Как подписать конверт и отправить заказное письмо в Польше?

Статья доступна на украинском

Процесс отправки писем знаком человечеству уже много веков. Казалось бы, что здесь сложного: положить письмо в конверт, подписать, запечатать и отправить. Однако нередко иностранцы в Польше, столкнувшиеся с необходимостью отослать или получить письмо, оказываются в растерянности, не понимая какой тип отправления выбрать и как его оформить.

Какие письма существуют в РП, из-за чего стоит ориентироваться на заказное письмо, и как правильно подписать конверт для отправки – ответы на эти и другие вопросы читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Какие виды писем есть в Польше?
Габаритные характеристики     Простое письмо (List zwykły)     Заказное письмо (List polecony)     О сроках отправки заказных писем     О сроках доставки и стоимости заказных писем     Ценное письмо (List wartościowy)    
• Как правильно подписать конверт в Польше?
Как заполнить «серую бумажку»?     Как подписывать «желтую бумажку»?    
• Как отправить заказное письмо в Польше?
• Как отследить заказное письмо через eMonitoring?
• Как получить заказное письмо?
Что такое «авизо» и как подключить?     Доверенность (пелномоцництво) на получение письма    

Какие виды писем есть в Польше?

Каждый раз, когда предлагается отправить документы «традиционной почтой», иностранец вправе воспользоваться любым доступным типом отправления. То есть законодательство не устанавливает (либо делает это крайне редко) точный тип отправления.

Однако для того, чтобы заявитель мог рассчитывать на своевременный ответ, а в случае его отсутствия, предъявить претензии адресату, необходимо иметь подтверждение отправки и получения корреспонденции. Наиболее удобно для этого заказное письмо с уведомлением – далее мы рассмотрим его отдельно и во всех подробностях, но расскажем и о других видах писем, чтобы понимать их отличия.

Габаритные характеристики

Еще один общий параметр – габариты отправления. Они применяются для всех типов рассматриваемых далее писем. Сразу скажем, что допустимым является не только привычный конверт, но и пересылка в рулоне (документ скручивается и особым образом запечатывается), например, как это изображено на фото:

Минимальный размер письма во всех случаях не менее чем 90 мм х 140 мм. Максимальный зависит от формата:

• В виде письма (в конверте): сумма длины, ширины и высоты – не более 900 мм, при условии, что наибольший из этих размеров (длина) не может превышать 600 мм.
• В виде рулона:
  • Format S: высота не может превышать 20 мм, длина 230 мм, а ширина 160 мм;
  • Format M: высота не может превышать 20 мм, длина 325 мм, а ширина 230 мм;
  • Format L: сумма длины, ширины и высоты – не более 900 мм, при условии, что наибольший из этих размеров (длина) не превышает 600 мм.

В редких случаях оператор может принять и нестандартное отправление, но, во-первых, тарифицироваться оно будет по отдельным расценкам, а, во-вторых, в подавляющем большинстве случаев иностранцу достаточно указанных выше параметров.

Простое письмо (List zwykły)

Речь идет о самом привычном письме. Тот самый случай, когда «бумажку» положили в конверт, написали адрес и отправили. Или свернули в рулон и передали для отправки в отделение почты.

Никаких обязанностей по срокам доставки не существует, однако по утверждению Poczta Polska (далее подробно объясним, почему ориентируемся именно на этого оператора), доставлено письмо будет уже на следующий рабочий день (при условии передачи письма до 15:00), если выбран приоритетный метод, а при эконом-доставке – адресат его получит через три рабочих дня.

Что касается стоимости отправления, то у Poczta Polska она следующая (здесь и далее расценки указаны на момент публикации материала):

Еще раз подчеркнем, что указанные сроки являются ориентировочными, и их соблюдение не гарантировано.

Заказное письмо (List polecony)

Это самый интересный для рассматриваемой темы способ отправки. Чаще в среде иностранцев его называют более привычным «заказным письмом с уведомлением». В этой формулировке, в принципе, содержится и его главная особенность.

