Как получить личное дело с прошлой работы в Польше?

На первый взгляд может показаться, что кадровая документация имеет для работника мало значения. Однако, это не так, особенно когда после увольнения у одного работодателя возникает необходимость предоставить определенную информацию, например, при подаче заявления на получение социального пособия.

Можно ли запросить копию личного дела с прошлой работы? Обязан ли бывший работодатель предоставить данные? Ответы читайте в этой статье «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Правовые основания для запроса копии документации работника
• Что содержит кадровая документация? Что можно запросить?
• Как подготовить заявление на получение документации сотрудника?
• Когда и как будет получен ответ?
• Форма выдачи копий трудовой документации
• Сколько стоит заказать копию личного дела у бывшего работодателя?

Правовые основания для запроса копии документации работника

Положения, касающиеся трудовой документации, включены в Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Постановление Министра семьи, труда и социальной политики РП от 10 декабря 2018 года о трудовой документации). Этот нормативно-правовой акт определяет объем, способ и условия ведения, хранения и изменения формы документации сотрудников с учетом требований к в электронной форме и другие параметры, в том числе способ выдачи работнику копии всей или части трудовой документации, в том числе и бывшему работнику, а в случае его смерти, конкретным членам семьи.

Что содержит кадровая документация? Что можно запросить?

Документация сотрудников — это широкое понятие, охватывающее не только личные дела, но и документацию по вопросам, связанным с трудовыми отношениями.

Документация по вопросам трудовых отношений, хранимая работодателем отдельно по каждому работнику, включает:

• Документы по учету рабочего времени, в том числе учетные записи рабочего времени, содержащие сведения о количестве отработанных часов, времени начала и окончания работы, количестве часов, отработанных в ночное время, количестве сверхурочных часов, выходных дней, количества дежурных часов и времени начала и окончания смены с указанием места службы, вида и размера отпуска на работе, вида и размера иных отсутствий на работе по уважительным причинам, количества необоснованных прогулов, время работы несовершеннолетнего работника на запрещенных для несовершеннолетних работах, выполнение которых разрешено в целях профессиональной подготовки.
• Документы по учету рабочего времени, в том числе заявления работников о предоставлении отпуска по работе по личным делам, ходатайстве о предоставлении и использовании отпуска в случае воспитания хотя бы одного ребенка до 14 лет, установлении индивидуального графика рабочего времени в пределах системы рабочего времени, применение системы сокращенной рабочей недели, применение системы рабочего времени выходного дня, применение графика рабочего времени, предусматривающего различное время начала работы в дни (см. гибкий график), которые согласно этому графику являются рабочими днями для сотрудника и т.п.
• Документы о согласование с работником даты предоставления еще одного выходного дня на работе в обмен на работу в выходной день.
• Согласие работника, осуществляющего уход за ребенком, на выполнение работ в системах рабочего времени, предусматривающих продление ежедневной продолжительности рабочего времени, и работника, воспитывающего ребенка до достижения им 8-летнего возраста работать сверхурочно, в ночное время, в системе прерывистого рабочего времени и командировать за пределы постоянного места работы, беременных работниц, откомандированных за пределы постоянного места работы и трудоустроенных по прерывистой системе рабочего времени.
• Карточка (перечень) выплаченных вознаграждений за труд и иных связанных с трудом льгот и заявление работника о выплате вознаграждения лично.
• Записи о выделении спецодежды, обуви и средств индивидуальной защиты, а также документы, связанные с выплатой денежных эквивалентов за пользование собственной одеждой и обувью, а также их стирку и содержание.

Соответственно, все указанное или часть из перечисленного работник может запросить у работодателя, в том числе и у бывшего.

Как подготовить заявление на получение документации сотрудника?

Заявление о доступе к документации работника может подать работник или бывший работник. После смерти сотрудника заявление о получении копии трудовых документов могут подать следующие члены его семьи:

• собственные дети;
• дети второго супруга;
• приемные дети;
• внуки, братья, сестры и другие дети, принятые на воспитание и содержание до достижения совершеннолетия, за исключением детей, принятых на воспитание и содержание в приемную семью или семейный детский дом;
• супруг(-а);
• родители, в том числе отчим и мачеха, и усыновители.

Заявление о выдаче кадровой документации не требует соблюдения каких-либо особых требований (форма не установлена законодательно). Вместе с тем заявление должно включать в себя следующие элементы:

• место и дата;
• сведения о лице, подающем заявление о предоставлении кадровой документации;
• данные работодателя;
• определение объема документации, которая должна быть предоставлена ​​заявителю;
• подпись.

Заявление о выдаче кадровой документации не требует обоснования. Примерный образец можно посмотреть в 📄 данном pdf-файле.

Когда и как будет получен ответ?

Копия личного дела должна быть предоставлена ​​работнику после подачи им заявления о доступе к нему. Работодатель обязан выдать работнику запрошенную документацию не позднее 30 дней со дня получения заявления.

Следует помнить, что выдача служебной документации после смерти работника или бывшего работника уполномоченным членам семьи происходит после того, как эти лица предварительно документально подтвердят полномочия на сбор этой документации. Право оформляется путем предоставления документов, подтверждающих родство или близость.

Если в заявлении указана просьба к работодателю предоставить всю документацию работника, ему будут переданы как личные дела, так и иная документация по вопросам, касающимся трудовых отношений.

Форма выдачи копий трудовой документации

Работодатель, осуществляющий хранение трудовой документации на бумажном носителе, предоставляет работнику копию всей или части трудовой документации на бумажном носителе с подписью работодателя или уполномоченного им лица, подтверждающей соответствие копии оригиналам.

Допустима передача в электронной форме — в виде цифрового представления, подготовленного в соответствии с правилами, указанными в положении о требованиях к документации, сохраненного в формате PDF и имеющего квалифицированную электронную печать или квалифицированную электронную подпись работодателя или уполномоченного им лица.

Сколько стоит заказать копию личного дела у бывшего работодателя?

Выдача работодателем трудовой документации работнику не может предполагать уплаты каких-либо сборов. Работодатель обязан бесплатно предоставить копию документации работника, а все возможные расходы, связанные с ее составлением, несет он.

Резюмируя сказанное, напомним, что запросить копию своего личного дела может любой работник, в том числе и бывший. Дать ответ на заявление работодатель обязан в течение 30 дней. Процедура для работника бесплатная.