Как ИП в Польше подать декларацию в ZUS?

Статья доступна на украинском

Отчетность при ведении бизнеса – один из важнейших аспектов деятельности ИП. Среди различных обязательств выделяются декларации, которые необходимо предоставлять в ZUS. Не секрет, что именно данная сторона дела нередко пугает малоопытных предпринимателей, опасающихся не подать документы вовремя либо заполнить их неверно.

Какие декларации обязан подавать JDG в ZUS? Какие отчеты являются обязательными, а что предоставляется только при определенных условиях? Как правильно заполнить документы, и что будет, если этого не сделать? Ответы читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Вводные данные
• Перечень ежемесячных деклараций
Расчетная декларация – ZUS DRA     Как заполнить ZUS DRA?     Личные декларации — ZUS RCA и ZUS RSA     Как заполнить ZUS RCA и ZUS RSA?     Когда подавать ZUS DRA, ZUS RCA и ZUS RSA?     Ежегодные ZUS DRA и ZUS RCA    
• Как отправить документы в ZUS?
• Как исправить ошибку в декларации?
• Дополнительные формы
Информация о страховании от несчастных случаев – форма ZUS IWA     Сообщение о работнике, выполнявшем работу в особых условиях — ZUS ZSWA     Документы для работников    
• Что будет, если не подать документы своевременно?
• Заключение

Вводные данные

Рассматривая дальнейшую ситуацию, будем полагать, что предприниматель уже:

1. Знает что такое ИП в Польше.
2. Зарегистрировал хозяйственную деятельность.
3. Оформился плательщиком в ZUS.
4. Знает сколько должен платить взносов.
5. Выяснил, как именно осуществляются платежи в ZUS.

Пройдя все перечисленные этапы, или детально ознакомившись с ними, предприниматель уже встречал ряд деклараций или других форм, чьи названия начинаются с «ZUS» (например, ZUS ZFA или ZUS ZBA). Все они нужна на своих шагах и для своих целей. Перечисленные далее документы нужны в процессе деятельности.

Таким образом у ИП создается внушительный перечень различных отчетов, в которых несложно запутаться. Для начала, пока не выработается привычка обращения с отчетностью, рекомендуем использовать этот официальный справочник от ЗУС (список расположен более чем на одной странице – если не найдено необходимого, стоит посмотреть на других).

Перечень ежемесячных деклараций

В принципе, при соответствии условий, каждая из деклараций является обязательной. Однако есть все же более распространенные случаи, а есть формы, подающиеся в более специфических условиях. Так их и будем рассматривать – по частоте использования.

Расчетная декларация – ZUS DRA

Взносы ZUS предприниматель оплачивает и за себя, и за нанятых работников (или подрядчиков, если речь идет о сотрудничестве по умовам злецения). Декларация ZUS DRA – это документ, в котором указывается расчет взносов и выплаченных пособий.

JDG должен подать декларацию ZUS DRA как при уплате взносов в стандартной сумме (полный ZUS), так и при использовании различных льгот, в частности Maly ZUS, Ульга на старт и т.д.

Как заполнить ZUS DRA?

Прежде всего, ознакомьтесь с самим бланком. Это будет полезно при любом способе подачи, в том числе через интернет (способы предоставления будут рассмотрены далее), так как даст представление о необходимой для отчетности информации:
📄 посмотреть бланк ZUS DRA

Что касается правил заполнения, то с ними можно ознакомиться в официальной инструкции. Обратите внимание, что в документе указано на разные ситуации, в том числе связанные с изменением правил в 2022 году: 📄 Открыть инструкцию в отдельной вкладке.

Личные декларации — ZUS RCA и ZUS RSA

Если ИП нанимает сотрудников, к декларации ZUS DRA лица он также обязан прикрепить на каждого застрахованного отчеты по форме ZUS RCA и ZUS RSA.

• ZUS RCA – персональный ежемесячный отчет о причитающихся взносах и уплаченных пособиях — для расчета взносов социального и медицинского страхования или пособий, выплачиваемых сотрудникам (т.е. застрахованным лицам).
• ZUS RSA – персональный ежемесячный отчет о выплаченных пособиях и перерывах в уплате взносов — для отображения выплаченных пособий и перерывов в уплате взносов для ваших сотрудников.

