Электронные уведомления в Польше: когда присылают UPO, UPP и UPD?

При цифровой переписке, отправке заявок, заявлений и т.п. в органы власти Польши, необходимо иметь официальное подтверждение того, что требуемая информация доставлена. Эту роль и играют UPO, UPP и UPD, причем каждое уведомление свою.

Что такое UPO, UPP и UPD? Как они формируются, зачем нужны и где их искать? Ответы читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Вводные данные
• Что такое электронные уведомления и чем они отличаются?
• UPP: официальное уведомление об отправке
• UPD: официальное подтверждение доставки
• UPO: официальное подтверждение приема
• Где и как можно увидеть свой UPO?
• Что делать, есть UPO утрачен?

Вводные данные

Речь идет о случаях, когда электронный документооборот введен и используется выбранным органом власти и / или организацией. К сожалению, пока не все и не везде можно отправлять в цифровом формате, а, соответственно, сначала необходимо выяснить такую возможность, и только постом отправлять документы и ожидать подтверждения их получения.

Рассматриваемые уведомления являются электронными и использовать могут только в цифровом формате. Распечатанный документ не будет являться официальным.

Что такое электронные уведомления и чем они отличаются?

В данном случае под уведомлением понимается официальное подтверждение отправки, доставки и получения электронной информации (например, заявки, запроса, передачи требуемых данных).

Рассматривая последовательность процесса, уведомления поступают так:

1. При отправке, подтверждая именно этот факт, приходит UPP (официальное подтверждение отправки).
2. Когда информация получена, формируется и отправляется UPD (официальное подтверждение доставки).
3. Далее формируется UPO (официальное подтверждение приема) – документ, обобщающий данные по двум предыдущим.

Другими словами, речь идет не о трех разных статусах отправленного сообщения, а о двух (UPD и UPP), и некоего итогового уведомления (UPO), формируемого на основании двух предыдущих.

По этапам появления этих документов и рассмотрим их далее более подробно.

UPP: официальное уведомление об отправке

UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) – подтверждает факт отправки и доставки на указанный адрес. Это автоматически формируемый электронный документ, создаваемый в момент доставки (но не ознакомления!) сообщения на требуемый адрес.

Например, вот так выглядит UPP от ZUS:

Для чего может потребоваться UPP? В первую очередь, чтобы знать о доставке сообщения, но, кроме этого, в случае возникновения сложностей, UPP поможет доказать, что сведения отправлялись, и сделано это было в указанные дату и время.

UPD: официальное подтверждение доставки

UPD (Urzędowe Poświadczenie Doręczenia) – это так же электронный документ (xml-файл), но формируется он уже не автоматически, а только поле подписания электронной подписью адресатом.

То есть UPD подтверждает уже факт прочтения (принятия) документа. Соответственно, кроме информации об отправлении, получении, дате и времени, в данном уведомлении должна присутствовать ссылка или отдельный файл электронной подписи.

Выглядеть UPD может следующим образом:

UPO: официальное подтверждение приема

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – обобщающее уведомление, подтверждающее факт доставки и получения. После получения данного уведомления можно считать, что отправка состоялась и необходимые данные доставлены и получены.

Именно в виде UPO информация хранится в базах данных и может быть доступна заявителю (в случае необходимости).

Кроме прочего, UPO содержит следующую информацию:

• Полное название субъекта (например, учреждения), которому был вручен электронный документ.
• Дату и время ввода или передачи электронного документа в информационную систему.
• Дату и время подписания адресатом UPD в отношении данного документа.
• Дату и время создания UPO.

В документе также есть уникальные идентификаторы, по которым его можно будет найти позже.

Сообщение о формировании UPD может выглядеть так:

Где и как можно увидеть свой UPO?

Уведомление UPO будет видно в личном кабинете той системы, через которую отправлялось сообщение. Кроме этого, оно должно поступить на email, указанный при регистрации.

Для большей надежности рекомендуется скачать UPO и сохранить его на своем устройстве (гаджете). Как минимум стоит сохранить где-то идентификатор уведомления.

Что делать, есть UPO утрачен?

Если по какой-либо причине уведомление было утрачено и более недоступно, его можно получить заново (напомним, UPO хранятся в отдельных базах данных).

Чтобы запросить повторно UPO, надо обращаться к администраторам / техподдержке конкретной системы. Например, проверить статус отправления в адрес налоговых органов можно с помощью данного сервиса.

Подытожим. Для подтверждения доставки и получения электронных сообщений в официальные структуры, существует несколько цифровых уведомлений: UPP – подтверждает факт доставки, UPD – факт получения и прочтения, а UPO – обобщает эти данные и сохраняет их в специальных базах. Только правильно составленное, доставленное и полученное сообщение будем иметь уведомление UPO.