Як підписати конверт та відправити рекомендований лист у Польщі?

Статья доступна на російською

Процес відправлення листів знайомий людству вже багато століть. Здавалося б, що тут складного: покласти листа в конверт, підписати, запечатати та відправити. Однак іноземці в Польщі, які зіткнулися з необхідністю надіслати або отримати лист, іноді не розуміють який тип відправлення вибрати і як його оформити.

Які листи існують у РП, коли і чому варто орієнтуватися на рекомендований лист, і як правильно підписати конверт для відправки – відповіді на ці та інші питання читайте у цьому матеріалі «Польського консультанта».

Скрыть содержание

• Які види листів є у Польщі?
Габаритні характеристики     Простий лист (List zwykły)     Рекомендований лист (List polecony)     Про терміни відправлення рекомендованих листів     Про терміни доставки та вартість рекомендованих листів     Цінний лист (List wartościowy)    
• Як підписати конверт у Польщі?
Як заповнити «сірий папірець»?     Як підписувати «жовтий папірець»?    
• Як відправити рекомендований лист у Польщі?
• Як відстежити лист через eMonitoring?
• Як отримати рекомендований лист?
Що таке «авізо» та як підключити?     Довіреність (пелномоцництво) на отримання листа    

Які види листів є у Польщі?

Щоразу, коли пропонується надіслати документи «традиційною поштою», іноземець має право скористатися будь-яким доступним типом відправлення. Тобто законодавство не встановлює (чи робить це дуже рідко) точний тип відправлення.

Однак для того, щоб заявник міг розраховувати на своєчасну відповідь, а у разі його відсутності, пред’явити претензії адресату, необхідно мати підтвердження надсилання й отримання кореспонденції. Найзручніший для цього рекомендований лист з повідомленням. Далі ми розглянемо його окремо і у всіх подробицях, але зараз розповімо про всі види листів, щоб розуміти їх відмінності.

Габаритні характеристики

Ще один загальний параметр – габарити відправлення. Вони застосовуються для всіх типів аналізованих далі листів. Відразу скажемо, що допустимим є не тільки звичний конверт, а й пересилання в рулоні (документ скручується і особливим чином запечатується), наприклад, як це зображено на фото:

Мінімальний розмір листа у всіх випадках не менше 90 мм х 140 мм. Максимальний залежить від формату:

• У вигляді листа (у конверті): сума довжини, ширини та висоти – не більше 900 мм, за умови, що найбільший із цих розмірів (довжина) не може перевищувати 600 мм.
• У вигляді рулону:
  • Format S: висота не може перевищувати 20 мм, довжина 230 мм, а ширина 160 мм;
  • Format M: висота не може перевищувати 20 мм, довжина 325 мм, а ширина 230 мм;
  • Format L: сума довжини, ширини та висоти – не більше 900 мм, за умови, що найбільша сторона не перевищує 600 мм.

У поодиноких випадках оператор може прийняти і нестандартне відправлення, але, по-перше, тарифікуватиметься воно за окремим прайсом, а, по-друге, у переважній більшості випадків іноземцю достатньо зазначених вище параметрів.

Простий лист (List zwykły)

Йдеться про звичний лист. Той самий випадок, коли папірець поклали в конверт, написали адресу і відправили. Або завернули в рулон і передали для відправлення до відділення пошти.

Жодних обов’язків щодо термінів доставки не існує, проте за твердженням Poczta Polska (далі докладно пояснимо, чому орієнтуємося саме на цього оператора), доставлено листа буде вже наступного робочого дня (за умови передачі листа до 15:00), якщо обрано пріоритетний метод, а при економ-доставці – адресат його отримає через 3 робочі дні.

Щодо вартості відправлення, то у Poczta Polska вона наступна (тут і далі ціни вказані на момент публікації матеріалу):

Ще раз наголосимо, що зазначені терміни є орієнтовними, та їх дотримання не гарантоване.

Рекомендований лист (List polecony)

Це найцікавіший для нашої теми спосіб відправки. Найчастіше серед іноземців його називають «замовним листом з повідомленням». У цьому формулюванні, у принципі, міститься та її головна особливість.

