Какие документы в течение какого времени должны хранить бизнесмены в Польше?
Любая компания в процессе деятельности собирает огромные объемы документации. На каждом предприятии это и документы общего характера, и специфичные для профиля конкретной фирмы. Независимо от их количества, документами необходимо правильно управлять, что предполагает создание условий для их хранения, правильного архивирования, уничтожения и, при необходимости, оцифровки.
Эффективный документооборот в компании позволяет обеспечить быстрый доступ к необходимой информации, что, в свою очередь, поддерживает принятие решений и операционные процессы в компании. Однако необходимость правильной организации документации вытекает не только из необходимости поддержания порядка или сокращения времени поиска документов, но и из правовых норм.
Подробнее о типах хранения документов и сроках такого хранения читайте в данном материале «Польского консультанта».
Скрыть содержание
- Документооборот в компании
- Юридические основания сроков хранения документов
- Условия хранения документов
- От хранения до утилизации
- Работа с архивами
- Основные сроки хранения документов
Документооборот в компании
Процесс управления документацией многогранен. Он включает в себя:
- надлежащий и соответствующий требованиям сбор документов;
- их категоризацию;
- хранение;
- последующее удаление и уничтожение документов.
Каждый из этих процессов служит разным целям. Хранение означает правильное и безопасное складирование бумажных документов, и хотя может показаться, что мир отходит от бумажной документации, многие компании и учреждения, в том числе банки, медицинские учреждения, а также предприниматели, осуществляющие другую деятельность, по-прежнему оформляют документы в традиционной форме.
Стоит помнить, что сроки хранения подразумевают складирование их после применения. Например, договоры ипотечного кредита, заключенные на 30 лет, подразумевают сохранность в течение периода их действиях плюс еще установленный срок хранения. Другой пример — документация сотрудников, созданная до 2019 года, которая по регламенту должна храниться 50 лет.Юридические основания сроков хранения документов
В Польше не существует единого и отдельного правового акта, регулирующего вопросы, связанные с документооборотом. Правила хранения на общем уровне указаны в Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Законе РП о национальных архивных ресурсах и архивах), где, кроме прочего, указано, что документация должна храниться в условиях, обеспечивающих ее должную защиту от уничтожения и кражи.
Однако существует гораздо больше профильных правовых норм, касающихся хранения документов. Это акты и положения, которые определяют условия и вопросы, связанные с хранением конкретной документации. Они также включают в себя решения относительно сроков для документов различных типов, а также методов их категоризации, хранения, уничтожения или передачи в государственный архив.В то же время в ряде нормативных актов, например, в ordynacja podatkowa (Законе о налогах), ustawa o rachunkowości (Законе о бухгалтерском учете), prawo bankowe (банковском законодательстве), prawo budowlane (строительном законодательстве) и kodeks cywilny (Гражданском кодексе РП), подробно оговариваются различные сроки хранения конкретных типов документов. Такое большое количество нормативных актов может вызвать путаницу у малоопытных предпринимателей относительно определения срока хранения тех или иных документов.
Стоит помнить, что польское законодатель оставляет за собой право свободно формировать сроки хранения конкретного вида документационного ресурса. Эти правила чаще всего включаются в подробные положения, возникающие в результате законодательного процесса. В случае сомнений относительно квалификации документации лучше всего обратиться за информацией в компанию, специализирующуюся на услугах по управлению документами.Среди основных нормативно-правовых актов, на которые стоит обратить внимание предпринимателям, можно выделить следующие:
Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) Постановление Министра науки, высшего образования и технологий РП (здесь и далее речь идет о польском законодательстве – прим. ПК) о принципах засекречивания и квалификации документации, а также принципах и порядке передачи архивных материалов в государственные архивы Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116) Постановление Министра культуры и национального наследия об уточнении конкретных случаев и порядка раннего доступа к архивным материалам Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych Приказы Главного директора Государственного архива, в том числе о принципах организации и порядке передачи архивных материалов в государственные архивы, подаче заявлений о недостающей неархивной документации или организации, а также порядке передачи технической документации предоставление архивных материалов в государственные архивы Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.) Закон о защите персональных данных Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) Закон о бухгалтерском учете Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) Закон г. о защите секретной информации Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.) Закон о печати Условия хранения документов
Распространенной практикой компаний является размещение архивов в подвалах и на нижних этажах зданий. Между тем, в неподходящих для этого помещениях документы подвергаются риску повреждения (уничтожения). Если помещения, например, затоплены в результате наводнения или даже из-за небольшой сырости, бумага подвергается воздействию плесени. В результате документы могут быть настолько повреждены, что их будет сложно прочитать или восстановить. Поэтому стоит убедиться, что документы правильно хранятся или оцифрованы для обеспечения резервного копирования.
В постановлении Премьер-министра Польши от 18 января 2011 года четко сформулированы требования к размещению архива, а также требования к технической безопасности помещений, где хранятся документы. В нем также указаны подробные условия хранения бумажной документации, такие как температура и уровень влажности. Такие строгие требования могут обеспечить специальные компании по обработке документов, имеющие собственные склады. При отсутствии должных условий хранение, есть смысл рассмотреть их услуги.От хранения до утилизации
Процесс документооборота заключается не только в хранении бумажной документации.
