Трудовой кодекс Польши не запрещает работникам использовать личное оборудование, например, ноутбук или телефон, в служебных целях, но только с их прямого согласия и при наличии соответствующих положений в трудовом распорядке.
Хотя это решение для многих удобно, оно несет в себе серьезные риски как для работодателя, так и для работника.
Подробнее о правильной работе на своих гаджетах, читайте в данном материале «Польского консультанта».
Согласие сотрудника: достаточно ли этого?
Согласно положениям Трудового кодекса, работодатель обязан предоставить работнику необходимые для выполнения работы инструменты, такие как ноутбук или телефон, если этого требуют условия труда. Хотя работник может использовать собственное оборудование в служебных целях, этому должно предшествовать его согласие и соответствующие положения в трудовом регламенте, чтобы избежать какой-либо двусмысленности.
Хотя такой способ организации труда допустим, он сопряжен с рядом потенциальных угроз интересам работодателя.
Риск претензий со стороны работника
Если сотрудник использует личное оборудование в служебных целях, существует риск того, что он будет доступен после окончания рабочего дня. Согласно действующей судебной практике, даже отправка электронных писем сотрудникам после рабочего дня может считаться моббингом.
Последствия для работодателя
Неправильно организованная работа с помощью личных гаджетов сотрудника, может обернуться для работодателя следующими негативными последствиями:
- Обвинение в преследовании. Работодатель может быть обвинен в преследовании, что может привести к судебному разбирательству, в ходе которого работник будет требовать компенсацию за дискриминацию или преследование. Стоит отметить, что польское законодательство направлено на упрощение определения моббинга, что облегчит работникам процедуру подачи исков.
- Утечка конфиденциальных данных. Еще одной угрозой является возможность утечки рабочих данных, хранящихся на личном оборудовании сотрудника. Работодатель не сможет контролировать, что происходит с этими данными, что в случае сбоя оборудования может привести к серьезным финансовым и имиджевым последствиям.
- Право на конфиденциальность. Сотрудник имеет право на конфиденциальность своего телефона. Установка рабочих приложений на личное устройство может вызвать опасения относительно доступа работодателя к личным данным сотрудника и контроля его действий вне рабочего времени.
- Нарушение баланса между работой и личной жизнью. Также стоит отметить растущую важность положений, связанных с директивой о балансе между работой и личной жизнью, в которых подчеркивается право работника на отдых и поддержание баланса между работой и личной жизнью. Использование личного телефона в рабочих целях может нарушить этот баланс.
Как заключить соглашение об использовании работником личного оборудования?
Прямого законодательного регулирования формы такого соглашения не существует. Это означает, что нормы могут быть установлены любым законным способом, например, в трудовом договоре или в отдельном соглашении об использовании личного имущества работника в служебных целях.
В принципе, следует исходить из того, что соглашение между работником и работодателем относительно использования личного оборудования работника в служебных целях может иметь любую форму. Однако наилучшим решением для сторон является договор, заключенный письменно. Это помогает избежать любых сомнений относительно его положений в случае возникновения потенциального спора.
Отсутствие положений о компенсации за использование личного оборудования работника в служебных целях означает, что использование этого оборудования может быть квалифицировано как действие, направленное на обход положений трудового законодательства и принципов общественного общежития.
Компенсация расходов на использование личного оборудования сотрудника
Принцип, согласно которому работники не несут расходов работодателя и рисков, связанных с его ведением, означает, что работник имеет право требовать от работодателя возмещения расходов, связанных с использованием личного оборудования на работе.
Исходить нужно из следующих факторов:
- Отсутствие письменных или устных соглашений о компенсации за использование работником личного оборудования в служебных целях не означает, что у него нет оснований требовать выплаты такой компенсации в связи с подразумеваемым договором (ведь работа выполнялась на личном оборудовании с ведома и согласия работодателя).
- При определении размера эквивалента следует учитывать нормы износа оборудования и его документально подтвержденную рыночную цену.
- Такие критерии, как вид работы и частота использования личного оборудования, также могут оказаться полезными при определении размера эквивалента.
Один из сотрудников потребовал выплатить ему компенсацию за более ранний период пользования ноутбуком (когда стороны не были связаны письменным соглашением). Работодатель отказался, посчитав, что на тот момент не могло быть и речи о компенсации, а сотрудники добровольно согласились работать на собственных компьютерах.
Поведение работодателя следует считать неправомерным. Он должен выплатить сотрудникам эквивалентную сумму за весь период использования личных ноутбуков в служебных целях — с учетом ставок, вытекающих из письменного соглашения.
Если работодатель отказывается выплатить компенсацию, работник имеет право обратиться в суд. Право работника на выплату эквивалентной суммы утрачивает силу по истечении 3 лет со дня наступления срока ее уплаты (§1, art.291 Kodeksu pracy).
Свое оборудование при удаленной работе?
Удаленная работа в Польше регулируется отдельным разделом Трудового кодекса. При этом, обязанности работодателя по обеспечению сотрудника всем необходимым сохраняется в полной мере.
Соответственно, все, сказанное выше в полной мере соответствует и случаям pracę zdalną. Касается это и гибридных форм выполнения обязанностей, и компенсации за оборудование при удаленной работе.
Может ли работодатель запретить использование личных смартфонов, планшетов, ноутбуков?
Посмотрим на проблему с другой стороны. Возможен ли запрет на использование гаджетов на работе? Прежде всего, работодатель не может запретить приносить и иметь телефон на работе. Это важное оборудование используется для контактов с близкими, позволяет решать важные вопросы или справляться с чрезвычайными ситуациями. Запрет на использование мобильных телефонов не может включать дорогу от работы и обратно, а также перерывы в работе.
Если работодатель планирует запретить использование телефона на работе, сделать это необходимо правильно, в соответствии с процедурами. Устная передача такой информации, особенно в гневе, с сопутствующими обвинениями, конечно, не будет хорошо воспринята сотрудниками. Кроме того, они могут быть не склонны следовать этому новому правилу, когда эмоции утихают. Лучший способ-включить информацию о правилах использования телефона в правила работы.
Подытожим. Хотя использование личного оборудования возможно, это требует согласия работника и соответствующего регулирования этого вопроса в трудовом распорядке. Однако даже в случае, если работник дает согласие, для работодателя существует потенциальный риск в виде претензий, связанных с вторжением в личную жизнь или вмешательством в свободное время работника.
