Что такое апостиль документов и зачем он нужен? Проставление, сроки и стоимость услуги в Украине

Посвятив множество материалов проблемам легализации иностранцев в Польше, мы каждый раз указывали на списки необходимых документов. Разумеется, большинство из них было выдано за пределами РП и оформлены не на польском языке. Для признания этих документов и проводится процедура апостилирования, о которой будет рассказано в данной статье.

Что это такое и зачем он нужен? Объясняем простыми словами

Суть процедуры в подтверждении подлинности документа соответствующими организациями, верности подписи и других параметров. Результатом апостилирования является специальный штамп, подтверждающий юридическую силу бумаги на территории иностранных государств.

Обратите внимание, что в некоторых случаях апостиль заверяет документ, но не дает права использовать его по назначению без дополнительных процедур. К примеру, дипломы об образовании могут потребовать нострификации в РП.

Где можно поставить? Министерство юстиции, образования и МИД

Итак, кто делает? Процессом занимаются государственные органы, при этом у каждого из нижеперечисленного учреждения своя сфера деятельности. К примеру, на территории Украины процедуру проводят:

• В Минюсте – ставят печать на акты гражданских состояний и нотариальные документы.
• В Министерстве образования – ставится на все, что связано с работой этого ведомства.
• В МВД (с 01.01.2023) – на документах, которые выдаются Министерством внутренних дел и его территориальными органами по предоставлению сервисных услуг, кроме документов, относящихся к сфере образования и науки.
• В Государственной миграционной службе (с 01.01.2023) – на документах, выдаваемых Государственной миграционной службой, ее территориальными органами и территориальными подразделениями, касающимися сферы миграции (иммиграции и эмиграции), в том числе противодействия нелегальной (незаконной) миграции, гражданства, беженцев и других определенных законодательством.
• В Государственная налоговая служба Украины (с 01.01.2023) – на документах, которые выдаются Государственной налоговой службой и ее территориальными органами.
• В МИД – остальное, не вошедшее в два предыдущих пункта (по линиям медицины, МВД, ОВИР, ЗАГС и т.д.).

Существует и множество посреднических организаций, оказывающих предоставление апостиля. Цена процедуры у них дороже, но происходит более оперативно.

Можно ли поставить апостиль в Польше?

Часто у читателей появляются вопрос о возможности получить апостиль на украинские документы, не покидая Польши. К сожалению, это невозможно – ни консульства, ни посольство на данный момент не занимаются этими вопросами.

В Польше можно получить апостиль только на польских документах, но это отдельная процедура, не имеющая отношения к теме данной статьи.

Обязательно ли возвращаться домой, чтобы поставить апостиль? Теоретически, нет. Опять же, существуют коммерческие посредники, готовые заняться вопросом по доверенности. Но при этом:

1. Стоимость такой процедуры довольно высокая.
2. Сроки (из-за пересылки документов) так же немалы.

Кроме того, таким посредникам нужно передать оригиналы документов, что чревато их утратой.

На каких документах нужен специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи?

Апостилированию подлежит большинство документов. В частности:

• Об образовании:
  • аттестаты о среднем образовании;
  • дипломы о высшем образовании;
  • свидетельства, сертификаты польского языка и другие, связанные со сферой образования.
• О гражданских состояниях (выданные органами ЗАГС):
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о расторжении брака и другие аналогичные.
• Составленные у нотариуса:
  • доверенность;
  • заявления;
  • аффидевиты и пр.

Также документы, требующие получить апостиль, делят на:

• частные (выданные конкретным физическим лицам);
• и юридические (выданные фирмам: уставы, договора и т.п.).

О требовании апостилирования конкретного документа лучше узнавать заранее на польской стороне. Если нет такой возможности, рекомендуем провести процедуру, т.к. сделать это в Польше может быть затруднительно.

Для каких стран не нужна легализация иностранных документов?

Взаимное признание апостиля производится странами на основании международных соглашений, в частности соответствующей Гаагской конвенции (подписана в Гааге в 1961 году; с начала 2000-х к ней присоединились многие страны СНГ и Польша).

Признание происходит неодинаково для различных стран. Существует государства, между которыми возможно:

1. Простое (одиночное апостилирование) – достаточно проставить апостиль.
2. Двойное апостилирование – когда документу требуется и апостиль, и присяжный перевод, который, в свою очередь, также необходимо апостилировать.
3. С консульским подтверждением – это нечто среднее между двумя предыдущими: документу требуется апостиль и присяжный перевод, для заверения которого достаточно консульской печати.

Рассмотрим подробнее, какие страны требуют своей формы апостилирования. Данные будут предоставлены для граждан Украины – для других стран СНГ ситуация аналогичная, но может незначительно отличаться.

Страны, которые требуют проставление 1-го апостиля

Двойной апостиль

В данную категорию входят и государства, которым достаточно и консульского подтверждения (отмечены звездочкой), но и с двойным апостилем могут быть рассмотрены.

• Австралия
• Австрия
• Бахрейн
• Бельгия
• Бразилия
• Бурунди
• Великобритании
• Греция
• Дания
• Зеландия
• Израиль
• Ирландия
• Исландия
• Испания*
• Италия*
• Кипр
• Корея
• Косово
• Люксембург
• Мальта
• Марокко
• Мексика
• Монако
• Нидерланды
• Никарагуа
• Новая
• Норвегия
• Оман
• Парагвай
• Португалия
• Турция
• Финляндия
• Франция*
• Чехия*
• Чили
• Швейцария
• Швеция
• Эквадор
• Япония

Апостиль документов с последующим консульским подтверждением

Напомним, речь идет об апостилировании самого документа, получении его присяжного перевода и заверении последнего в консульстве РП. К таким странам относятся: Чехия, Италия, Франция, Испания.