Как заполнить ZUS RCA и ZUS RSA?

Так же начнем с ознакомления с бланками:

• 📄 Декларация ZUS RCA.
• 📄 Декларация ZUS RSA.

Выяснив все, что нужно для оформления данных форм, перейдем к инструкциям:

• 📄 Открыть инструкцию по заполнению ZUS RCA.
• 📄 Открыть инструкцию по заполнению ZUS RSA.

Когда подавать ZUS DRA, ZUS RCA и ZUS RSA?

Вышеперечисленные формы – не единственные, которые могут потребоваться предпринимателю. Однако они объединены общими параметрами, в частности, сроками подачи.

Свою первую декларацию в ZUS ИП обязан подать в течение месяца после регистрации деятельности. Со следующего месяца после начала деятельности (регистрации) JDG начинает платить взносы в Учреждение социального страхования (ZUS). Одновременно с этим и подаются декларации.

Правила, которые нужно учитывать, следующие:

• Если деятельность зарегистрирована в первый день месяца, то расчетная декларация ZUS DRA подается и за этот (полный) и за каждый последующий.
• Если регистрация произошла в течение месяца (не с первого дня), то первая ZUS DRA предоставляется за неполный расчетный период, а вторую — за следующий полный месяц.
• Если деятельность возобновляется в течение месяца, первая ZUS DRA так же подается за неполный расчетный период и вторая – за следующий полный месяц.

В настоящее время (после изменений 2022 года) установлено, что индивидуальные предприниматели подают данные документы в ЗУС до 20 числа месяца, следующего за отчетным (в случаях, когда последний день оплаты в месяце приходится на воскресенье или нерабочий праздник, срок переносится на первый рабочий день).

Указанные сроки распространяются и на уплату взносов на социальное обеспечение, медицинское страхование, в Фонд труда и Фонд солидарности, Фонд гарантированных выплат работникам и Пенсионный фонд.

От обязанности ежемесячно подавать ZUS DRA, ZUS RCA и ZUS RSA освобождаются:

• духовенство;
• люди подающие документы на работающих у них нянь;
• лица, подлежащие добровольному пенсионному страхованию и страхованию по инвалидности.

Как отправить документы в ZUS?

Отчеты ZUS DRA, ZUS RCA и ZUS RSA можно подавать на бумажном носителе в свое отделение ZUS (в том числе по традиционной почте) или в электронном виде. Такая свобода выбора подходит при выплате взносов за 5 или менее человек. Если людей больше, допустима только электронная форма подачи (исключение возможно с согласия директора филиала ZUS – тогда документы могут быть отправлены в бумажном виде или на IT-носителях).

Что касается цифровой подачи, то могут быть использованы следующие сервисы:

• программа Płatnik (скачивается и устанавливается на компьютер – скачать программу с сайта ZUS);
• приложение ePłatnik на платформе PUE ZUS, если у ИП работает не более 100 человек.

В случае с программой Płatnik для подписания документов необходимо использовать квалифицированную подпись. Чтобы использовать приложение ePłatnik, понадобится доверенный профиль или квалифицированная подпись.

Краткая инструкция для подачи через ePłatnik:

1. Войдите в PUE ZUS и авторизуйтесь.
2. Выберите вкладку ePłatnik.
3. В разделе «Dokumenty» кликните по пункту «Dodaj dokument».
4. Выберите необходимый тип декларации и нажмите «Wybierz» ⟶ «Przejdz do kreatora».
5. Заполните необходимые данные и отправьте декларацию.

С полной инструкцией можно ознакомиться в брошюре от ZUS, выбрав необходимый документ: 📄 Открыть инструкцию в отдельной вкладке

Как исправить ошибку в декларации?

Если допущена ошибка при подаче деклараций ZUS DRA, ZUS RCA или ZUS RSA, необходимо предоставить в ZUS корректирующие документы:

• в течение 7 дней с момента самостоятельного обнаружения нарушений или получения уведомления от ZUS;
• не позднее чем в течение 30 дней со дня получения акта проверки — если необходимость исправления данных возникла в результате обнаружения ZUS в ходе проверки.

