Как составляется график отпусков на работе в Польше?
Положения Трудового кодекса Польши обязывают работодателя составлять план отпусков на каждый календарный год. Учитываться должны размеры неиспользованного, текущего и дополнительного отпуска.
Что собой представляет график отпусков? Кто обязан его составлять? Как согласовывать даты с работниками? Ответы в данном материале «Польского консультанта».
Скрыть содержание
- Что такое график отпусков?
- По каким договорам составляется график отпусков?
- Когда составление плана отпусков является обязательным?
- Что должен включать в себя план отпуска?
- К какому времени нужно должен быть составлен график отпусков?
- Можно ли перенести дату отпуска?
- Что происходит, если согласовать дату отпуска не удается?
- Как работников уведомляют о графике отпусков?
- Как быстро составить план отпуска?
- Как работник оформляет отпуск?
Что такое график отпусков?
График отпусков (plan ulopow) – это внутренний документ предприятия, устанавливающий периоды предоставления работникам очередного отпуска в течение указанного в нем срока.План урлопов составляется с учетом интересов и сотрудников, и предприятия. Фактически является результатом компромисса между ними, который должен быть обязательно доведен до сведения работников установленными в компании методами.
По каким договорам составляется график отпусков?
Отпуск – очередной, оплачиваемый – по умолчанию положен только при полноценных трудовых отношениях, то есть при работе по умове о праце. Соответственно, все, сказанное далее, относится в полной мере только к этому типу контрактов.
Отпуск по умове злецения, и в некоторых условиях по умове о дзело, может предполагаться, только если заложен непосредственно в самом договоре. В таком случае и его условия устанавливаются индивидуально, в тексе контракта.
Когда составление плана отпусков является обязательным?
По умолчанию график отпусков составляться должен. К этому обязывает положение ust.1, art.163 Kodeksu pracy (далее – k.p.).
Охватывать план должен очередные отпуска, с учетом неиспользованных в прошлом, а также дополнительные права работников, если они есть. Отпуска за свой счет, по форс-мажору, urlop na żądanie (4 дня в счет отпуска) и т.п. в график не включаются.
Стоит помнить, что очередные отпуска для работников, оформивших урлопы, связанные с рождением ребенка, предоставляются на особых условиях. Такие лица, на основании ust.3, art.163 k.p., могут уйти в очередной отпуск сразу после урлопа по беременности и родам, даже если он не предполагался графиком. Отказать им работодатель не может.Когда можно не составлять plan urlopow?
Та же статья Трудового кодекса РП в §11 устанавливает, что работодатель не обязан составлять график отпусков, если выполняется одно из условий:
- на предприятии нет профсоюзной организации;
- факт отсутствия плана отпусков согласован с имеющейся профсоюзной организацией.
Подчеркнем, в указанных случаях нет обязанности составлять plan urlopow, но на добровольной основе он может быть сделан.
Если графика на предприятии нет, дата отпуска согласовывается непосредственно с работником. Остальные нормы (уведомление сотрудников, отпуск после декрета) распространяются на подобные случаи в полном объеме.
Прежде чем приступить к детальному описанию графика отпусков, напомним, отпуск должен быть спланирован таким образом, чтобы охватывать не менее 14 последовательных календарных дней отдыха. Исключение могут составлять случаи, когда работник сам запросит отпуск на меньший период.Что должен включать в себя план отпуска?
Планирование отпуска, особенно при большом количестве сотрудников, является серьезной проблемой для компаний. Ключевой принцип – создать систему, которая позволит компании функционировать даже во время отпуска одного или нескольких сотрудников.
Работодатель должен учитывать, что отпуск предоставляется работнику в том календарном году, в котором работник получил право на отпуск. Существуют также исключительные ситуации, при которых неиспользованные выходные дни могут быть перенесены на следующий год в срок до 30 сентября. При этом, как уже отмечалось, хотя бы одна часть отпуска должна охватывать не менее 14 последовательных календарных дней.
