись (бесплатна, через доверенный профиль).
3. Личная подпись (с использованием электронного удостоверения личности).

Как передать договор второй стороне для подписания

После того как работодатель подготовил и подписал проект, система автоматически направляет документ на аккаунт второй стороны, которая должна быть зарегистрирована в системе и иметь один из способов подтверждения личности.

Далее процесс выглядит так:

1. Вторая сторона получает уведомление по электронной почте о поступлении документа.
2. Для входа в систему используется тот же метод, что и у работодателя: доверенный профиль, электронное удостоверение личности, приложение mObywatel или банковское приложение.
3. После входа в систему вторая сторона знакомится с содержанием документа и подписывает его электронной подписью.
4. Договор считается заключенным после подписания его последней из сторон.

Распечатывать документ, сканировать или пересылать файлы по электронной почте не нужно – весь процесс происходит внутри системы.

Момент доставки документа

Система отправляет второй стороне уведомление по электронной почте, а также может отправлять SMS. Документ считается доставленным после того, как получатель подтвердит в системе факт ознакомления с его содержанием.

Если получатель не подтвердил ознакомление, документ считается доставленным через 14 дней после отправки уведомления. Это особо важно в случаях уведомлений, например, об увольнении.

Документация по сотрудникам

Это одна из самых инновационных особенностей системы. Работодатели, которые предпочитают заключать контракты в электронном виде, могут хранить всю документацию по сотрудникам в цифровом формате. Что это означает на практике?

• Не нужно распечатывать контракты и хранить их в папках.
• Физический архив личных дел сотрудников не требуется.
• Все документы доступны онлайн — 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.
• Система соответствует законодательным требованиям к хранению документов.

Однако есть и важное замечание. Система позволяет оформлять документы в электронном виде только для:

• новых сотрудников, или
• сотрудников, на которых ранее не велась документация.

ZUS и налоговая отчетность

Здесь проявляется еще одно огромное преимущество системы. После заключения контракта можно сразу зарегистрировать сотрудника для целей социального страхования (ZUS) и налогообложения в налоговой инспекции непосредственно через портал.

Раньше это требовало выполнения отдельных шагов — входа в электронную сервисную платформу ZUS, заполнения заявок и соблюдения сроков. Теперь все можно сделать в одном месте, за один сеанс. Для небольших работодателей, у которых часто отсутствуют отделы кадров и расчета заработной платы, это огромное удобство. Меньше бумажной работы, меньше риска ошибок и, соответственно, меньше стресса.

Кто может использовать новую систему электронных контрактов?

Тут пока существуют ограничения. Система пока не открыта для всех участников рынка. Основными бенефициарами электронных контрактов являются:

В июне 2026 года президентом РП подписана новеллизация, расширяющая доступ на всех работодателей. Новые функции внедряются поэтапно до 2029 года.

Новые изменения: расширение системы eUmowy

24 февраля 2026 года Совет Министров Польши принял проект поправок к Закону РП о системе электронных договоров, существенно расширяющий возможности системы eUmowy .

Что планируется изменить:

• Доступ для всех работодателей — система будет открыта не только для микропредпринимателей, но и для средних и крупных компаний.
• Новые типы договоров — помимо umowy o pracę, zlecenia, o świadczenie usług и uaktywniającej, появятся umowa o wolontariat, umowa szkoleniowa, umowa o zakazie konkurencji, umowa o współodpowiedzialności materialnej.
• Перенос бумажных договоров — договоры, заключенные ранее на бумаге, можно будет перенести в систему и дальше обрабатывать электронно (аннексы, изменения, расторжения).
• Расширенная интеграция с ZUS — ZUS будет передавать в систему данные, необходимые для правильного расчета вознаграждений и взносов.
• Новые функции — подтверждение присутствия работника, ведение учета рабочего времени.
• Подписание единичных документов — даже если основной договор заключен на бумаге, стороны смогут оформлять через систему отдельные документы (например, аннекс о повышении зарплаты).

Поправки вступили в силу через 14 дней после опубликования в Dziennik Ustaw, однако полная реализация некоторых функциональностей (расширение доступа, новые типы договоров, интеграция с ZUS) займет до 3 лет с момента вступления поправок в силу:

Точные сроки этапов в источниках не детализированы. Указанные периоды – ориентировочные, на основе заявленного трехлетнего горизонта внедрения.

Куда обращаться, если система не работает: контактные данные

Если при работе с системой eUmowy возникли технические проблемы или вопросы, ответы можно найти в инструкции пользователя и регулирующем документе на портале praca.gov.pl. Для живого контакта доступны телефонная линия поддержки и электронная почта.

Частые вопросы

Подытожим. По опросам предпринимателей, многие положительно оценивают систему электронных договоров eUmowy, считая ее большим помощником для ведения бизнеса. Как будут работать новые функции – покажет время. Но уже само направление, в котором развивается система, с воодушевлением воспринимается не только бизнесом, но и работниками, особенно теми, кто предпочитает выполнять обязанности дистанционно.