Может ли работодатель проверять электронную почту сотрудников в Польше?

Согласно Трудовому кодексу Польши, работодатели могут контролировать электронную почту сотрудников. При этом неважно, работает ли сотрудник из офиса, удаленно или в гибридном режиме. При этом во время контроля электронной почты работодатели должны помнить несколько важных правил.

Когда работодатель может проверять email сотрудников, читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

• Юридические основания для проверки электронной почты
• Определение правил проверки email
• Как проводится проверка служебной электронной почты?
• Что делать, если в почте личные сообщения?
• Что будет за обнародование личных сообщений?

Юридические основания для проверки электронной почты

Согласно art.22³ Kodeksu pracy (Трудового кодекса РП, далее – k.p.), работодатель вправе осуществлять контроль служебной электронной почты работника при условии, что это:

• Необходимо для обеспечения организации труда, позволяющей полностью использовать рабочее время и надлежащим образом использовать предоставленные работнику инструменты.
• Не нарушает тайну переписки или иные личные права работника.

Определение правил проверки email

Как и в случае с любым другим мониторингом на рабочем месте и за его пределами, работодатели обязаны определить цели, объем и метод мониторинга электронной почты сотрудников. Эта информация должна быть указана в одном из следующих документов:

• коллективном договоре;
• правилах внутреннего трудового распорядка;
• в уведомлении, если работодатель не подпадает под действие коллективного договора или не обязан устанавливать правила внутреннего трудового распорядка.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен предоставить ему информацию, содержащуюся в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка, содержащую положения о мониторинге электронной почты.

Как проводится проверка служебной электронной почты?

Работодатели обязаны уведомить сотрудников о начале мониторинга электронной почты в соответствии со своими стандартными процедурами. Это должно быть сделано не позднее, чем за две недели до начала мониторинга.

Далее проверка проводится по правилам, установленным вышеперечисленными документами.

Что делать, если в почте личные сообщения?

Во время аудита электронной почты работодатель, обнаруживший личные письма, не должен их просматривать, а если он это сделает импульсивно или случайно, то не может делиться информацией, содержащейся в переписке, с другими.

Как избежать подобных инцидентов? Самый простой способ — не вести личную переписку, используя служебную почту. Это удивительно простое и эффективное решение. Если работодатель не запрещает этого, и личное сообщение со служебного email было отправлено, рекомендуется защитить такие письма – их можно удалить или пометить как личные. Это значительно упростит ситуацию и минимизирует риск несанкционированного доступа к личным письмам.

Если работодатель не уважает частную жизнь сотрудника и, например, публикует информацию из личной электронной почты, он может быть подвергнут иску о нарушении прав, что дает сотруднику возможность потребовать денежную компенсацию или пожертвование на определенное общественное дело. Он также может подать жалобу в соответствующие органы и добиться удовлетворения своих требований в порядке гражданского судопроизводства. Конечно, каждую ситуацию следует дополнительно проанализировать, изучить нормативные акты или проконсультироваться с юристом.

Что будет за обнародование личных сообщений?

Работодатель обязан учитывать правовые последствия нарушения правил, обозначенные в art.267 Kodeks karny (Уголовного кодекса Польши):

1. Тот, кто без разрешения получает доступ к информации, не предназначенной для него, путем вскрытия запечатанного письма, подключения к телекоммуникационной сети либо путем взлома или обхода ее электронной, магнитной, компьютерной или иной специальной защиты, подлежит штрафу, ограничению свободы или лишению свободы на срок до 2 лет.
2. Такое же наказание применяется к любому лицу, которое получает несанкционированный доступ ко всей IT-системе или ее части.
3. Такое же наказание применяется к любому лицу, которое с целью получения информации, на которую оно не имеет полномочий, устанавливает или использует подслушивающее устройство, визуальное устройство или любое другое устройство или программное обеспечение.
4. Такое же наказание применяется к тому, кто разгласит другому лицу сведения, полученные способом, указанным в частях 1-3.
5. Преследование правонарушения, указанного в частях 1-4, осуществляется по заявлению потерпевшего.

Конечно, форма и вид наказания будут зависеть от конкретной ситуации, заявления сотрудника, характера нарушения и его интерпретации судом. Последствия могут быть очень серьезными, и их, безусловно, лучше избегать, особенно если сотрудник подает жалобу в такие органы, как Национальная инспекция труда (PIP) или Управление по защите персональных данных (UODO).

Работодатель не должен забывать надлежащим образом регулировать мониторинг и контроль корпоративной электронной почты, уведомлять сотрудника и избегать доступа к личному email. Сотруднику стоит избегать использования корпоративного оборудования и электронной почты в личных целях, а если это все же произошло, лучше удалить письмо или указать, что оно предназначено для личных целей.