Под консульской легализацией понимают другую сложную процедуру – легализацию документов между странами, не подписавшими Гаагскую конвенцию. Об этом будет рассказано ниже.

Проставление апостиля на оригинал или копию

Согласно законам, апостилироваться может как оригинал, так и копия документа, если нормативные акты не предполагаются иного. В этом «если» зачастую содержится главная трудность. Разберем вопрос подробнее.

Апостиль ставится на оригиналах документов об образовании, нотариальных документах, доверенности, заявлениях, документах государственных служб (налоговой, МВД, МРЭО, миграционными службами и т.д.), медицинских документах (справки, выписки и т.д.).

Апостилируются только копии:

1. Выданные дипломатическими ведомствами.
2. Связанные с проведением коммерческих и/или таможенных процедур.
3. Выданные на территории бывшего СССР, в период его существования.

На такие документы делается копия (дубликат), заверяется нотариально и уже она апостилируется.

Как сделать апостиль самостоятельно?

Шаг 1. Готовим необходимые документы

Первым делом необходимо определиться:

1. Требуется ли апостиль.
2. Заверяется оригинал или копия (если копия, то делаем ее и оформляем).
3. Нужен ли перевод (в случае необходимости, проводим эту процедуру с присяжным переводом).
4. Какой тип апостилирования необходим: простой, двойной или с консульским подтверждением.
5. Определяем организацию, которая будет проводить апостилирование: министерство юстиции, образования или иностранных дел (виды документов, которыми занимаются данные учреждения см. выше).

Шаг 2. Едем в Киев? Не всегда!

Все министерства, как правило, расположены в столицах. Однако не в каждом случае придется отправляться туда:

• Министерство юстиции делегировал эти полномочия некоторым ЗАГС. Для начала узнайте, проводит ли апостилирование ближайшее к вам отделение.
• Минобразования проводит апостилирование через отдельную организацию Информационно–имиджевый Центр. Расположена она в Киеве, но некоторые документы можно подтвердить через курьера. Это стоит отдельных денег, но, как правило, выгоднее поездки в столицу. Подробности можно узнать на их сайте.
  Там же можно скачать бланк «Согласия на обработку данных» и подписать его заранее. Особенно это актуально, если принято решение ехать самостоятельно, а документы везутся за нескольких человек (супруги, дети и т.д.) – подписанные ими Согласия должны быть на руках.
• МИД выдается справки только при личном присутствии. В этом случае ехать придется. Однако их работа наиболее оперативна, и, при обращении в первой половине дня, зачастую к вечеру все уже готово. График работы нередко меняется, поэтому лучше уточнять его на сайте министерства перед поездкой.

Особая процедура дистанционного апостилирования из-за границы рассмотрена в отдельно материале.

Шаг 3. Подаем бумаги

Итак, мы определились, что подаем, в каком виде и куда. Остается отправиться на место или отправить заявку почтой/курьером. Оплата пошлин и других услуг производится на месте, в ближайшем отделении банка, однако в некоторых случаях деньги могут взять и т.н. наложенным платежом, т.е. при получении готовых документов в почтовом отделении.

Шаг 4. Сроки

Максимальный срок рассмотрения заявки установлен законом и составляет 5 рабочих дней. Однако в случаях, если требуется детальная проверка, выполнить которую затруднительно, срок может быть продлен до 20 дней. Плюс время на доставку. Имейте это в виду, планируя поездки.

При этом на практике все происходит быстрее, а в случае МИД и вовсе можно уложиться в один день.

Особенности апостилирования старых документов

Все документы, выданные на бланках, не соответствующих действующим сегодня образцам, должны быть заменены на дубликаты на бланках, соответствующих законодательству. Именно эти дубликаты и подлежат апостилированию.

Стоимость апостиля и перевода для Польши в Украине

Официально установленная стоимость апостиля – 51 гривна. Однако некоторые министерства применяют практику срочного оформления, что повышает стоимость процедуры.

Также отдельно оплачиваются почтовые, курьерские и другие услуги.

Причины отказа в проставлении апостиля

Главное основание большинства отказов – невозможность проверки документа. Причин такой невозможности может быть множество. Основные из них:

• Не удалось связаться с нотариусом, выдавшим документ.
• Организация, выдавшая документ, не ответила на запрос министерства.
• Организация не ответила в установленные сроки (опоздала с ответом).

Второе по частоте основание отказа – неверно подготовленные документы. Это могут быть обычные копии вместо заверенных, предоставление бумаг, не подлежащих апостилированию и т.д.

Во втором случае решение простое – предоставить все в правильном формате. При отсутствии ответа, придется потрудиться. Лучше самостоятельно обратиться в учреждение, попросив ускорить ответ. Далее рекомендуется связаться с министерством и проконтролировать получен ли результат запроса. И только после этого подавать заявку заново.

Возможно, в этих случаях лучше прибегнуть к услугам посредников.

Засвидетельствование в порядке консульской легализации

Данная процедура предназначена для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Польша и Украина (а также другие страны СНГ) к таким странам не относятся, поэтому опишем процесс в общих чертах. В основном он сводится к четырем этапам:

1. Нотариальное заверение документа и его перевода.
2. Подтверждение документа у уполномоченного государством нотариуса (как правило, при министерстве).
3. Подтверждение в профильном министерстве.
4. Подтверждение в консульстве государства, где документ необходим для предъявления.

Апостиль очень важен, а зачастую и необходим. Возможно, это не самая простая процедура, но выполнить ее под силу практически каждому. Просчитайте заранее какие нужны документы, куда обращаться, что приготовить, в какие сроки нужно уложиться, и процесс окажется не таким «страшным», как казался изначально.