Про терміни відправлення рекомендованих листів

Перш ніж перейти до параметрів доставки рекомендованих листів, потрібно торкнутися дуже важливого юридичного аспекту. Нерідко надіслати ту чи іншу документацію необхідно у встановлені терміни. Наприклад, подання документів на карту побиту має здійснюватися в рамках законного перебування чи донесення додаткових відомостей до ужонду здійснюватися в рамках зазначеного періоду часу.

Відповідно до норм польського законодавства, днем надання документів вважається день ухвалення їх поштовим оператором. Ці норми містяться у різних нормативно-правових актах, наприклад, у таких:

• 2, §5, art.57 Kodeksu postępowania administracyjnego (Кодексу Адміністративних процедур РП).
• 2, §6, art.12 Ordynacja podatkowa (Податкова постанова РП).

Однак такий оператор чітко визначений у Prawo pocztowe (Закон РП про пошту). У Польщі в даний час ним є лише Poczta Polska.

Це ще раз підтверджує тезу про вибір рекомендованого листа як спосіб надсилання документів, оскільки він дає офіційне підтвердження факту прийняття листа, а значить і дати подання документів.

Про терміни доставки та вартість рекомендованих листів

У даному випадку орієнтовні терміни доставки такі самі, як і при простому листі: на наступний робочий день при пріоритетній відправці, і до 3-х робочих днів – при економ-варіанті.

Ціни на рекомендовані листи у Poczta Polska наступні:

Як видно, ціни більш ніж удвічі вищі, ніж для звичайного листа. Однак можливість довести, що відправлення було здійснено вчасно, окупає дані витрати.

Цінний лист (List wartościowy)

Цінний лист – це поштове відправлення із заявленою вартістю, яке не може бути вищим за 70000 злотих. Простіше кажучи, List wartościowy – це відправлення із гарантією повернення оголошеної суми, якщо в процесі доставки з ним щось станеться.

Габарити та терміни доставки ті ж, а ось вартість таких гарантій значно вища:

Але це ще не всі витрати. Зазначені суми характерні для оголошеної вартості до 50 злотих, а за 1000 злотих, наприклад, вартість формату S економ класу підвищиться до 32 злотих, а пріоритет формату L при максимальних 70000 злотих – до 1419,20 злотих. Точну інформацію можна дізнатися за допомогою офіційного калькулятора від Poczta Polska.

Як підписати конверт у Польщі?

Після підготовки усіх документів їх необхідно запакувати. Розглядатимемо відправку в конверті, розуміючи, що рулон надсилається за тією ж технологією, але без використання конверта.

Необхідний конверт можна придбати окремо, а можна зробити це безпосередньо у поштовому відділенні. Ми рекомендуємо останній варіант, тому що на пошті формати конвертів будуть точно відповідати стандартам. Однак у цьому випадку потрібно бути готовим до заповнення безпосередньо у відділенні.

Документів буде декілька, насамперед сам конверт. Нічого складного у його заповненні немає, але треба чітко розуміти, де та яку інформацію вказувати. Розглянемо на фото:

1. Лівий верхній кут – пишеться адреса відправника, тобто та адреса, куди має надійти відповідь.
2. Місце під «марку». Це слово невипадково взято в лапки, тому що в даний час марка може не клеїтись, а її замінить штамп із зазначенням вартості пересилання. У будь-якому випадку цю частину заповнить працівник пошти.
3. Праворуч унизу – адреса одержувача. Адреса, за якою направляється лист.
4. Це позначка про пріоритетне відправлення. Як правило, це окрема наклейка. Відповідно, її відсутність означатиме економ-відправлення.

Тепер розглянемо інші документи, які необхідно заповнити. Їх два. І обидва називають «повідомленнями». Але одне підтверджує факт приймання поштою, а друге – одержувачем.

Серед іноземців є проста, але дуже наочна термінологія: за кольором паперу, де друкуються ці документи. Їх називають «сірим папірцем» і, відповідно, «жовтим папірцем».

Як заповнити «сірий папірець»?

Це повідомлення про те, що пошта прийняла рекомендований лист. Заповнити її можна заздалегідь, роздрукувавши з 📄 файлу.

