Как зарегистрировать и открыть агентство по трудоустройству в Польше?

Агентства по трудоустройству – это понятие знает каждый, кто работает в Польше. Отношения к таким фирмам у сотрудников, мягко говоря, неоднозначное – часто они и помощники, и источники проблем. С каждым годом появляется все больше новых агенций, но потребности работодателей так же постоянно растут, и рынок готов впитывать все больше и больше иностранцев.

Так как агентства становятся необходимы, а существующие многих не устраивают, «Польский консультант» решил рассказать о том, как иностранцу самому создать, зарегистрировать и зарабатывать на фирме по трудоустройству в РП. Не нравятся существующие? Читайте, как открыть свою.

Что такое Агентство временной занятости?

В польском законодательстве существует два основных типа агентств по трудоустройству: обычные агентства по трудоустройству (agencja pracy), которые подбирают персонал для прямого найма работодателем, и агентства временной работы (agencja pracy tymczasowej). Однако в разговорной практике под «агенцией працы» чаще всего подразумевают именно агентства временного труда.

Как это работает? Трехсторонняя схема выглядит следующим образом:

• Агентство заключает трудовой договор с работником и официально является его работодателем (начисляет зарплату, платит налоги и взносы ZUS).
• Работник подписывает договор с агентством, но фактически выполняет свои обязанности на территории и под руководством другой компании.
• Работодатель-пользователь — это компания, которая нуждается в персонале (например, на время сезона, отпусков или для разового проекта). Она руководит работой сотрудника и обеспечивает ему безопасные условия труда, но не является его работодателем в юридическом смысле.

Подробнее о специфике временной работы для сотрудников можно узнать из отдельного материала. Далее будем касаться этого только в контексте деятельности агентств.

Общая схема регистрации компании

Начнем с самой обобщенной схемы процесса, чтобы сразу увидеть основные этапы действий, а уже далее подробно разберем каждый из них.

1. Регистрация польского предприятия. Это может быть и ИП, и ООО, и другие типы организации, кроме общественных и некоммерческих форм.
2. Регистрация существующего предприятия в KRAZ. Операция проводится в воеводском уженде праци маршалком воеводства (далее подробно расскажем кто это такой).
3. Деятельность фирмы по трудоустройству.

Уже из этой простой схемы видно, что на момент внесения в реестр кадровых агентств KRAZ предприятие должно существовать, т.е. нельзя одномоментно провести все регистрационные мероприятия. Сначала создается фирма, и только потом она оформляется (лицензируется) как агентство.

Международно-правовые аспекты

Речь в первую очередь идет об агентствах, занимающихся трудоустройством иностранцев. Однако сразу нужно понять, что рассказывается об организационных мероприятиях на территории Польши. Если ваша деятельность будет связана с работой в двух и более странах, например, вы открываете один офис на родине, где общаетесь с потенциальными работниками, а второй в РП, где ведете дела с работодателями-пользователями, то может потребоваться регистрация отдельного предприятия в стране выезда.

Следующий момент. Польские кадровые агентства классифицируются еще по одному признаку: те, кто набирает персонал для работы в Польше, и те, кто устраивает поляков для работы за границей. Второй случай так же может потребовать организационных мероприятий в стране предоставления услуг, а для отправления иностранцев через польскую фирму на работу в третьи страны (например, в Германию, Францию и т.д.) и вовсе потребует целого комплекса отдельных мер (например, получения дополнительных виз Ван дер Эльста).

Все сказанное далее относится исключительно к случаям трудоустройства иностранцев из стран СНГ через польское кадровое агентство для работы на территории Польши.

Способы открытия кадровой фирмы

Рассмотрим три основных способа, как могут функционировать агентства или лица, выполняющие их функции.

Агент (представитель)

Способ простой, но наименее выгодный. Подразумевает, что человек заключает договор с уже существующим агентством, и за определенный процент поставляет ему клиентов и/или работников. То есть фактически сам работает на эту фирму.

