Як ФОПу в Польщі подати декларацію до ZUS?

Статья доступна на російською

Звітність – одне із найважливіших аспектів діяльності бізнесу. Серед різних зобов’язань виділяються декларації, які необхідно подавати до ZUS. Не секрет, що саме цей бік справи часто лякає малодосвідчених підприємців, які побоюються подати документи невчасно або заповнити їх неправильно.

Які декларації зобов’язаний подавати JDG до ZUS? Які звіти є обов’язковими, а що надається лише за певних умов? Як правильно заповнити документи і що буде, якщо цього не зробити? Відповіді читайте у матеріалі «Польського консультанта».

Скрыть содержание

• Вхідні дані
• Список щомісячних декларацій
Розрахункова декларація – ZUS DRA     Як заповнити ZUS DRA?     Особисті декларації – ZUS RCA та ZUS RSA     Як заповнити ZUS RCA та ZUS RSA?     Коли подавати ZUS DRA, ZUS RCA та ZUS RSA?     Щорічні ZUS DRA та ZUS RCA    
• Як надіслати документи до ZUS?
• Як виправити помилку в декларації?
• Додаткові форми
Інформація про страхування від нещасних випадків – ZUS IWA     Повідомлення про працівника, який виконував роботу в особливих умовах – ZUS ZSWA     Документи для працівників    
• Що буде, якщо не подати документи вчасно?

Вхідні дані

Розглядаючи подальшу ситуацію, думатимемо, що підприємець уже:

1. Знає що таке ФОП у Польщі.
2. Зареєстрував JDG.
3. Оформився платником у ZUS.
4. Знає скільки має сплачувати внесків.
5. З’ясував, як здійснюються платежі у ZUS.

Пройшовши всі ці етапи, або детально ознайомившись з ними, підприємець вже зустрічав ряд декларацій або інших форм, чиї назви починаються з «ZUS» (наприклад, ZUS ZFA або ZUS ZBA). Всі вони потрібні на своїх кроках і для своїх цілей. Перелічені далі документи необхідні у процесі діяльності.

Таким чином, у JDG створюється значний перелік різних звітів, в яких легко заплутатися. Для початку, доки не виробиться звичка поводження зі звітністю, рекомендуємо використовувати цей офіційний довідник від ЗУС (список розташований більш ніж на одній сторінці – якщо не знайдено необхідного, варто подивитися на інших).

Список щомісячних декларацій

У принципі, відповідно до умов, кожна з декларацій є обов’язковою. Однак є все ж таки більш поширені випадки, а є форми, що подаються в більш специфічних умовах. Так їх і розглядатимемо – за частотою використання.

Розрахункова декларація – ZUS DRA

Внески ZUS підприємець сплачує і за себе, і за найнятих працівників (або підрядників, якщо йдеться про співпрацю по Умові злеценя). Декларація ZUS DRA – це документ, в якому вказується розрахунок внесків та виплачених пільг.

JDG має подати декларацію ZUS DRA як при сплаті внесків у стандартній сумі (повний ZUS), так і при використанні різних пільг, зокрема Maly ZUS, Ульга на старт тощо.

Як заповнити ZUS DRA?

Насамперед, ознайомтеся із самим бланком. Це буде корисно при будь-якому способі подачі, в тому числі через інтернет (способи будуть розглянуті далі), оскільки дасть уявлення про необхідну для звітності інформацію:

📄 Переглянути бланк ZUS DRA

Щодо правил заповнення, то з ними можна ознайомитися в 📄 офіційній інструкції. Зверніть увагу, що в документі зазначено різні ситуації, у тому числі пов’язані зі зміною правил у 2022 році.

Особисті декларації – ZUS RCA та ZUS RSA

Якщо ФОП наймає співробітників, до декларації ZUS DRA особи, він також зобов’язаний прикріпити до кожного застрахованого звіти за формою ZUS RCA та ZUS RSA.

• ZUS RCA – це особистий щомісячний звіт про належні внески та виплачені допомоги – для розрахунку соціального та медичного страхування або допомог, які виплачуються співробітникам (іншими словами, застрахованим особам).
• ZUS RSA – персональний щомісячний звіт про виплачені пільги та перерви у сплаті внесків — для відображення виплачених допомог та перерв у сплаті внесків для ваших співробітників.

