Для некоторых компаний и предпринимателей, особенно небольших и/или начинающих, нередко расходы на аренду офиса непомерны, а иногда сама структура бизнеса не подразумевает необходимости в этой недвижимости. Однако при регистрации ИП, ООО или другой формы ведения дел, адрес нужно указывать обязательно.
В таком случае можно воспользоваться услугой виртуального офиса, а что это такое и кому может потребоваться, читайте в данном материале «Польского консультанта».
Что такое виртуальный офис?
Виртуальный офис – это прежде всего виртуальный адрес, по которому можно зарегистрировать компанию или JDG.
Если предприниматель выбирает виртуальный адрес, он должен помнить, что вся корреспонденция будет отправляться на него. Задача сотрудников виртуального офиса — получать письма и информировать получателя об их прибытии (обычно по электронной почте). Кроме того, они могут сканировать корреспонденцию и сразу отправлять ее предпринимателю, что экономит время. Некоторые виртуальные офисы также предлагают услугу архивирования электронной почты.
Кому будет полезен виртуальный офис и в чем его преимущества?
Wirtualne biuro может быть полезно в различных ситуациях, например:
- Если нет адреса для регистрации бизнеса (а это обязательное требование и для JDG, и для компаний).
- Если бизнес ведется дома, но обнародовать свой адрес у предпринимателя нет желания.
- Для ведущих свой бизнес удаленно.
Отдельно нужно сказать про иностранцев, которые постоянно в Польше не проживают, но ведут свой бизнес в этой стране. Им виртуальный офис позволит и зарегистрировать компанию, и осуществлять деятельность.
Более того, такое решение зачастую выгодно с точки зрения имиджа – фирма, зарегистрированная в известном месте, производит лучшее впечатление на заказчиков и подрядчиков. Поэтому виртуальные офисы нередко предлагают адреса в престижных местах.
Преимущества и недостатки виртуального офиса
| ✅Преимущества | ❌Недостатки и риски |
|---|---|
| Низкая стоимость по сравнению с арендой физического офиса | При регистрации VAT-R налоговая может запросить дополнительные документы и доказательства реальной деятельности по адресу |
| Возможен престижный адрес в центре города без затрат на содержание помещения | Для регистрации в KRS суд может запросить договор с оператором, подтверждающий право на адрес |
| Конфиденциальность: домашний адрес не попадает в публичные реестры | Оператор должен быть внесен в реестр AML, без этого услуга оказывается с нарушением закона |
| Обработка корреспонденции: прием, уведомление, сканирование | Некоторые виды деятельности (строительство, финансовое посредничество, торговля топливом или металлоломом) вызывают у налоговой повышенное внимание при регистрации по виртуальному адресу |
| Возможность аренды переговорной или рабочего места по часам | Корреспонденцию от уголовных судов и документы для личного вручения оператор может не принимать |
| Гибкость: смена адреса без переезда команды | Виртуальный адрес не заменяет выполнения миграционных и налоговых требований для иностранцев |
Кто чаще всего пользуется данной услугой?
Нет никаких законодательных ограничений на аренду виртуального офиса. Однако очевидно, что для некоторых предпринимателей это будет просто более выгодным решением. Прежде всего, речь идет о:
- Фрилансерах, которым не обязательно работать из одного места, и они часто оказывают услуги из квартиры, адрес которой они не хотят сообщать.
- Людям, которые действуют в разных городах Польши и за ее пределами.
- Стартапы.
- Малые и средние компании.
- Компании по подбору и обучению персонала.
- Интернет-магазины.
- PR и маркетинговые агентства.
- Филиалы иностранных компаний.
По большому счету, это подойдет всем, кто задается вопросом, где зарегистрировать бизнес, если не хочет указывать свой адрес.
Какие услуги предлагают виртуальные офисы?
Основными услугами виртуальных бюро является предоставление адреса для регистрации и почтового адреса для корреспонденции.
Помимо этого, виртуальный офис иногда предлагает и другие услуги. К примеру, можно встретить сервис секретариата, то есть ответы на телефонные звонки или электронные письма, отправленные в почтовый ящик конкретной компании.
Сколько стоит wirtualne biuro?
Цены виртуального офиса очень разные. Многое зависит, в частности:
- от населенного пункта;
- места расположения в конкретном городе;
- объема заказанных услуг;
- продолжительности заключенного договора и т.п.
Например, в Варшаве, стоимость может доходить до 150 – 200 злотых в месяц. Но в менее престижном месте, небольшом городе, и особенно при длительном договоре на 1 – 2 года, можно найти и за 30-40 злотых в месяц.
Где найти виртуальное бюро в Польше?
Подобных организаций много, и их число постоянно увеличивается. Мы не будем рекомендовать читателям какую-то конкретную организацию, так как каждый сам сможет легко найти представительство поблизости, например, с помощью данной карты:
При выборе оператора стоит проверить, внесен ли он в Реестр деятельности в сфере компаний и трастов, который ведет Изба администрации скарбовой в Катовицах под надзором Министерства финансов Польши. Предоставление адреса для регистрации бизнеса является регулируемой деятельностью, и оператор без записи в реестре оказывает услугу с нарушением закона.
Частые вопросы
Подытожим. Виртуальный офис в Польше – удобная возможность для предпринимателей не тратиться на аренду собственного офиса и не публиковать адрес жительства. Стоимость услуг wirtualne biuro зависит от ряда обстоятельств и колеблется от нескольких десятков до нескольких сотен злотых в месяц.