Теоретически, это даст неплохой шанс набраться опыта, но практика показывает, что доходы в таком варианте не очень высокие.

Франшиза

Франшиза означает, что созданное агентство будет работать под маркой уже существующего. Это дает дополнительный плюс, т.к. будет использоваться имя уже известной фирмы, что положительно влияет на привлечение клиентов. Одновременно, чем известнее компания, предоставляющая франшизу, тем выше ее требования к работе агентства, нарушать которые нельзя. И, главное, тем выше комиссионные за такую работу.

Получить франшизу достаточно просто – зарегистрировать компанию, найти того, кто предоставит подобающие условия и заключить договор. Однако во всем этом процессе очень многое отличается и зависит от конкретных договаривающихся сторон.

Самостоятельная агенция праци

Это, собственно, то, о чем и пойдет речь далее. Открывается своя фирма или регистрируется ИП (если это возможно для конкретного иностранца), лицензируется как агентство временной занятости и осуществляется деятельность.

Сложность здесь в том, что все процедуры придется проходить самостоятельно, а также в неизвестности нового образования, а значит в определенных затратах средств и времени на наработку репутации.

Требования к кадровому агентству в Польше

С 1 июня 2025 года деятельность агентств занятости регулирует новый Закон РП о рынке труда и службах занятости (Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Новые положения предъявляют к владельцам агентств более строгие и детализированные требования, чем это было раньше.

Для получения и сохранения записи в реестре агентств занятости (KRAZ) предприниматель обязан соответствовать определенным условиям. Эти условия можно разделить на несколько категорий.

Финансовая состоятельность и отсутствие задолженностей

Прежде всего, государство должно быть уверено в добросовестности агентства как плательщика. Поэтому одним из ключевых требований является безупречное финансовое состояние компании. Это подразумевает:

• Отсутствие задолженностей по налогам, а также по взносам в ZUS, KRUS или PFRON.
• Отсутствие задолженностей по выплатам в Фонд гарантированных социальных выплат (FGŚP), а также по другим публичным платежам, установленным законом.

Юридическая чистота и деловая репутация

Второй важнейший блок требований касается личных качеств владельцев и руководителей агентства. Законодатель установил четкие критерии, которым необходимо соответствовать:

1. Предприниматель (физическое лицо) или члены органов управления (в случае юридического лица) не могут быть наказаны или осуждены вступившим в силу приговором за:
   • • Преступления против прав лиц, выполняющих оплачиваемую работу (например, нарушения прав работников).
     • Преступления, связанные с подачей ложных заявлений или предоставлением заведомо ложных данных (это особенно важно при процедурах легализации работы иностранцев).
     • Преступления против достоверности документов (подделка, фальсификация).
     • Преступления против хозяйственного оборота и имущественных интересов (например, мошенничество).
   • Предприятие не находится в стадии ликвидации или банкротства.

Специальные требования для работы с иностранцами

Это самое важное требование, которого не существовало в прежнем законодательстве. Если агентство планирует трудоустраивать граждан стран, не входящих в ЕС, которым требуется зезволение или освядчение, оно должно соответствовать следующим требованиям:

• Стаж работы. Агентство обязано иметь запись в KRAZ и непрерывно оказывать услуги как минимум в течение 2 лет, но только гражданам Польши или других стран ЕС/ЕАСТ.
• Дополнительный сбор. Необходимо подать заявление о расширении записи в реестре и оплатить еще один сбор в размере 1000 злотых.

Только после выполнения этих условий агентство получает право легально заниматься трудоустройством граждан из стран вне ЕС/ЕАСТ. Это нововведение направлено на борьбу с фирмами-однодневками, которые создавались исключительно для оформления иностранцев.

Наличие офиса

Вопреки сомнениям, которые могли возникнуть из-за временного перехода на удаленную работу во время пандемии, обязанность иметь физический офис сохранилась. Более того, новый закон конкретизирует это требование:

Агентство обязано иметь помещение на территории Республики Польша, которое указано в заявлении и в котором будут храниться документы, связанные с деятельностью агентства. Основание: art.305, ust.7 ustawy.