Як заповнити ZUS RCA та ZUS RSA?

Також почнемо з ознайомлення з бланками:

• 📄 Декларація ZUS RCA
• 📄 Декларація ZUS RSA

З’ясувавши все, що потрібно для оформлення даних форм, перейдемо до інструкцій.

• 📄 Як заповнити ZUS RCA
• 📄 Як заповнити ZUS RSA

Коли подавати ZUS DRA, ZUS RCA та ZUS RSA?

Перераховані вище форми – не єдині, які можуть знадобитися підприємцю. Однак вони об’єднані загальними параметрами, зокрема термінами подачі.

ФОП свою першу декларацію до ZUS зобов’язаний подати протягом місяця після реєстрації діяльності. З наступного місяця після початку діяльності (реєстрації) JDG починає сплачувати внески до Установи соціального страхування (ZUS). Водночас і подаються декларації.

Правила, які слід враховувати:

• Якщо діяльність зареєстрована першого дня місяця, то розрахункова декларація ZUS DRA подається і за цей (повний) і за кожен наступний.
• Якщо реєстрація відбулася протягом місяця (не з першого дня), перша ZUS DRA надається за неповний розрахунковий період, а другу – за наступний повний місяць.
• Якщо діяльність поновлюється протягом місяця, перша ZUS DRA також подається за неповний розрахунковий період, а друга – за наступний повний місяць.

В даний час (після змін 2022 року) встановлено, що індивідуальні підприємці подають дані документи до ЗУС до 20 числа місяця, наступного за звітним (у випадках, коли останній день оплати в місяці припадає на неділю або неробоче свято, термін переноситься на перший робочий день ).

Зазначені строки поширюються і на сплату внесків на соціальне забезпечення, медичне страхування, Фонд праці та Фонд солідарності, Фонд гарантованих виплат працівникам та Пенсійний фонд.

Від обов’язку щомісяця подавати ZUS DRA, ZUS RCA та ZUS RSA звільняються:

• духовенство;
• особи, які подають документи на працюючих у них нянь;
• особи, які підлягають добровільному пенсійному страхуванню та страхуванню по інвалідності.

Щорічні ZUS DRA та ZUS RCA

З 2023 року (за звітом за 2022 рік) для підприємців, які сплачують податки за податковою шкалою (12% та 32%) та фіксованим податком (19% з усього прибутку) запроваджено обов’язок подання щорічного розрахунку для виплат на медичне страхування. Зробити це необхідно до 20 травня (при поданні декларацій за квітень). Якщо 20 травня вихідний – до наступного першого робочого дня.

Зверніть увагу, для цього не використовуються окремі бланки. Дані вносяться до ZUS DRA (Розділ XII) та ZUS RCA (Розділ III.F) у документах за квітень разом з іншими даними за цей місяць.

Як надіслати документи до ZUS?

Звіти ZUS DRA, ZUS RCA та ZUS RSA можна подавати на паперовому носії до свого відділення ZUS (у тому числі поштою) або в електронному вигляді. Така свобода вибору підходить при сплаті внесків за 5 або менше осіб. Якщо людей більше, допустима лише електронна форма подачі (виняток можливий за згодою директора філії ZUS – тоді документи можуть бути надіслані у паперовому вигляді або на IT-носіях).

Що стосується цифрової подачі, то можуть бути використані:

• програма Płatnik (завантажується та встановлюється на комп’ютер – завантажити програму із сайту ZUS);
• додаток ePłatnik на платформі PUE ZUS, якщо в JDG працює не більше 100 осіб.

Для підписання документів в програмі Płatnik необхідно використовувати кваліфікований підпис. Щоб використовувати програму ePłatnik, знадобиться довірений профіль або кваліфікований підпис.

Коротка інструкція подачі через ePłatnik:

1. Увійдіть до PUE ZUS та авторизуйтесь.
2. Виберіть вкладку «ePłatnik».
3. У розділі «Dokumenty» клацніть «Dodaj dokument».
4. Виберіть необхідний тип декларації та натисніть «Wybierz» ⟶ «Przejdz do kreatora».
5. Заповніть необхідні дані та надішліть декларацію.

З повною інструкцією можна ознайомитись у 📄 брошурі від ZUS, вибравши необхідний документ:

Як виправити помилку в декларації?

