Любая компания в процессе деятельности собирает огромные объемы документации. На каждом предприятии это и документы общего характера, и специфичные для профиля конкретной фирмы. Независимо от их количества, документами необходимо правильно управлять, что предполагает создание условий для их хранения, правильного архивирования, уничтожения и, при необходимости, оцифровки.
Эффективный документооборот в компании позволяет обеспечить быстрый доступ к необходимой информации, что, в свою очередь, поддерживает принятие решений и операционные процессы в компании. Однако необходимость правильной организации документации вытекает не только из необходимости поддержания порядка или сокращения времени поиска документов, но и из правовых норм.
Подробнее о типах хранения документов и сроках такого хранения читайте в данном материале «Польского консультанта».
Документооборот в компании
Процесс управления документацией многогранен. Он включает в себя:
- надлежащий и соответствующий требованиям сбор документов;
- их категоризацию;
- хранение;
- последующее удаление и уничтожение документов.
Каждый из этих процессов служит разным целям. Хранение означает правильное и безопасное складирование бумажных документов, и хотя может показаться, что мир отходит от бумажной документации, многие компании и учреждения, в том числе банки, медицинские учреждения, а также предприниматели, осуществляющие другую деятельность, по-прежнему оформляют документы в традиционной форме.
Согласно art.94¹¹ k.p., документация, ведущаяся и хранящаяся в электронной форме, равнозначна документации в бумажной форме. Работодатель вправе выбрать электронный формат ведения кадровых документов.
Юридические основания сроков хранения документов
В Польше не существует единого и отдельного правового акта, регулирующего вопросы, связанные с документооборотом. Правила хранения на общем уровне указаны в Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Законе РП о национальных архивных ресурсах и архивах), где, кроме прочего, указано, что документация должна храниться в условиях, обеспечивающих ее должную защиту от уничтожения и кражи.
В то же время в ряде нормативных актов, например, в ordynacja podatkowa (Законе о налогах), ustawa o rachunkowości (Законе о бухгалтерском учете), prawo bankowe (банковском законодательстве), prawo budowlane (строительном законодательстве) и kodeks cywilny (Гражданском кодексе РП), подробно оговариваются различные сроки хранения конкретных типов документов. Такое большое количество нормативных актов может вызвать путаницу у малоопытных предпринимателей относительно определения срока хранения тех или иных документов.
Среди основных нормативно-правовых актов, на которые стоит обратить внимание предпринимателям, можно выделить следующие:
| Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej | Постановление Министра культуры и национального наследия от 20 октября 2015 года о классификации и квалификации документации, передаче архивных материалов в государственные архивы и отбраковке неархивной документации |
| Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116) | Постановление Министра культуры и национального наследия об уточнении конкретных случаев и порядка раннего доступа к архивным материалам |
| Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych | Приказы Главного директора Государственного архива, в том числе о принципах организации и порядке передачи архивных материалов в государственные архивы, подаче заявлений о недостающей неархивной документации или организации, а также порядке передачи технической документации предоставление архивных материалов в государственные архивы |
| Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000) | Закон о защите персональных данных |
| Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) | Закон о бухгалтерском учете |
| Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) | Закон о бухгалтерском учете |
| Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118) | Закон о пенсиях |
| Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.) | Закон о печати |
Условия хранения документов
Распространенной практикой компаний является размещение архивов в подвалах и на нижних этажах зданий. Между тем, в неподходящих для этого помещениях документы подвергаются риску повреждения (уничтожения). Если помещения, например, затоплены в результате наводнения или даже из-за небольшой сырости, бумага подвергается воздействию плесени. В результате документы могут быть настолько повреждены, что их будет сложно прочитать или восстановить. Поэтому стоит убедиться, что документы правильно хранятся или оцифрованы для обеспечения резервного копирования.
От хранения до утилизации
Процесс документооборота заключается не только в хранении бумажной документации.
- Важным элементом является оцифровка, то есть процесс преобразования документов из бумажного в электронный вид, а также их соответствующее архивирование. Этот термин охватывает все работы по оформлению и очистке в рамках определенного пакета документов.
- Не стоит забывать о процессе правильной категоризации сроков хранения, благодаря чему можно избежать риска уничтожения документов, которые еще должны храниться.
- Само уничтожение – это окончательный процесс, заключающийся в необратимой утилизации документов таким образом, чтобы их восстановление было невозможным – в соответствии с действующим стандартом DIN 66399 и классами секретности P3 или P4.
Требования к отдельным процессам, составляющим документооборот, регулируются правовыми нормами, однако стоит обратить внимание на дополнительные организационные элементы, связанные с этим вопросом.
Работа с архивами
Очень важна соответствующая систематика архивной работы и ответственные за эти процессы кадры, обладающие необходимыми знаниями и опытом. К сожалению, на многих предприятиях это направление недооценивается, недостаточно инвестируется и воспринимается как неприятная и дорогостоящая необходимость.
Для компаний, занимающихся другой деятельностью, документооборот не является областью, приносящей конкретную прибыль, поэтому соответствующие обязанности часто поручаются неквалифицированным людям, стажерам или студентам в рамках подработок. Однако стоит осознавать, в какой степени эта область защищает от конкретного измерения потенциальных потерь и рисков.
Перечень ошибок, с которыми могут столкнуться предприниматели, очень широк, а последствия проверок, проводимых налоговыми органами при отсутствии полной документации, могут быть очень серьезными. Вот почему компаниям следует уделять больше внимания этой сфере.
Основные сроки хранения документов
Еще раз повторим, что эти параметры зависят от типа конкретного документа, и не столько имеют разные значения, но и условия отсчета необходимого срока. Приведем несколько примеров, касающихся большинства предприятий:
| Тип документов | Сроки хранения |
|---|---|
Бухгалтерские, в частности:
|
5 лет с последнего дня календарного года, в котором документ создан |
| Налоговые декларации | 5 лет с конца календарного года, в котором они были поданы (напомним, что декларации подаются в текущем году за год предыдущий) |
| Документы, связанные с ZUS | 5 лет с даты их предоставления |
| Документы, связанные с персоналом | 10 или 50 лет с конца календарного года, в котором прекратились трудовые отношения |
10-летний срок применяется к работникам, принятым после 1 января 2019 года. Для работников, принятых с 1 января 1999 г. по 31 декабря 2018 г., срок составляет 50 лет, но может быть сокращен до 10 лет при условии подачи в ZUS информационного отчета (raport informacyjny ZUS RIA). Для работников, принятых до 1 января 1999 года, срок составляет 50 лет без возможности сокращения.
По истечении указанных сроков руководитель подразделения может принять решение о ликвидации всей учетной документации, которая может быть уничтожена. Он также определяет способ утилизации, например, воспользовавшись услугами специальной компании. В случае ликвидации документов стоит подготовить отчет, чтобы иметь возможность впоследствии доказать, какие документы были уничтожены. Отчет может также включать перечень ликвидируемых документов и лиц, ответственных за их ликвидацию, или сведения о компании, которой поручено их распоряжение.
Частые вопросы
Резюмируем. Сроки хранения документов, связанных с ведением бизнеса, в Польше разные. Предпринимателям стоит заранее определить эти периоды для всех типов используемой документации, а также методы ее хранения и утилизации.