Таким образом, наличие офиса — это не формальность, а обязательное условие для легальной работы, хранения документации и возможности общения с руководством (представителем агентства).

Иные основания для отказа

Помимо вышеперечисленных условий, существуют и другие причины, по которым маршалок может отказать в регистрации агенции. К ним относятся:

• Предоставление недостоверных или фальсифицированных сведений в заявлении о внесении в реестр.
• Невыполнение в установленный срок требований маршалка о предоставлении дополнительных документов или пояснений.
• Нарушение сроков подачи ежегодных отчетов о деятельности агентства.

Все эти процедурные моменты важно соблюдать, чтобы не потерять право на ведение деятельности.

Как открыть агентство по трудоустройству?

Процесс открытия собственного агентства занятости в Польше состоит из двух обязательных этапов:

1. Регистрация компании.
2. Внесение ее в официальный реестр агентств занятости (KRAZ).

Рассмотрим каждый шаг подробно.

Этап I. Регистрация предприятия в Польше

Прежде чем подавать заявление на внесение в реестр, уже должна быть действующая фирма. Поэтому первый шаг — официально зарегистрировать свой бизнес.

На этом этапе необходимо:

• Выбрать организационно-правовую форму. Это может быть индивидуальное предпринимательство (JDG) или общество с ограниченной ответственностью (Sp. z o.o.).
• Зарегистрировать компанию в соответствующих реестрах. В зависимости от выбранной формы, вы получите запись в CEIDG (для JDG) или KRS (для Sp. z o.o.), а также номера NIP и REGON.
• Правильно указать коды деятельности (PKD). Это критически важный момент. В заявлении на регистрацию фирмы необходимо указать коды, соответствующие будущей деятельности агентства:

Результатом этого этапа является зарегистрированное и готовое к работе предприятие со всеми необходимыми идентификаторами.

Этап II. Внесение в Реестр Агентств Занятости (KRAZ)

Этот этап и есть та самая «лицензия», которая дает право на законное оказание услуг по трудоустройству. Без записи в реестре KRAZ деятельность агентства занятости в Польше запрещена.

С 1 июня 2025 года процедура регулируется новым Законом РП о рынке труда и службах занятости. Процесс внесения в реестр выглядит нижеследующим образом.

Куда и как подавать заявление?

Заявление подается исключительно в электронной форме через специализированную IT-систему STOR (System Teleinformatyczny do Obsługi Rejestrów). Подача документов в бумажном виде или личное посещение офиса больше не предусмотрены.

Сколько стоит регистрация агентства?

За внесение в реестр взимается государственная пошлина в размере 1000 злотых. Очень важно понимать, что за возможность трудоустройства иностранцев из-за пределов ЕС, когда агенция будет соответствовать условиям (прежде всего 2-летний стаж), оплачивается отдельно – сбор так же составляет 1000 злотых.

Другими словами, для нового агентства нужно будет оплатить гербовый сбор в 1000 злотых при регистрации в KRUZ, А через 2 года деятельности еще 1000 злотых, чтобы получить возможность трудоустройства иностранцев.

Необходимые документы и сведения

Основной пакет выглядит следующим образом:

• Данные о зарегистрированном предприятии (NIP, REGON, KRS или CEIDG).
• Адрес офиса, где будет вестись деятельность.
• Контактные данные.
• Документ, подтверждающий оплату сбора.
• Заявление-анкета, заполняемая непосредственно в системе STOR.

Иногда могут запросить предоставить оригиналы некоторых документов для ознакомления и заверения копий. О таких ситуациях заявителя проинформируют отдельно.

Сроки рассмотрения

Официальный срок для рассмотрения заявления и внесения записи в реестр составляет до 30 дней. В течение этого времени маршал воеводства может запросить дополнительные пояснения или документы.