Бланк можна взяти і безпосередньо на пошті при відправленні. Заповнюються усі вказані поля. Якщо щось не зрозуміло, краще залишити поле порожнім і внести дані після консультації з працівником пошти.

Як підписувати «жовтий папірець»?

Бланк повідомлення про доставку, так званий «жовтий папірець», треба брати у відділенні. По-перше, не кожного вдома є папір потрібного кольору, а, по-друге, у багатьох відділеннях його заповнять при прийманні кореспонденції, скопіювавши дані з конверта, і відправнику треба буде тільки перевірити дані.

Якщо все-таки доведеться заповнювати самостійно, зробити це нескладно, оскільки, на відміну від конверта, у бланку вказані дані, які треба вписати. Головне – детально перевірити все перед відправкою.

Як відправити рекомендований лист у Польщі?

Для початку необхідно вибрати найбільш зручне відділення пошти (зробити це можна на сторінці офіційного сайту). Взявши всі підготовлені документи, відвідайте вибрану пошту в робочий час.

Далі все досить просто:

1. Повідомте співробітника відділення про намір надіслати рекомендований лист.
2. Подайте документи (без можливості ознайомлення з вмістом), щоб він зорієнтувався і запропонував відповідний конверт.
3. Заповніть конверт.
4. Заповніть сірий та/або жовтий папірець.
5. Оплатіть послугу.

Залишиться передати листа співробітнику пошти та дочекатися позначки та повернення «сірого папірця» — повідомлення про прийняття. Листу буде надано номер відправлення. Його потрібно обов’язково зберегти, якщо хочете відстежувати маршрут доставки. З цього моменту вважається, що документи подано адресату.

Як відстежити лист через eMonitoring?

Якщо є бажання стежити за реальною доставкою листа, це можна робити через сервіс «eMonitoring».

Користуватися ним дуже просто – достатньо перейти за посиланням вище та ввести у відповідне поле номер відправлення. Далі система покаже статус листа на час запиту.

Як отримати рекомендований лист?

Лист полецоний може надійти і самому іноземцю, і іноді це має величезне значення. У звичайних ситуаціях проблем із цим не виникає, але іноді в очікуванні відповіді людині доводиться змінити адресу або тимчасово виїхати у справах. У такому разі можна використати кілька способів одержання кореспонденції: підключити електронне авізо або оформити доручення іншій особі отримання кореспонденції.

Що таке «авізо» та як підключити?

Осіб, які стосуються різних фінансових операцій, може збентежити дані термін, оскільки вони звикли використовувати його в іншому значенні. Однак у даному випадку awizo – це лише повідомлення про отримання рекомендованого листа, а електронне авізо, відповідно, можливість отримати таке повідомлення по email та/або у вигляді СМС.

Термін «awizo» може викликати плутанину, оскільки він має різне значення в різних фінансових операціях. Проте в даному випадку awizo означає лише повідомлення про отримання рекомендованого листа, а «електронне авізо» – можливість отримати таке повідомлення електронною поштою та/або по SMS.

Підключити доставку електронного авізо дуже легко. Для цього потрібно мати довірений профіль, перейти на цю сторінку та ввести всі необхідні дані. Послуга безкоштовна, однак зробити це потрібно заздалегідь, оскільки оповіщення ввімкнеться наступного робочого дня після надходження запиту.

Довіреність (пелномоцництво) на отримання листа

Для отримання рекомендованого листа іншою особою, одержувач повинен оформити довіреність. Для одноразових операцій фізичних осіб може бути оформлена проста форма. Ось 📄 такий бланк рекомендує Польська Пошта. Взяти його можна й у будь-якому поштовому відділенні.

Підсумуємо. Рекомендовані листи і їх вірне оформлення та відправка є важливим процесом у багатьох справах у Польщі. Від знання та своєчасного виконання можливостей цього інструменту може залежати не лише швидкість прийняття того чи іншого рішення, а й такі серйозні аспекти, як легальність перебування іноземця у РП.

Потрібно обов’язково та ретельно вивчити технологію відправлення/отримання листів, у тому числі і те, як правильно підписувати конверт в Польщі, щоб не втратити можливість реалізувати свої права або не запізнитися з виконанням обов’язків.