Как белорусам подать документы на польскую визу по почте?

На фоне сложной эпидемиологической обстановки в мире, дистанционные способы решения вопросов набирают все большую популярность. Использовать курьерский способ подачи документов в визовые центры могут и граждане Республики Беларусь. Для этого реализованы специальные формы пересылки с помощью компании «Автолайтэкспресс».

Как белорусам отправить документы на визу почтой, как подготовить отправление и сколько это стоит – в материале «Польского консультанта».

Кому доступна услуга?

Воспользоваться курьерской доставкой могут только граждане РБ, и только претендующие на национальные польские визы (визы D). Если хоть одно из указанных условий не соответствует, обращаться за визой нужно традиционным способом – через личное посещение ППВА / консульства.

Еще одна формальность, прежде чем перейти непосредственно к технологии курьерской отправки документов. Нередко способ называют «почтовой отправкой документов», «пересылкой по почте» и др. Такие определения имеют право на существование, т.к. «Автолайтэкспресс» позиционирует себя как почтово-курьерская компания, однако надо четко понимать – к Белпочте данный метод отношения не имеет.

Как передать документы в визовый центр через курьера?

Прежде чем инициировать процесс подачи визовых документов по почте, необходимо проверить саму возможность такой подачи. Ответьте на следующие вопросы, при этом переходите к следующему, только если ответ на предыдущий «да».

1. Являетесь ли вы гражданином Беларуси, и находитесь ли на территории страны в момент предполагаемой подачи?
2. Планируете ли вы подавать документы по одному из следующих оснований: работа, учеба, по карте поляка или гуманитарная виза?
3. Вы можете подтвердить документально эти основания?
4. Подача документов планируется за себя и/или за своих несовершеннолетних детей?
5. У вас есть доступ к платежной системе «Расчет» (ЕРИП)?

Только если вы положительно ответили на все вопросы, можете переходить далее. При наличии отрицательных – курьерская подача визовых документов будет невозможной.

Шаг 1. Регистрация для посещения

Все визовые центры Польши в Беларуси требуют предварительной регистрации. Необходима процедура и для курьерской подачи:

1. Перейдите на страницу онлайн-записи в ППВА.
2. Зарегистрируйтесь или войдите, если аккаунт уже существует.
3. Выберите предпочитаемый визовый центр.
4. Укажите отдельную категорию: «Курьер - Подача документов, виза тип Д».
5. Отметьте желаемую дату посещения (из предложенных).

Очень внимательно отнеситесь к параметрам e-mail и телефона. Исправить данные будет невозможно, а связь осуществляется через эти контактные данные. В случае ошибки необходимо пройти регистрацию заново. При этом с одного адреса электронной почты можно зарегистрироваться не чаще 1 раза в месяц.

Шаг 2. Согласование даты доставки

После выполнения предыдущего шага на указанный e-mail придет оповещение о регистрации, в котором будет уникальный номер. После этого надо сформировать электронное письмо и отправить его в адрес ранее выбранного ППВА (изменять визовый центр нельзя).

Электронные адреса для сообщения:

• Минск — postalminskpol@vfsglobal.com.
• Брест — postalbrestpol@vfsglobal.com.
• Гродно — postalgrodnopol@vfsglobal.com.

Адрес отправления обязательно должен соответствовать используемому ранее при регистрации.

В письме укажите:

• Номер регистрации.
• Ф.И.О. (как во внутреннем паспорте) соискателя. Для детей указывается Ф.И.О. родителя / опекуна, подающего документы.
• Телефон для контактов (обязан совпадать с указанным ранее).
• Основания для визы (цель поездки).
• Адрес забора документов (город – улица – дом — квартира).
• Дополнительные услуги, при необходимости.

Дата отправки (забора) документов должна соответствовать дате регистрации, указанной на предыдущем шаге. При этом время указывается ориентировочное. По факту курьер может приехать за отправлением с 9:00 до 17:00 в указанный день.

Шаг 3. Оплата сборов

Счета на оплату сборов и дополнительных услуг (если они были заказаны) выставляются за два дня до даты отправления на основании данных, переданных по электронной почте на предыдущем шаге.

Очень важно, что счета выставляются до 12:00 указанного числа, а оплата должна быть произведена до 14:00 в тот же день. После 14:00 заявка будет аннулирована, а регистрация снята. Не успевшие оплатить в указанный срок должны проводить регистрацию заново.

Напомним, что консульский сбор для белорусов отменен, поэтому оплатить нужно:

• Сервисный сбор (оплата услуг ППВА) – 11 евро (в белорусских рублях по текущему курсу).
• Услуги курьера – 40 или 70 белорусских рублей (ниже поясним разницу).
• Дополнительные услуги – согласно прейскуранту ППВА. В случае если такие услуги требуются.