- Важным элементом является оцифровка, то есть процесс преобразования документов из бумажного в электронный вид, а также их соответствующее архивирование. Этот термин охватывает все работы по оформлению и очистке в рамках определенного пакета документов.
- Не стоит забывать о процессе правильной категоризации сроков хранения, благодаря чему можно избежать риска уничтожения документов, которые еще должны храниться.
- Само уничтожение – это окончательный процесс, заключающийся в необратимой утилизации документов таким образом, чтобы их восстановление было невозможным – в соответствии с действующим стандартом DIN 66399 и классами секретности P3 или P4.
Требования к отдельным процессам, составляющим документооборот, регулируются правовыми нормами, однако стоит обратить внимание на дополнительные организационные элементы, связанные с этим вопросом.
Работа с архивами
Очень важна соответствующая систематика архивной работы и ответственные за эти процессы кадры, обладающие необходимыми знаниями и опытом. К сожалению, на многих предприятиях это направление недооценивается, недостаточно инвестируется и воспринимается как неприятная и дорогостоящая необходимость.
Для компаний, занимающихся другой деятельностью, документооборот не является областью, приносящей конкретную прибыль, поэтому соответствующие обязанности часто поручаются неквалифицированным людям, стажерам или студентам в рамках подработок. Однако стоит осознавать, в какой степени эта область защищает от конкретного измерения потенциальных потерь и рисков.
Перечень ошибок, с которыми могут столкнуться предприниматели, очень широк, а последствия проверок, проводимых налоговыми органами при отсутствии полной документации, могут быть очень серьезными. Вот почему компаниям следует уделять больше внимания этой сфере.
Основные сроки хранения документов
Еще раз повторим, что эти параметры зависят от типа конкретного документа, и не столько имеют разные значения, но и условия отсчета необходимого срока. Приведем несколько примеров, касающихся большинства предприятий:
Тип документов Сроки хранения Бухгалтерские, в частности:
- книги доходов и расходов (ведущиеся субъектами, облагаемыми налогом на общих принципах и фиксированным налогом) и учет доходов (ведущийся субъектами, облагаемыми паушальным налогом);
- реестры VAT;
- бухгалтерские доказательства, такие как счета-фактуры, внутренние документы, корректирующие счета, корректирующие записи, бухгалтерские записи,
- учет основных средств;
- учет пробега автомобиля (километровый журнал);
- инвентаризационные документы (инвентаризация) и т.п.
5 лет с последнего дня календарного года. в котором документ создан Налоговые декларации 5 лет с конца календарного года, в котором они были поданы (напомним, что декларации подаются в текущем году за год предыдущий) Документы, связанные с ZUS 5 лет с даты их предоставления Документы, связанные с персоналом 10 или 50 лет со дня увольнения работника, к которому относятся документы Завершающий пункт требует пояснений. С 2019 года плательщик взносов обязан хранить расчетные ведомости, зарплатные карточки или иные доказательства, на основании которых определяется основание для расчета пенсии или пенсии по инвалидности, в течение 50 или 10 лет со дня окончания застрахованным лицом своей трудовой деятельности у данного плательщика. Такой же срок должен быть соблюден и для хранения личных дел работника.10-летний срок хранения личных дел будет распространяться на работников, принятых на работу после 1 января 2019 года. Однако в случае работников, принятых на работу в период с 1 января 1999 г. по 31 декабря 2018 г., у работодателя есть выбор срока хранения дел сотрудников. Если работодатель выберет 10-летний период хранения, ему придется отправить информационный отчет в ZUS. Тогда бывший сотрудник получит информацию о сокращении срока хранения его личных дел и возможности их сбора, а также информацию о балансе его счета.
По истечении указанных сроков руководитель подразделения может принять решение о ликвидации всей учетной документации, которая может быть уничтожена. Он также определяет способ утилизации, например, воспользовавшись услугами специальной компании. В случае ликвидации документов стоит подготовить отчет, чтобы иметь возможность впоследствии доказать, какие документы были уничтожены. Отчет может также включать перечень ликвидируемых документов и лиц, ответственных за их ликвидацию, или сведения о компании, которой поручено их распоряжение.
Резюмируем. Сроки хранения документов, связанных с ведением бизнеса, в Польше разные. Предпринимателям стоит заранее определить эти периоды для всех типов используемой документации, а также методы ее хранения т утилизации.
Остались вопросы? Задайте их:
Каждый нерешенный вопрос – это незаконченное дело, которое висит над нами как облака. Откладывая его, мы теряем время, энергию и даже спокойствие. Не откладывайте решения на потом, а беритесь за них сейчас. Не бойтесь изменений, не бойтесь принимать сложные решения, потому что именно они могут привести к лучшему будущему.
- Под статьей в виде комментария.
- В нашем ТГ-чате.
- Через платную консультацию.
Подпишись на канал