О сроках отправки заказных писем

Прежде чем перейти к параметрам доставки заказных писем, нужно коснуться очень важного юридического аспекта. Нередко отправить ту или иную документацию необходимо в строго установленные сроки. Например, подача документов на карту побыту должна осуществляться в рамках законного пребывания, или донесение дополнительных сведений в ужонд осуществляться в рамках указанного периода времени.

В соответствии с нормами польского законодательства, днем предоставления документов считается день принятия их почтовым оператором. Эти нормы содержатся в различных нормативно-правовых актах, например, в следующих:

• Pkt.2, §5, art.57 Kodeksu postępowania administracyjnego (Кодекса Административных процедур РП).
• Pkt.2, §6, art.12 Ordynacja podatkowa (Налогового постановления РП).

Однако такой оператор четко определен в Prawo pocztowe (Законе РП о почте). В Польше в настоящее время им является только Poczta Polska.

Это еще раз подтверждает тезис о выборе заказного письма в качестве способа отправки документов, так как этот способ даст официальное подтверждение факта принятия письма, а значит и даты подачи документов.

О сроках доставки и стоимости заказных писем

В данном случае предполагаемые (ориентировочные) сроки доставки такие же, как и при простом (обычном) письме: на следующий рабочий день при приоритетной отправке, и до 3х рабочих день – при эконом-варианте.

Расценки на заказные письма у Poczta Polska следующие:

Как видно, цены более чем в два раза выше, чем для обычного письма. Однако возможность доказать, что отправка была произведена своевременно, окупает данные расходы.

Ценное письмо (List wartościowy)

Ценное письмо – это почтовое отправление с заявленной стоимостью, которое не может быть выше 70000 злотых. Проще говоря, List wartościowy – это отправление с гарантией возвращения объявленной суммы, если в процессе доставки с ним что-либо произойдет.

Габариты и сроки доставки те же, а вот стоимость таких гарантий значительно выше:

Но это еще не все затраты. Указанные суммы характерны для объявленной стоимости до 50 злотых, а при 1000 злотых, например, стоимость Формата S эконом класса повысится до 32 злотых, а Приоритет Формата L при максимальных 70000 злотых – до 1419,20 злотых. Точные данные можно узнать с помощью официального калькулятора от Poczta Polska.

Как правильно подписать конверт в Польше?

После подготовки всех документов, их необходимо упаковать. Рассматривать будем отправку в конверте, понимая, что рулон отсылается по той же технологии, но без использования конверта.

Подходящий конверт можно приобрести отдельно, а можно сделать это непосредственно в почтовом отделении. Мы рекомендуем последний вариант, так как на почте форматы конвертов точно будут соответствовать стандартам. Однако в этом случае нужно быть готовым и к заполнению всего непосредственно в отделении.

Документов будет несколько, прежде всего сам конверт. Ничего сложного в его заполнении нет, но надо четко понимать, где и какую информацию указывать. Рассмотрим на фото:

1. Левый верхний угол – пишется адрес отправителя, то есть тот адрес, куда должен поступить ответ.
2. Место под «марку». Это слово неслучайно взято в кавычки, так как в настоящее время марка может не клеиться, а ее заменит штамп с указанием стоимости пересылки. В любом случае, данную часть заполнит работник почты.
3. Справа внизу – адрес получателя. Адрес, по которому направляется письмо.
4. Это отметка о приоритетном отправлении. Как правило, это отдельная наклейка. Соответственно, ее отсутствие будет означать эконом-отправку.

Теперь рассмотрим другие документы, которые так же необходимо заполнить. Их два, и оба называют «уведомлениями», но одно подтверждает факт приемки почтой, а второй – получателем.

В среде иностранцев устоялась простая, но очень наглядная терминология: по цвету бумаги, на которой печатаются эти документы, их называют «серой бумажкой» и, соответственно, «желтой бумажкой».