Разница в стоимости курьерской доставки связана с зонированием населенных пунктов РБ. Всего есть две зоны: первая – 40 рублей за доставку, и вторая – 70 рублей. Перечень населенных пунктов Зоны 1 приведен по этой ссылке (при нажатии будет скачан файл excel). Не вошедшие в перечень (отсутствующие в нем) относятся к Зоне 2.

Оплата производится через платежную систему «Расчет» (ЕРИП) любым доступным способом (например, интернет-банкинг или в кассе финансового учреждения). Для онлайн-оплаты используйте следующие реквизиты:

• Система «Расчет» (ЕРИП).
• Транспортные, экспедиционные услуги.
• Минск.
• ВиЭфЭс бай.
• «Сервисный сбор» и «Услуга подачи документов с помощью курьера».

После осуществления оплаты на электронный ящик придет подтверждающая данный факт квитанция. При офлайн оплате, квитанцию отдаст кассир. Сохраните это подтверждение и вложите в пакет документов на визу.

Шаг 4. Подтверждение

Будьте внимательны, это обязательный шаг, про который многие забывают. Получив на руки квитанцию, ее необходимо отправить по электронной почте на те же адреса:

• Минск — postalminskpol@vfsglobal.com,
• Брест — postalbrestpol@vfsglobal.com,
• Гродно — postalgrodnopol@vfsglobal.com.

В новом сообщении, кроме квитанции, подтвердите дату и адрес забора документов. Дата корректировке не подлежит. Изменить адрес можно, но за это придется доплатить 6 белорусских рублей.

Шаг 5. Сформируйте пакет документов

Подготовьте документы, которые планируете пересылать в визовый центр. Помните, что в каждом случае это может быть свой перечень, узнать который можно в статьях этого раздела нашего сайта. Кроме указанного списка не забудьте вложить квитанции об оплате сборов и услуг.

В оригиналах (не копиях!) должны быть отправлены следующие документы:

• Паспорт.
• Приглашение.
• Согласие на обработку персональных данных.
• Заявление-анкету с фото и двумя подписями.
• Два экземпляра акта об оказанных услугах.
• Заявление на сопровождение членов семьи, если речь идет о программе Poland Business Harbour.
• Перечень документов, необходимый для выбранной цели.

Наоборот, нельзя высылать в оригинале, а только в копиях, все остальные документы. В первую очередь – карты поляка, свидетельства о рождении, браке и т.д.

На данном этапе корреспонденция не запаковывается, не применяются какие-либо конверты, кроме того, что привезет курьер на следующем шаге.

Шаг 6. Отправка документов

В указанную ранее дату по выбранному адресу дождитесь появления курьера. Далее:

1. Предъявите документ, удостоверяющий личность (документы примут только у лица, зарегистрировавшегося ранее).
2. Получите от курьера конверт и тщательно запакуйте документы. Не используйте скрепок, степлера и других подручных средств, которые могут повредить документы. Не мните, не складывайте, не загибайте бумажные носители.
3. Заполните курьерскую накладную (бланк передаст курьер). Проверьте адрес получателя (впишите, если он отсутствует): ООО «ВиЭфЭс Бай» 220006 Минск, ул. Бобруйская, дом 6/7.

Обратите внимание на комплектность пакета документов. Отсутствие чего-либо, в том числе квитанции и акта выполненных работ, приведет к отказу от рассмотрения, без возврата ранее оплаченных услуг.

Шаг 7. Рассмотрение и получение визы

Отслеживание статуса доставки и рассмотрения возможно на сайтах, соответственно, «Автолайтэкспресс» и визового центра (см. как проверить готовность визы?).

Рассмотрение происходит по обычной схеме. ППВА проверяет документы и, если все в норме, перенаправляет их в консульство, для согласования. Консульство проставляет визу или отказывает в получении (см. причины отказа) и возвращает документы в визовый центр.

А далее снова задействуется механизм курьерской службы. Представитель компании свяжется с вами для уточнения даты возвращения документов. Вернут загранпаспорт по адресу забора, а для замены точки доставки будет необходимо оплатить 6 белорусских рублей. Останется только дождаться курьера и забрать свои документы.

Посмотрите презентацию о подаче через почту от визового центра:

Напомним, что все оставшиеся вопросы можно задать на «горячую линию» ППВА: +375 17 388 13 37. Обязательно указывайте при звонке, что подача планируется курьерской службой «Автолайтэкспресс».