План отпусков должен включать:
- подробные данные о рабочем месте и сотрудниках, в том числе о размере текущего и неиспользованного отпуска;
- информацию о периоде, охватываемом графиком;
- даты начала и окончания отпуска;
- подписи как работодателя, так и сотрудников.
Каждый план отпусков должен быть одобрен руководством и сотрудниками компании во избежание недоразумений и обеспечения прозрачности процесса предоставления отпусков. В плане учитывается количество выходных дней, на которые имеют право работники, за исключением четырех дней, которые в исключительных случаях могут быть выбраны по желанию работника (урлоп на жондание).
План отпуска на первую работу
Отпуск для людей, приступающих к своей первой работе по трудовому договору, также должен быть включен в план отпусков, но на несколько иных условиях, чем для остальных работников. В Трудовом кодексе РП указано, что человек, впервые приступающий к работе, имеет право на 1/12 ежегодного отпуска в конце каждого месяца. На практике это означает, что после работы каждый месяц работнику полагается отпуск продолжительностью 1,6 дня. Работодатель имеет право округлить этот результат в большую сторону, то есть в первый месяц работы работник может получить 2 дня отпуска (при условии, что количество отпускных дней не превышает 20 дней в году).
Хотя в этом случае работник не имеет права на отпуск авансом, его все равно следует включить в план отпусков. При этом если новый работник был принят на работу на определенный срок (например, заключил договор на испытательный срок или на срочный контракт), то в график отпусков должны быть включены дни отпуска пропорционально сроку действия такого договора. В случае продления контракта план придется обновить и пропорционально увеличить отпускной отпуск работника.
К какому времени нужно должен быть составлен график отпусков?
Plan urlopa на текущий календарный год должен быть составлен до начала срока его действия. Хотя четких указаний на это в законодательстве нет, обычно предполагается, что график на следующий год должен быть установлен не позднее 31 декабря предыдущего года.
При этом работодателям следует помнить, что задержка с составлением плана не дает им права отказать в предоставлении отпуска работникам.Если компания предпочитает планировать отпуск на более короткие периоды, существуют альтернативные подходы, такие как полугодовые или квартальные планы. Использование более коротких периодов планирования часто лучше воспринимается сотрудниками, которые предпочитают гибкость и возможность планировать даты отпуска ближе к фактическому времени.
Чтобы еще более эффективно управлять планами отпусков, работодатели могут рассмотреть возможность подготовки отдельных планов для отдельных команд или отделов. Такая стратегия позволяет лучше адаптировать план к потребностям компании и минимизировать сбои в работе подразделений во время отсутствия сотрудников.
Можно ли перенести дату отпуска?
В случае изменения ситуации или непредвиденных обстоятельств можно скорректировать план отпуска. Есть несколько сценариев, при которых возможно изменение графика, предполагаемых art.164 k.p.
- Во-первых, работник может потребовать изменения даты отпуска по важным личным причинам, например, экстренному состоянию семьи или здоровья.
- Во-вторых, работодатель может распорядиться изменить даты отпуска, если это необходимо для обеспечения непрерывности деятельности компании, к примеру, в случае сбоя производства или несоблюдения срока договора с клиентом из-за отсутствия работника.
При этом уважительное отсутствие работника, например, по болезни, военным учениям или отпуску по беременности и родам, также может повлечь за собой изменение графика отпуска (art.165 k.p.).
Стоит помнить и о том, что план может измениться, если работник расторгает трудовой договор и уходит в отпуск в период уведомления. Такая ситуация позволяет работодателю избежать необходимости выплаты работнику компенсации за неиспользованный отпуск.Что происходит, если согласовать дату отпуска не удается?
Работодатель должен учитывать желание работников при составлении графика отпусков, но он также должен уделять внимание организационным потребностям компании. По этой причине в ходатайствах об отпуске может быть отказано, если они мешают обеспечению непрерывности работы.
Здесь создается двоякая ситуация:
- С одной стороны, выделить дату отпуска работодатель обязан. Если в течение года производственная необходимость не позволит сотруднику воспользоваться отпуском, а он будет его требовать, это будет считаться нарушением.
