Как работает KSeF – Национальная система электронных фактур в Польше

В 2022 году в Польше запущена Национальная система электронных фактур – KSeF. Пока ее применение добровольно, однако уже скоро она станет обязательной для всех бизнес-единиц.

Что такое KSeF, как работает Национальная система электронных фактур, и почему подключиться к ней стоит уже сейчас – читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Что такое KSeF в Польше?
• Когда Национальная система электронных счетов (KSeF) станет обязательной для бизнеса?
• Какие преимущества использования KSeF?
• Как работает KSeF?
Как выглядит процесс подготовки счетов-фактур в KSeF?    
• Исчезнут ли из обращения бумажные счета-фактуры из-за KSeF?
• Как присоединиться к KSeF?
• Бухгалтерские конторы и KSeF
• Заключение

Что такое KSeF в Польше?

Основная цель KSeF — централизовать процесс регистрации счетов-фактур в бизнес-операциях, направив их в единое место хранения. К KSeF подключаются и внешние системы выставления счетов и учета, что позволяет получать счета-фактуры от различных используемых бизнесом программ, автоматизировав многие бухгалтерские операции.

Когда Национальная система электронных счетов (KSeF) станет обязательной для бизнеса?

В апреле 2024 года Министерство финансов Польши завершило аудит Национальной системы электронных счетов, который выявил критические ошибки при реализации проекта.

Новая дата запуска обязательного KSeF была перенесена на 2026 год, причем в два этапа:

• с 1 февраля 2026 года KSeF станет обязательным для предпринимателей, сумма прибыли которых (включая сумму налога) превысила 200 миллионов злотых в 2025 году;
• с 1 апреля 2026 года для остальных предпринимателей.

Можно ли до указанных дат использовать KSeF частично, то есть проводить через систему не все счета-фактуры? Да, при добровольном выставлении фактур через Krajowu System e-Faktur, пока не вступит в силу обязательное использование KSeF, предприниматели имеют возможность одновременно с выдачей электронных, продолжать выдавать и бумажные документы. Однако в таком случае не все преимущества электронных отчетов (подробнее об этом далее) могут быть реализованы.

Какие преимущества использования KSeF?

Преимущества системы, вероятно, будут не так важны после обязательного ее использования, однако на добровольном этапе польское правительство рассказало о ряде бонусов, поощряющих (стимулирующих) предприятия / бизнесменов присоединиться к Национальной системе электронных фактур, в частности:

• освобождение от обязанности хранить и архивировать счета-фактуры – эту ответственность берет на себя KSeF;
• освобождение от обязанности предоставления файлов JPK_FA по запросу офиса (при полном учете фактур через систему);
• сокращение времени ожидания возврата налога с 60 до 40 дней;
• единый формат электронного счета-фактуры для всех, например, покупатель не сможет заявить, что не получил фактуру, поскольку документ будет отправлен немедленно в режиме реального времени, что улучшит, среди прочего, и исправления;
• автоматизация процессов выставления счетов и учета, что сократит время, затрачиваемое на формальности, и снижение возможности ошибок;
• возможность загрузки счетов-фактур из системы KSeF без необходимости иметь счет-фактуру на бумажном носителе.

Как работает KSeF?

Национальная система электронных фактур позволяет выставлять структурированные счета-фактуры в формате XML с использованием интегрированного финансового и бухгалтерского программного обеспечения.

Система KSeF проверяет соответствие документа стандарту (правильная XML-схема счета-фактуры) и присваивает ему уникальный номер. Эмитент получает официальное подтверждение получения и доступ к нему путем аутентификации в KSeF или предоставления конкретных данных о счете (так называемый анонимный доступ на основании акцептирования процедуры, art.106na Ustawy o VAT / Закона РП о НДС).

Если получатель не дает согласия (не акцептирует фактуру), эмитент по-прежнему может использовать KSeF, но должен предоставить документ другой стороне сделки традиционным способом — в бумажном или электронном виде.

Как выглядит процесс подготовки счетов-фактур в KSeF?

В качестве основных этапов подготовки и отправки фактур в KSeF можно выделить следующие:

1. Предварительная подготовка счета-фактуры. Включает в себя указание всех обязательных и необязательных полей в документе, таких как имя и адрес покупателя, сведения о продавце, описание товаров или услуг, чистая сумма, ставка VAT, сумма VAT и сумма брутто.
2. Техническая подготовка фактуры. Предполагает создание XML-файла, содержащего данные счета-фактуры в формате, совместимом с KSeF.
3. Авторизация пользователя. Пользователь, который должен выставлять фактуры в KSeF, должен иметь на это соответствующие разрешения.
4. Отправка счета в KSeF.
5. Проверка счет-фактуры и принятие или непринятие документа в KSeF. После отправки фактура будет проверена на предмет правильности формата и содержания. Если документ пройдет проверку, он будет принят KSeF с присвоением номера – уникального идентификатора, который может быть использован для быстрого поиска и доступа к фактуре.

Соответственно, после внесения всех данных в систему (и проведенной проверки), продавцу достаточно сообщить покупателю номер фактуры, чтобы он нашел ее в системе и использовал по назначению.

С официальной инструкцией по работе системы на польском языке можно ознакомиться 📄 здесь, однако понимая, что речь идет о документе в 225 страниц.

Исчезнут ли из обращения бумажные счета-фактуры из-за KSeF?

Согласно заявлению польского Минфина, структурированные фактуры будут лишь одним из вариантов использования документов – на выбор сторон процесса. Соответственно, бумажные счета-фактуры не исчезнут, но логично предположить, что со временем их будет становиться все меньше.

Бумажные счета-фактуры (а также некоторые их электронные эквиваленты, которые не соответствуют требованиям Министерства финансов РП) окончательно потеряют силу, если Национальная система электронных счетов будет полностью принята как обязательная для всех.

Пока же (возможно и на довольно продолжительный срок) из KSeF исключены:

• потребительские счета (так называемые B2C – между бизнесом и клиентов);
• чеки, которые считаются счетами, включая квитанции на платных автомагистралях;
• счета-фактуры, выставленные в рамках OSS и IOSS.

О возможности и сроках учета этих документов на данный момент не сообщается.

Как присоединиться к KSeF?

Чтобы присоединиться к KSeF, необходимо иметь квалифицированную электронную подпись, доверенный профиль или токен, сгенерированный Национальной системой электронных счетов.

Вход в систему осуществляется через сайт налоговой инспекции Польши. Там же можно найти массу справочных материалов, в том числе по интеграции системы с другим ПО, работающим с фактурами, которыми, возможно, уже пользуются предприниматели.

Бухгалтерские конторы и KSeF

В случаях сотрудничества бизнес-структуры с бухгалтерской конторой процесс выставления фактур несколько отличается. Основная ответственность, как и всегда, лежит на предпринимателе, но и перед «внешней» бухгалтерией стоят определенные задачи.

Прежде всего, бюро рахункове следует обеспечить интеграцию программы выставления счетов, которую он пользуется, с KSeF. Кроме этого, бухгалтерия должна ознакомиться с правилами работы системы.

Предприниматель имеет возможность разрешить бухгалтерской конторе (или конкретным физическим лицам) выставлять структурированные счета и получать к ним доступ – в KSeF у налогоплательщика есть возможность указать бухгалтерскую контору в качестве лица, уполномоченного выставлять фактуры.

Заключение

Мнение предпринимателей и бухгалтеров об удобстве KSeF разделились. Однако это не имеет решающего значения, так как использование системы с определенного этапа является обязательным. А значит всем бизнес-структурам необходимо изучить функции системы, чтобы не совершать ошибок.