Как заполнить «серую бумажку»?

Это уведомление о том, что почта приняла заказное письмо. Заполнить ее можно и заранее, распечатав из этого файла.

Бланк можно взять и непосредственно на почте при отправлении. Заполняются все указанные поля. Если что-то не понятно, лучше оставить поле пустым, и внести данные после консультации с работником почты.

Как подписывать «желтую бумажку»?

Бланк уведомления о доставке, так называемую «желтую бумажку», надо брать в отделении. Во-первых, не у каждого дома есть бумага нужного цвета, а, во-вторых, во многих отделениях ее заполнят при приемке корреспонденции, скопировав данные с конверта, и отправителю надо будет только проверить данные.

Если все-таки придется заполнять уведомление самостоятельно, сделать это несложно, так как в отличие от конверта, в бланке указаны данные, которые надо вписать. Главное – детально все проверить перед отправкой.

Как отправить заказное письмо в Польше?

Для начала, необходимо выбрать наиболее удобное отделение почты (сделать это можно на странице официального сайта). Взяв все подготовленные документы, посетите выбранную почту в рабочее время.

Далее все достаточно просто:

1. Сообщите сотруднику отделения о намерении отправить заказное письмо.
2. Предъявите документы (без возможности ознакомления с содержимым), чтобы он сориентировался и предложил подходящий конверт.
3. Заполните конверт.
4. Заполните уведомления.
5. Оплатите услугу.

Останется передать письмо сотруднику почты и дождаться отметки и возвращения «серой бумажки» — уведомления о принятии. Письму будет присвоен номер отправления – его нужно обязательно сохранить, если хотите отслеживать маршрут доставки. С этого момента считается, что документы поданы адресату.

Как отследить заказное письмо через eMonitoring?

Если есть желание следить за реальной доставкой письма, это можно делать через сервис еМониторинг.

Пользоваться им очень просто – достаточно перейти по ссылке выше и ввести в соответствующее поле номер отправления. Далее система покажет статус письма на момент запроса.

Как получить заказное письмо?

Заказное письмо может поступить и самому иностранцу, и иногда это так же имеет огромное значение. В обычных ситуациях проблем с этим не возникает, но иногда в ожидании ответа человеку приходится сменить адрес или временно уехать по делам. В таком случае можно использовать несколько способов получения корреспонденции: подключить т.н. электронное авизо либо оформить доверенность другому лицу на получение корреспонденции.

Что такое «авизо» и как подключить?

Лиц, имеющих отношение к различным финансовым операциям, может смутить данные термин, так как они привыкли использовать его в другом значении. Однако в данном случае awizo – это всего лишь уведомление о получении заказного письма, а электронное авизо, соответственно, возможность получить такое уведомление по email и/или в виде СМС.

Подключить доставку электронного авизо очень просто. Для этого нужно иметь доверенный профиль, перейти на данную страницу и ввести все необходимые данные. Услуга бесплатная, однако сделать это нужно заранее, так как оповещение включится на следующий рабочий день после поступления запроса.

Доверенность (пелномоцництво) на получение письма

Для получения заказного письма другим лицом, получатель должен оформить доверенность. Для единоразовых операций физических лиц может быть оформлена простая форма. Вот 📄 такой бланк рекомендует Польская Почта.

Взять его можно и в любом почтовом отделении.

Подытожим. Заказные письма с их верным оформлением и отправкой / получением являются важным процессом во многих делах в Польше. От знания и своевременного выполнения возможностей этого инструмента может зависеть не только скорость принятия того или иного решения, но и такие серьезные аспекты, как легальность пребывания иностранца в РП.

Нужно обязательно и тщательно изучить технологию отправления / получение писем, в том числе и то, как правильно подписывать конверт, чтобы не потерять возможность реализовать свои права или не опоздать с исполнением обязанностей.