Для исправления расчетной декларации ZUS DRA за определенный месяц, в ZUS представляется новая, правильно заполненная форма ZUS DRA.

Для исправления форм ZUS RCA или ZUS RSA, отправляются документы в отношении только тех сотрудников, которых затронула ошибка. Однако в декларации должны быть указаны расчеты всех работников за данный месяц.

Дополнительные формы

Есть еще несколько специфических форм документов, которые может понадобиться передать в ZUS.

Информация о страховании от несчастных случаев – форма ZUS IWA

Предприниматели, уплачивающие взносы по страхованию от несчастных случаев, до 31 января представляют в ZUS форму ZUS IWA. Это информация о данных, необходимых для определения взноса по страхованию от несчастных случаев за предыдущий календарный год.

Это касается плательщиков, которые:

• В течение всех месяцев предыдущего года, и хотя бы одного дня в январе года текущего, платили взносы по страхованию от несчастных случаев хотя бы за одно лицо.
• В прошлом году страховали от несчастных случаев в среднем не менее 10 человек в месяц (включая себя).
• На 31 декабря прошлого года такие предприниматели были внесены в реестр REGON.

Формы ZUS IWA следует хранить в течение 10 лет с даты подачи в ZUS (в форме бумажного или электронного документа).

📄 Бланк ZUS IWA для ознакомления

Сообщение о работнике, выполнявшем работу в особых условиях — ZUS ZSWA

Если предприниматель принимает на работу сотрудников, выполняющих обязанности в особых условиях, об этом необходимо сообщить, предоставив форму ZUS ZSWA.

Сделать это нужно до 31 марта за предыдущий год. Формы подачи те же – бумажная или электронная. Документ хранится в течение 5 лет с даты подачи в ZUS.

📄 Бланк ZUS ZSWA для ознакомления

Документы для работников

Это сведения предоставляются не в ZUS, а самим сотрудникам, но упомянуть о них все же стоит. Должны быть предоставлены следующие сведения:

• Годовой отчет о взносах, начисленных за отчетный год. Предоставляется до 28 февраля следующего года.
• Ежемесячная информация о начисленных взносах — по требованию работника.

Сведения могут быть предоставлены, как на специальных бланках, так и в иной форме, соответствующей нормативным актам.

📄 Бланк годового отчета для работника

Что будет, если не подать документы своевременно?

За несвоевременное предоставление деклараций в ZUS предусмотрен штраф. В случае задержки, Управление социального страхования РП сначала направит плательщику уведомление в PUE ZUS, но если документация так и не будет отправлена, Управление само подготовит декларацию ZUS DRA.

В такой декларации будут указаны взносы на медицинское страхование на минимальном уровне, рассчитанном в соответствии с правилами, применимыми к налоговой шкале. Для предпринимателя это означает необходимость внесения корректировки в дальнейшем. Ему также придется сделать доплату и оплатить штрафные проценты.

Если ИП не внесет корректировку в течение налогового года, а сама неподача документов связана с невыплатой взносов, предусмотрены дополнительные меры воздействия:

• до 5 тысяч злотых единовременно;
• до 100% невнесенных взносов;
• возбуждение исполнительного производства.

Чем дольше задержка платежа / предоставления отчетности, тем серьезнее могут быть последствия.

Заключение

Резюмируем. У ИП есть обязанность ежемесячно подавать в ZUS декларацию ZUS DRA – на себя и всех наемных сотрудников. При наличии последних, так же раз в месяц, предоставляются формы ZUS RSA и ZUS RCA на каждого из них.

Раз в год работник должен получать отчет о сделанных за предыдущий год выплат за него в ЗУС. Такой же отчет может быть предоставлен и раз в месяц, но по требованию сотрудника.

Если работа подразумевает особые условия, раз в год подается форма ZUS ZSWA, а при наличии страхования от несчастных случаев (и выполнения других условий) – форма ZUS IWA.