- Со своей стороны, работник может отказываться от предлагаемых дат, но бесконечно переносить (и, соответственно, накапливать отпуск – не удастся), так как после 30 сентября каждого года неиспользованные дни за год предшествующих сгорают без какой-либо компенсации за это.
Даты отпуска – это почти всегда компромисс между работником и работодателем. Наиболее популярные даты отпусков, выпадающие на лето, лучше каждый год предоставлять разным людей, чтобы не дать повод сотрудникам обвинить начальство в дискриминации на работе.
Напомним, что существуют исключения, когда работодатель должен принять во внимание заявление об отпуске, например, в случае ежегодного отпуска сразу после отпуска по беременности и родам/отцовству, отпуска по желанию (до 4 дней в году) или отпуска по уходу за ребенком, молодой сотрудник во время школьных каникул.Как работников уведомляют о графике отпусков?
Согласованный план отпусков должен быть доведен до сведения сотрудников. Трудовой кодекс не уточняет, как именно это следует делать – метод должен быть принят на данном предприятии.
Во избежание сложностей, стоит включить информацию на тему отпусков и их графиков во внутренние регламенты компании. План отпусков можно отправить сотрудникам, например, рассылать по электронной почте или разместить в специальном приложении для управления рабочим временем.
Как быстро составить план отпуска?
Эта информация будет более полезна работодателям, однако и работникам стоит ознакомиться с ней, чтобы иметь представление об этой стороне вопроса. Точной формы графика отпусков законодательство не устанавливает. Это может быть любой тип документа, отражающего вышеуказанную информацию. Рассмотрим несколько расхожих примеров.
Умные графики отпусков
Многие бизнесмены используют различные компьютерные системы управления предприятиями, включающими и блоки управления персоналом. В них и действуют отдельные блоки для составления графиков отпусков.
Умными графиками урлопов называют, как правило, такие системы, которые могут не только отражать вносимую в них информацию, но и предлагать некоторые решения на основании заложенных алгоритмов. Например, учитывать ротацию удобных дат для различных работников, чтобы избежать дискриминации.
Планы отпусков онлайн
Подобных сервисов много. С помощью любого поисковика, к примеру, по запросу «plan urlopy online», можно найти целый перечень предложений.
Выбор подходящего основывается на требованиях конкретного предприятия, но стоит понимать, что приложения могут быть бесплатными, условно бесплатными (например, демоверсии) и платными.
График отпусков в Excel или Word
Небольшие предприятия, а также индивидуальные предприниматели, нередко предпочитают простые формы, составленные в Ворд или Эксель. Это допустимо, но не стоит забывать об определенных требованиях к содержащейся в графике информации.
Для примера приведем два разных бланка плана:
По ссылкам произойдет скачивание файлов. Каждый из них не более чем пример, который необходимо адаптировать под существующие условия, даты отпусков, период действия и т.д.
Как работник оформляет отпуск?
На конкретном рабочем месте график отпуска может быть единственным документом, необходимым для предоставления отпуска. То есть, если даты изначально согласованы, других действий со стороны работника может не требоваться.
Однако если в правилах внутреннего распорядка указано, что сотрудник должен подать заявление на ежегодный отпуск, то сделать это своевременно будет являться его обязанность.
Резюмируем. Если нет оснований для отказа от графика отпусков, он должен быть составлен заблаговременно. Даты урлопов должны быть согласованы с учетом мнения сотрудников и производственной необходимостью. В обоснованных ситуациях даты могут быть изменены.
Остались вопросы? Задайте их:
Каждый нерешенный вопрос – это незаконченное дело, которое висит над нами как облака. Откладывая его, мы теряем время, энергию и даже спокойствие. Не откладывайте решения на потом, а беритесь за них сейчас. Не бойтесь изменений, не бойтесь принимать сложные решения, потому что именно они могут привести к лучшему будущему.
- Под статьей в виде комментария.
- В нашем ТГ-чате.
- Через платную консультацию.
Подпишись на канал