Якщо допущено помилку під час подачі декларацій ZUS DRA, ZUS RCA або ZUS RSA, необхідно надати ZUS коригувальні документи:

• протягом 7 днів з моменту самостійного виявлення порушень або отримання повідомлення від ZUS;
• не пізніше ніж протягом 30 днів з дня отримання акта перевірки – якщо необхідність виправлення даних виникла внаслідок виявлення ZUS під час перевірки.

Для виправлення розрахункової декларації ZUS DRA за певний місяць, ZUS представляє нову, правильно заповнену форму ZUS DRA.

Для виправлення форм ZUS RCA або ZUS RSA надсилаються документи щодо лише тих співробітників, яких торкнулася помилка. Однак у декларації мають бути зазначені розрахунки всіх працівників за цей місяць.

Додаткові форми

Є ще кілька специфічних форм документів, які може знадобитися передати до ZUS.

Інформація про страхування від нещасних випадків – ZUS IWA

Підприємці, які сплачують внески по страхуванню від нещасних випадків, до 31 січня подають у ZUS форму ZUS IWA. Це інформація про дані, необхідні для визначення внеску зі страхування від нещасних випадків за попередній календарний рік.

Це стосується платників, які:

• Протягом усіх місяців попереднього року, і хоча б одного дня у січні поточного року, сплачували внески по страхуванню від нещасних випадків хоча б за одну особу.
• Минулого року страхували від нещасних випадків у середньому щонайменше 10 осіб на місяць (включаючи себе).
• На 31 грудня минулого року таких підприємців було внесено до реєстру REGON.

Форми ZUS IWA слід зберігати протягом 10 років з дати подання до ZUS (у формі паперового чи електронного документа).

📄 Бланк ZUS IWA для ознайомлення

Повідомлення про працівника, який виконував роботу в особливих умовах – ZUS ZSWA

Якщо підприємець приймає на роботу співробітників, які виконують обов’язки в особливих умовах, необхідно повідомити про це, надавши форму ZUS ZSWA.

Зробити це потрібно до 31 березня за минулий рік. Форми подачі ті самі – паперова чи електронна. Документ зберігається протягом 5 років з дати подання до ZUS.

📄 Бланк ZUS ZSWA для ознайомлення

Документи для працівників

Ця інформація подається не в ZUS, а самим співробітникам, але згадати про них все ж таки варто. Повинні бути надані такі відомості:

• Річний звіт про внески, нараховані за звітний рік. Надається до 28 лютого наступного року.
• Щомісячна інформація про нараховані внески — на вимогу працівника.

Відомості можуть бути надані як на спеціальних бланках, так і в іншій формі, що відповідає нормативним актам.

📄 Бланк річного звіту для працівника

Що буде, якщо не подати документи вчасно?

За несвоєчасне подання декларацій до ZUS передбачено штраф. У разі затримки, Управління соціального страхування спочатку надішле платнику повідомлення через PUE ZUS, але якщо документація так і не буде надіслана, Управління саме підготує декларацію ZUS DRA.

У такій декларації буде вказано внески на медичне страхування на мінімальному рівні, розрахованому відповідно до правил, що застосовуються до податкової шкали. Для підприємця це означає необхідність внесення коригування надалі. Йому також доведеться зробити доплату та сплатити штрафні відсотки.

Якщо JDG не внесе коригування протягом податкового року, а сама неподача документів пов’язана з невиплатою внесків, передбачено додаткові заходи впливу:

• до 5000 злотих одноразово;
• до 100% невнесених внесків;
• відкриття виконавчого провадження.

Чим довше затримка платежу/надання звітності, тим серйознішими можуть бути наслідки.

Резюмуємо. ФОП в Польщі має обов’язок щомісяця подавати до ZUS декларацію ZUS DRA – на себе та всіх найманих співробітників. За наявності останніх, також раз на місяць, надаються форми ZUS RSA і ZUS RCA на кожного з них.

Щорічно працівник повинен отримувати звіт про зроблені за попередній рік виплати за нього в ЗУС. Такий самий звіт може бути наданий і раз на місяць, але на вимогу співробітника.

Якщо робота має на увазі особливі умови, щорічно подається форма ZUS ZSWA, а за наявності страхування від нещасних випадків (і виконання інших умов) – форма ZUS IWA.