После положительного решения маршала агентство получает запись в реестре KRAZ, что является официальным подтверждением права на деятельность. Отдельного бумажного сертификата больше не выдают — статус проверяется онлайн в системе.

Деятельность агентства по трудоустройству

После получения записи в KRAZ агентство может начинать работу. Однако важно понимать, что деятельность строго регулируется, особенно в части работы с временным персоналом.

Основная функция таких агентств — нанимать работников (формально они становятся сотрудниками агентства) и «одалживать» их работодателю-пользователю (pracodawca użytkownik) для выполнения временных задач.

Ограничения

На практике это означает, что, например, если агентство направило работника на завод, этот конкретный работник не может работать на этом заводе через агентство дольше 18 месяцев в совокупности за любой трехлетний период. По истечении этого срока работник либо должен быть трудоустроен напрямую, либо направлен к другому работодателю.

Отчетность и контроль

Все агентства занятости обязаны ежегодно отчитываться о своей деятельности. Электронный отчет подается через систему STOR до 31 января за предыдущий календарный год. Неподача отчета или нарушение сроков может грозить штрафом или даже исключением из реестра KRAZ.

Сколько стоит открыть агентство?

Открытие агентства по трудоустройству в Польше требует определенных финансовых вложений. Расходы можно разделить на первоначальные (единовременные) и текущие (ежемесячные). Важно понимать, что инвестиции потребуются еще до того, как будет получена первая прибыль.

Первоначальные вложения агентства по трудоустройству

Первоначальные вложения — это сумма, которую необходимо потратить на этапе регистрации и запуска. В отличие от многих других видов деятельности, здесь нет огромных лицензионных сборов, но есть обязательные платежи и расходы на организацию работы.

Основные статьи первоначальных расходов включают регистрационные сборы, затраты на открытие офиса и базовое программное обеспечение. Рассмотрим их подробнее в таблице ниже.

Как видно из таблицы, минимальная сумма для старта составляет около 8-10 тысяч злотых. Эта сумма может быть меньше, если уже есть оборудование или решено работать из дома (но офис арендовать все равно придется).

Ежемесячные платежи

В ежемесячных затратах может быть аренда, о которой уже говорилось. Однозначно будут затраты на электричество и другие необходимые ресурсы. Нужно выплачивать зарплату сотрудникам, с учетом налогов и сборов в той части, что платит работодатель.

Эти величины будут в каждом случае свои, и их расчет слишком индивидуален, чтобы привести пример.

Какие налоги платит кадровое агентство в Польше?

Налоги в Польше зависят от формы организации и размера получаемой прибыли. Уместить все в данный материал невозможно, но по вышеуказанной ссылке, в статьях о формах организации, есть и информация по налогообложению. Кроме этого, можно ознакомиться с материалами данного раздела, а конкретно по налогам на зарплату посмотреть в соответствующей части этой статьи про оплату труда в РП.

Сколько берет кадровое агентство? Доходы

Что касается расчетов между агентством и работодателем-пользователем, то эти доходы – результат договоренности. Как правило, это некий процент от зарплаты работника (до ~20% от часовой ставки работника), но может быть зафиксирована и определенная сумма.

Если говорить о возможных затратах работника за трудоустройство, то положения п.1 ч.1 ст.19d Закона о рынке труда категорически запрещают взимание платы с человека, ищущего работу через агентство. Фирмы по трудоустройству, нарушающие эти нормы, могут быть лишены сертификата.

В завершении по традиции несколько вопросов и ответов, которые поступают от читателей наиболее часто, и связаны с рассматриваемой темой.

Подытожим. Организовать свое агентство занятости – дело выгодное и перспективное. Сделать это не так просто, но в случае удачи и результат будет вполне достойным. Существует множество примеров, когда в недавнем прошлом сами работники открывали фирмы по трудоустройству и продолжали пребывать в Польше по этой деятельности.

Главное, всегда оставаться человеком, чтобы потом и ваша фирма не оказалась засыпана массой негативных отзывов в нашем каталоге агентств по трудоустройству в Польше.